Ziele von Zeitmanagement haben sich in den vergangenen Jahren verändert
Beim Ganzheitlichen Zeitmanagement betrachten wir nicht nur die Arbeitszeit, sondern auch die private Zeit. Im Zeitmanagement hat in den vergangenen Jahren ein erheblicher Wandel stattgefunden. So ging es Ende der Achtzigerjahre nur darum, durch Zeitmanagement die Leistung in der zur Verfügung stehenden Arbeitszeit zu erhöhen. Nach der Arbeitszeitverdichtung durch Lean Management und Business Reengineering ging es später darum, die entstandenen Überstunden zu reduzieren und durch Rationalisierung im persönlichen Arbeitsumfeld und besseres Zeitmanagement mit der verfügbaren Arbeitszeit trotz höherer Arbeitsbelastung auszukommen.
Mit zunehmender Arbeitsbelastung, erheblicher Verdichtung der Arbeit und immer mehr Bündelung von Arbeit bei einer Person kam es zu erheblichen Mehrbelastungen. Immer öfter wurde private Zeit zur Arbeitszeit. Diese Umwidmung der Zeit ist die erste Reaktion auf erhöhte Belastungen. Mit Blick auf den Teufelskreis des Zeitmanagements wissen wir aber, dass sich dadurch über kurz oder lang Unzufriedenheit herausbildet. Die beste Arbeitsleistung erbringt ein rundum zufriedener Mitarbeiter. Eine phasenweise hohe Belastung (z. B. durch Projektarbeit) spielt in unserer Betrachtung eine untergeordnete Rolle. Uns geht es um das Gleichgewicht zwischen privater und beruflich genutzter Zeit. Dieser als Work-Life-Balance bezeichnete Zusammenhang wurde in den vergangenen Jahren intensiv diskutiert.
Ansprüche an Zeit ändern sich mit dem Lebensalter
Bei der Betrachtung der drei Zielbereiche wurde klar, dass es konkurrierende Ziele gibt. Wer viel Zeit für Familie und Hobbys nutzen will, kann weniger Zeit für die Arbeit zur Verfügung stellen.
Wir müssen wissen, was wir wollen. Dann können wir die Work-Life-Balance steuern.
Wir müssen uns klarmachen, wie wir unser Leben gestalten wollen. Dann richten wir uns entsprechend nach diesem Zielkatalog ein. Dabei gibt es wohlgemerkt kein "Richtig" und "Falsch"; es ist völlig individuell. Es muss uns gelingen, in einer Zeitraumbetrachtung diese Balance zwischen Arbeit und Privatleben herzustellen. Daher ist es wichtig, die jeweiligen eigenen Erwartungen und die des Umfelds (Mitarbeiter, Kollegen, Lebenspartner, Kinder, Vereine etc.) zu kennen und abzugleichen. So kann man die unterschiedlichen Erwartungen erkennen und sich darauf einstellen oder aber Abweichungen/Differenzen erläutern und so das Verständnis auf der anderen Seite schaffen. Für eine gewisse Zeit kann man durchaus zu Hause erklären, dass man wegen eines Projekts in den kommenden vier Wochen weniger Zeit zu Hause sein kann. Umgekehrt hat jeder Kollege Verständnis dafür, wenn man für eine gewisse Phase mehr Zeit für die Familie braucht.
Wir stellen also fest: es geht. Allerdings müssen wir es aktiv steuern und kommunizieren. Ansonsten treffen unterschiedliche Erwartungen aufeinander und bleiben eventuell unerfüllt. Dann macht sich Enttäuschung breit, und über längere Zeit kommt es sogar zur Frustration und zur massiven Verärgerung. Was passieren kann, wenn man die Balance nicht schafft, beschreibt Günter F. Gross in Abb. 3 sehr schön.
Abb. 3: Phasen eines Ehepaars
Anspannung und Entspannung sind wichtig für Work-Life-Balance
Wir brauchen eine Balance zwischen Herausforderung/Anspannung und Entspannung. Wer viel arbeitet, braucht auch Pausen, um sich zu regenerieren. Wir neigen dazu, diese Pausen auszulassen und die Zeit ebenfalls zum Bearbeiten von Aufgaben zu nutzen. Unsere Leistungsfähigkeit sinkt aber ohne Erholung rapide ab, und wir haben am Ende des Tages zwar mehr Zeit gearbeitet, die Leistung pro Stunde ist aber geringer, als wenn wir Pausen gemacht hätten. Leider merken wir das nicht deutlich genug. Ein Warnsignal sind immer Konzentrationsschwächen oder gar Fehler. Der Körper ruft quasi nach einer Pause.
Aufgaben müssen nach Prioritäten abgearbeitet werden
Pausen sollten bewusst im Arbeitsablauf schriftlich geplant werden. Bei schwierigen Arbeiten sollte nach ca. 45 Min. eine Pause eingelegt werden. Bewegung an der frischen Luft fördert den Erholungswert einer Pause deutlich. Das sichert eine kontinuierliche Arbeitsleistung über die gesamte Arbeitszeit und senkt zugleich den Grad der Erschöpfung nach Beendigung der Arbeitszeit. Die psychische und physische Leistungsfähigkeit und Leistungsbereitschaft für die privaten Ziele und Aufgaben (Ehe, Familie, Freunde, Hobbys) ist größer.
Work-Life-Balance ist für das persönliche Wohlbefinden und die eigene Zufriedenheit sehr wichtig. Wir müssen unsere eigenen Interessen sowie die Erwartungen und Ansprüche unseres privaten und beruflichen Umfelds an uns kennen. Im Dialog sorgen wir für die Balance und das gegenseitige Verständnis. Falsche Erwartungen gibt es nicht mehr!
Austausch mit Kollegen
Tauschen Sie sich intensiv im Kollegenkreis aus. So erfahren Sie u. a., wie diese die Arbeitsbelastung einschätzen und mit welchen Instrumenten sie dieser Belastung begegnen. Zum einen können Sie ...
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