Der Vorsteuerabzug ist in vielen Bereichen nur eingeschränkt zulässig und teilweise ganz ausgeschlossen. Lesen Sie, in welchen Fällen Sie besonders aufpassen müssen.
Ertragsteuerlich nicht abziehbare Aufwendungen
Für ertragsteuerlich nicht abziehbare Aufwendungen im Sinne von § 4 Abs. 5 Nr. 1-4 und 7 oder § 12 Nr. 1 EStG ist der Vorsteuerabzug ausgeschlossen.
Ausnahme: Bewirtungskosten - hier ist grundsätzlich ein 100 %iger Vorsteuerabzug zulässig. Dies gilt auch für den nach § 4 Abs. 5 Nr.2 EStG ertragsteuerlich nicht abziehbaren 30 %-Anteil.
Übernachtungskosten
Bei Übernachtungskosten im Rahmen von Dienstreisen, Einsatzwechseltätigkeiten, Fahrtätigkeiten, doppelter Haushaltsführung der Arbeitnehmer und Geschäftsreisen des Unternehmers kann der Unternehmer grundsätzlich den Vorsteuerabzug in Anspruch nehmen.
Voraussetzung ist, dass der Unternehmer als zivilrechtlicher Leistungsempfänger anzusehen ist und die Rechnung mit Steuerausweis auf den Namen und die Anschrift des Unternehmers - nicht jedoch auf den Arbeitnehmer - ausgestellt ist. Dies gilt nach Auffassung der Finanzverwaltung auch für Kleinbetragsrechnungen bis zu einem Gesamtbetrag von 150 EUR. Bei Kleinbetragsrechnungen kann der Vorsteuerabzug jedoch auch dann gewährt werden, wenn darin gar kein Leistungsempfänger bezeichnet ist. Ist dennoch ein Leistungsempfänger in der Kleinbetragsrechnung genannt, muss dies der Unternehmer sein.
Verpflegungskosten des Unternehmers
Der Unternehmer kann aus Verpflegungskosten anlässlich einer Geschäftsreise unter den weiteren Voraussetzungen des § 15 UStG die Vorsteuer abziehen, wenn die Aufwendungen durch ordnungsgemäße Rechnungen mit Steuerausweis auf den Namen und die Anschrift des Unternehmers oder durch Kleinbetragsrechnungen im Sinne des § 33 UStDV belegt sind.
Verpflegungskosten des Arbeitnehmers
Erstattet der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer Verpflegungskosten anlässlich einer Auswärtstätigkeit, besteht grundsätzlich kein Anspruch auf Vorsteuerabzug, selbst wenn die Verpflegungsleistungen durch Rechnung belegt sind.
Hat der Arbeitnehmer die Verpflegungsleistungen anlässlich einer Auswärtstätigkeit vom Arbeitgeber als zivilrechtlicher Leistungsempfänger empfangen und trägt der Arbeitgeber die Kosten in voller Höhe, ist der Vorsteuerabzug möglich. Voraussetzung ist, dass eine ordnungsgemäße Rechnung mit Steuerausweis auf den Namen und die Anschrift des Unternehmers oder eine Kleinbetragsrechnung im Sinne des § 33 UStDV vorliegt. Im Ergebnis braucht die Übernachtungsrechnung einschließlich Frühstück, bei der der Arbeitgeber als Leistungsempfänger anzusehen ist, für den Vorsteuerabzug nicht um das Frühstück gekürzt zu werden. Dies gilt selbst dann, wenn für Zwecke der Lohnsteuer eine Kürzung der Verpflegungspauschale um die erstatteten Kosten für das Frühstück erfolgt.
Sonstige Reisekosten
Vorsteuerbeträge aus Fahrtkosten für arbeitnehmereigene Fahrzeuge sind abziehbar, wenn der Unternehmer Leistungsempfänger ist und die Rechnungen, z. B. die Benzinrechnungen anlässlich der Dienstreise, auf Namen und Anschrift des Unternehmers bzw. Kleinbetragsrechnungen im Sinne des § 33 UStDV vorliegen.
Ein Vorsteuerabzug aus Reisekostenpauschbeträgen ist generell nicht mehr zulässig.
Umzugskosten
Der seit 1.4.1999 geltende gesetzliche Vorsteuerausschluss aus Umzugskosten für einen Wohnungswechsel wurde mit BMF-Schreiben vom 18.7.2006 aufgehoben (BMF, Schreiben v. 18.7.2006, IV A5 – S7393a - 7/06, BStBl 2006 I S. 450.), da die entsprechende Vorschrift gegen EG-Recht verstößt. Die in Rechnung gestellten Umsatzsteuerbeträge aus dienstlich veranlassten Umzugskosten können als Vorsteuer geltend gemacht werden. Voraussetzung ist, dass der Unternehmer (Arbeitgeber) die Kosten trägt und eine ordnungsgemäße Rechnung auf den Unternehmer als Leistungsempfänger vorliegt. Daneben muss der Umzug beruflich veranlasst sein, so dass die Umzugskosten beim Arbeitnehmer nicht als geldwerter Vorteil der Lohnsteuer unterliegen.
Gemischt genutzte Fahrzeuge
Hier gilt grundsätzlich die Regelung des vollen Vorsteuerabzugs mit Besteuerung der Privatnutzung.
Die Finanzverwaltung hat zum Vorsteuerabzug und zur Umsatzbesteuerung unternehmerisch genutzter Fahrzeuge mit BMF-Schreiben v. 27.8.2004, ausführlich Stellung genommen (BMF, Schreiben v. 27.8.2004, IV B 7 - S 7300 - 70/04, BStBl 2004 I S. 864). Hier werden die Auswirkungen der Rechtslage und der Entscheidungen des EuGH und des BFH dargestellt. Dabei werden auch die erforderlichen und begünstigenden Vorsteuerberichtigungen gem. § 15a UStG erläutert.
Weiterführende Informationen finden Sie unter den Stichpunkten: Bewirtungskosten, Geschäftswagen und Reisekosten