Die Kosten vor Vertragsabschluss entstehen bereits, bevor das Objekt gekauft wird und sogar, bevor die Bestellung dem Lieferanten übermittelt wird. Es werden all diejenigen Kosten betrachtet, die von dem Zeitpunkt, ab dem ein Nachfrager im Unternehmen einen Bedarf meldet, bis zum Abschluss von Vorverhandlungen entstehen (können). Während dabei einige Kosten offensichtlich sind, wie z. B. die Kosten der Beschaffungsmarktanalyse und der Lieferantensuche, werden andere Kosten oftmals übersehen. Weniger erkennbare Kosten umfassen u. a. die Anbindung eines neuen Lieferanten in bestehende Beschaffungsabläufe eines Unternehmens, wie z. B. die Aufnahme in eine internetbasierte Ausschreibungs- und Beschaffungsplattform.
Auch Hilfsprozesse berücksichtigen
In dieser Phase fallen Kosten an, die aber oft nicht wahrgenommen werden, da sie noch nicht dem späteren konkreten Beschaffungsobjekt zurechenbar sind. Diese Kosten entstehen aber alle dadurch, dass Prozesse stattfinden, die mit Zeit verbunden sind. Notieren Sie daher alle Prozesse, die Sie oder Ihre Mitarbeiter durchführen und dem Zweck dienen, die Beschaffung eines Objekts oder eine Dienstleistung vorzubereiten. Über die geschätzte Dauer der Prozesse (multipliziert mit z. B. Stundensätzen), Kosten für Eintrittskarten für Messen, Reise- oder Fahrtkosten können Sie die Kosten ermitteln.
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