Umsatz- und Ergebnisanalyse mit SAP-Modul CO-PA durchführen / 2 Ergebnisbereich

Zuerst ist ein unternehmensspezifischer Ergebnisbereich zu definieren, der alle Merkmale und Wertfelder enthält.

Merkmale

Die Merkmale sind die Auswertungskriterien für das Berichtswesen und beschreiben jeden Datensatz in der Ergebnisrechnung. Die Merkmale legen Sie so fest, dass Ihre Auswertungsanforderungen nach Marktsegmenten abgedeckt werden. Kunden und Artikel gehören als feste Merkmale immer dazu.

Wertfelder

Die Wertfelder enthalten alle Zahlenwerte (Mengen- und Betragsinformationen). Wie viele Wertfelder man benötigt, hängt vom gewünschten Detaillierungsgrad der Ergebnisberichte ab. Für jede Zeile eines Deckungsbeitragsberichts (Rechenzeilen ausgenommen) ist mindestens ein Wertfeld erforderlich.

Abb. 3: Merkmale und Wertfelder der Ergebnisrechnung

Manche dieser Merkmale und Wertfelder werden aus den Datenquellen (SD für Fakturen) gefüllt. Das sind die unabhängigen Merkmale und Wertfelder. Die Werte anderer Merkmale und Wertfelder werden beim Verbuchen von Daten automatisch ermittelt. Bei den Merkmalen nennt man diesen Vorgang Ableitung, bei den Wertfeldern Bewertung.

Ein Ergebnisobjekt ist eine Kombination von Merkmalswerten, die ein einzelnes Marktsegment eindeutig definieren.

2.1 Ableitung

Die Ableitung enthält viele einzelne Ableitungsschritte, die in einer bestimmten Reihenfolge durchlaufen werden, um – ausgehend von den unabhängigen Merkmalen Kunde und Artikel – alle abhängigen Merkmale zu ermitteln. Die Ableitung wird bei jeder Art von Buchung in CO-PA durchgeführt, um möglichst alle Merkmale mit Werten zu füllen.

Wird aus der Datenquelle ein unabhängiges Merkmal nicht gefüllt, können daraus keine abhängigen Merkmale abgeleitet werden. Sie bleiben folglich leer. Es gibt sogar Fälle, bei denen alle Merkmale leer sind, z. B. dann, wenn Overheadkosten auf Unternehmensebene gebucht werden.

Es werden verschiedene Ableitungstechniken eingesetzt, von denen die 2 wichtigsten behandelt werden sollen:

• die Ableitung aus Stammdatentabellen und
• die Ableitungsregeln.

Ableitung über Stammdatentabellen

Stammdatentabellen zu Kunden und Artikeln enthalten weitere kunden- und artikelbezogene Informationen. Verwenden Sie als Merkmal ein Feld, das im Kundenstamm oder im Artikelstamm vorkommt, wird es bei der Ableitung einfach dazugelesen (in unserem Beispiel das Land zum Kunden).

Ableitungsregeln

Ableitungsregeln lassen sich für alle frei definierten Merkmale verwenden. Im Customizing werden die Abhängigkeit zwischen einem unabhängigen und einem abhängigen Merkmal definiert und dafür konkrete Regeleinträge eingepflegt. Ein Beispiel ist die Ableitung der Sparte aus der Artikelgruppe.

2.2 Bewertung

Die Bewertung wird im Customizing eingerichtet und nutzt 2 wesentliche Methoden:

• die Materialkalkulation und
• das Kalkulationsschema aus CO-PA und SD mit Konditionen.

Bewertung mit Materialkalkulation

Die Bewertung mit der Materialkalkulation ist wichtig, weil sie die Kosten des Umsatzes in der Detaillierung der Herstellkostenelemente der Materialkalkulation berechnet. Die Kosten werden nach fixen und variablen Anteilen getrennt ausgewiesen. Das schafft überhaupt erst die Voraussetzung für eine Deckungsbeitragsrechnung.

Konzeptionell sind die folgenden Festlegungen erforderlich:

• Sollen die Wertfelder für die Herstellkosten genauso detailliert sein wie die Herstellkostenkomponenten?
• I. d. R. wird man die Herstellkosten in CO-PA weniger detailliert darstellen als im Produktkostencontrolling. Wenn Sie etwa mehrere Herstellkostenelemente für Material verwenden (Rohstoffe, Halbfabrikate, Kaufteile), genügt Ihnen in CO-PA dafür ein Wertfeld Material.
• Welche Materialkalkulation soll verwendet werden?
• In der Praxis wird meistens die laufende Plankalkulation für die Bewertung der Fakturadaten verwendet. Für die Planung bietet sich die Verwendung der zukünftigen Plankalkulation an.

Bewertung mit Kalkulationsschema

Die Bewertung mit einem Kalkulationsschema dient der kalkulatorischen Berechnung von Kosten. Diese Berechnung ist in der Planung obligatorisch und wird i. d. R. auch im Ist benötigt, da typischerweise die tatsächlichen Istkosten zum Zeitpunkt der Fakturaübernahme nicht bekannt sind.

Als Beispiel mögen die kalkulatorischen Verpackungskosten oder Frachtkosten auf der Basis der Absatzmenge oder des Gewichts mit einer/m hinterlegten Rate/Stück dienen.

Es gilt der Grundsatz: Die Vollständigkeit der Kosten hat Vorrang vor der Genauigkeit. Es ist für das Vertriebscontrolling besser, alle Kosten zu berücksichtigen, selbst wenn die kalkulatorischen Ansätze nur robuste Schätzwerte sind, als bestimmte Kosten auf der feinsten Ebene der Fakturaposition gar nicht zu berücksichtigen.