Power BI: Berichtsseiten optimal zur Kennzahlendarstellung nutzen

Eine häufig im Zusammenhang mit der Berichtserstellung gestellte Frage lautet: „Kann ich die Berichtsseite vergrößern, um mehr Visualisierungen darauf unterzubringen?“. Im Prinzip ist dies möglich, da sich über das Menü unter:

1. Visualisierungen,
2. Visuelles Element erstellen,
3. Berichtsseite formatieren,
4. Canvas-Einstellungen,
5. Typ,

eine individuelles Seitenformat festlegen lässt. Zu bedenken ist jedoch, dass Nutzende in der Folge häufig zwischen dem oberen und unteren Teil der Berichtsseite scrollen müssen und Informationen unterhalb des sichtbaren Bildschirmbereichs Gefahr laufen, übersehen zu werden.

Power BI bietet hingegen drei andere Tools, um eine Berichtsseite optimal mit Content zu füllen: Quickinfos, Drillthroughs und die sogenannte In-Page-Navigation. Alle drei Tools verhindern das lästige Scrollen. Stattdessen  bieten sie kontextbezogene Zusatzinformationen zu den auf der Seite ausgewählten Inhalten.

Mit Quickinfos ergänzende Kennzahlen anzeigen

Ausgangspunkt für die gezielte Nutzung von Quickinfos ist es, dass Power BI beim sogenannten Mouse-over, also wenn Nutzende die Maus über den Datenpunkt einer Visualisierung bewegen, Daten in einer einfachen Textbox anzeigt. Standardmäßig wird in diesem Quickinfo das Measure angezeigt, welches dem Datenpunkt zugrunde liegt. Bewegt sich die Maus beispielsweise im TotalSales-Visual über den Datenpunkt H, wird das Ergebnis für diese Kennzahl (_TotalSales) und die ausgewählte Produktklasse (hochpreisige Produkte) angezeigt.

Klickt man das betreffende Visual in Power BI Desktop auf der rechten Bildschirmseite an und wählt:

1. Visualisierungen
2. Ihrem Visual hinzufügen,
3. Visuelles Element erstellen,

wird im unteren Bereich der Konfiguration auch das Feld Qickinfo angeboten. Hier können nun weitere Measures abgelegt werden. Dadurch lassen sich zusätzliche Kennzahlen im gleichen Diagramm darstellen. Eine Platz sparende Lösung, wenn man mehr Details auf einer Berichtsseite unterbringen muss. Der Fantasie sind hierbei kaum Grenzen gesetzt. Ob es sich nun um die Ergänzung des Vorjahresergebnisses, die Anzeige der Plandaten oder – wie in der Abbildung gezeigt – einen komplementären Wert wie die zugehörigen Frachtkosten handelt, alle im semantischen Modell erstellten expliziten Measures können  Verwendung finden.

Wechseln Sie anschließend in das Menü Visual formatieren und dort in das Untermenü Allgemein, gelangen Sie zum Abschnitt Quickinfo. In den beiden Unterabschnitten Text und Hintergrund finden Sie umfangreiche Funktionen zur Gestaltung des Quickinfos. Dies können Sie einerseits nutzen, um das Erscheinungsbild der Zusatzinformationen an Ihre CI-Anforderungen anzupassen. Aber auch die Prägnanz der dargestellten Kennzahlen lässt sich durch farbliche Hervorhebungen, Fettdruck usw. deutlich verbessern.

Detaillierte Visualisierungen mit Quickinfos einblenden

Noch besser lassen sich Datenzusammenhänge veranschaulichen, wenn ein Quickinfo nicht einzelne Kennzahlen einblendet, sondern prägnante Datenverläufe oder -verteilungen in einem zusätzlichen Mini-Visual darstellt. So kann beispielsweise beim Mouse-over über den Datenpunkt eines Balkendiagramms, welcher den Umsatz visualisiert, die Verteilung dieser Umsätze auf die Monate des Jahres verdeutlicht werden. Auch hier ergeben sich wieder zwei Vorteile: es wird Platz gespart, da das Visual des Jahresverlaufs nicht auf der Berichtsseite platziert werden muss und dem Nutzenden wird die Entscheidung überlassen, ob und für welchen Wert die Zusatzinformation abgerufen werden soll.

Um ein Visual im Quickinfo zu verwenden, benötigen Sie eine Quickinfo-Seite. Klicken Sie also auf das Pluszeichen in der Seitennavigation. Wählen Sie dann unter: 

1. Visualisierungen,
2. Typ die Option Quickinfo aus.
3. Visuelles Element erstellen
4. Berichtsseite formatieren
5. Canvas-Einstellungen

Die Seite wird nun deutlich verkleinert. Benennen Sie diese Seite am besten gleich um, z.B. in QI_Jahresverlauf.

Auf dieser für Quickinfos optimierten Seite erstellen Sie nun Ihre Visualisierung, z.B. ein Säulendiagramm mit dem Jahresverlauf. Kleiner Tipp: Häufig ist es praktischer das Visual auf einer anderen Seite zu erstellen, es anschließend auf die Quickinfo-Seite zu verschieben und dort in seiner Größe anzupassen.

Nachdem das Quickinfo Ihren Anforderungen entspricht, wechseln Sie zurück auf die Berichtsseite, die das Visual enthält, in dem das grafische Quickinfo verwendet werden soll. Klicken Sie auf dieses Visual und wählen Sie

1. Visualisierungen
2. Visuelles Element erstellen,
3. Ihrem Visual hinzufügen,
4. Allgemein. Aktivieren Sie die Option Quickinfo. Unter Optionen wählen Sie als Typ Berichtsseite und als Seite QI_Jahresverlauf.

Die Quickinfo-Seite blenden Sie nun aus.

Sie wird in der Onlineversion Ihres Reports später nicht mehr für die Nutzenden sichtbar sein. Das Säulendiagramm im Quickinfo wird hingegen bei jedem Mouse-over kontextabhängig angezeigt.