Im Idealfall sind Controllingprozesse in einer BI-Systemlandschaft automatisiert eingebettet. Dies bietet eine Vielzahl an Lösungen, um situationsspezifischen Anforderungen gerecht zu werden. In der Realität greift dieses Idealbild allerdings deutlich zu kurz:
- Viele Controllingprozesse (bspw. im Reporting oder in der Planung) weisen auf Ebene der Teilprozesse und Aktivitäten eine Vielzahl repetitiver und standardisierter Tätigkeiten auf, die erhebliche Ressourcen binden können.
- Die Modernisierung der Controlling-Systemarchitektur ist gerade in großen Konzernen sehr zeit- und investitionsintensiv. Die Erfahrung zeigt, dass typischerweise ein Restumfang manueller Aktivitäten bestehen bleibt, für die sich eine systemseitige Automatisierung nicht als wirtschaftlich umsetzbar erweist.
Genau an dieser "Automatisierungslücke" kommen im Controlling die Vorteile von RPA zum Tragen. Die Frage, ob und wie RPA im Controlling wirtschaftlich eingesetzt werden kann, ist demzufolge jeweils unternehmensspezifisch zu beantworten. Es gilt dabei diejenigen Prozesse zu identifizieren, für die eine systemseitige Automatisierung entweder zu teuer, zu langwierig oder prozessual zu unflexibel ist. Dafür sind drei Voraussetzungen wichtig, die im weiteren Verlauf dieser Unterlage betrachtet werden.
- Schaffung eines klaren Verständnisses zu den Einsatzmöglichkeiten von RPA
- Identifikation von RPA-Ansatzpunkten in der heutigen Controlling-Prozesslandschaft
- Darstellung eines geeigneten Prüf- und Bewertungsschemas zur Identifikation der mittels RPA automatisierbaren Prozesse
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