Prozesskostenmanagement: Optimierung von Geschäftsprozessen und Aufbau prozessbasierter Kalkulationen

Einführung

Steigern Sie die Effizienz Ihrer Firma durch Prozesskostenmanagement!

Gezieltes Prozesskostenmanagement, wie z. B. die Verschlankung bzw. Optimierung von Geschäftsprozessen und der Aufbau einer prozessbasierten Kalkulation, kann einen wesentlichen Beitrag zur Effizienzsteigerung im Unternehmen leisten.

Im vorliegenden Text werden die Grundzüge des Prozesskostenmanagements vorgestellt und aufgezeigt, wie Sie Elemente des Prozesskostenmanagements in die Praxis umsetzen können.

1 Was ist Prozesskostenmanagement?

Im Rahmen des Prozesskostenmanagements werden unternehmensinterne Geschäftsabläufe (Prozesse) analysiert und im Hinblick auf deren Effizienz (Qualität, Zeit und Kosten) verbessert.

Außerdem wird durch das Prozesskostenmanagement eine verbesserte Kalkulationsgrundlage geschaffen (vgl. Abb. 1). Mit Hilfe der prozessbasierten Kalkulation lassen sich Kosten verursachungsgerecht auf einzelne Kostenträger verrechnen, was letztendlich gravierende Auswirkungen auf Sein oder Nichtsein des Unternehmens haben kann.

Abb. 1: Prozesskostenmanagement

2 Prozessoptimierung

Vorab ein kurze Definition zu der Frage: Was ist ein Prozess bzw. ein Geschäftsprozess?

Ein Prozess ist eine Kette von Aktivitäten mit dem Ziel der Erbringung eines Leistungsoutputs.

Die Prozessoptimierung zielt auf eine verbesserte Nutzung der im Unternehmen vorhandenen Ressourcen, d. h. mehr Output bei gleichem Ressourcenverbrauch oder weniger Ressourcenverbrauch bei gleichem Output. Außerdem zielt die Prozessoptimierung auf das Herausfiltern und Reduzieren von nicht wertschöpfenden Prozessen.

Solche möglichen Reorganisationsmaßnahmen können sein:

• das Eliminieren von Prozessen und Teilprozessen,
• das Verschmelzen und die veränderte Anordnung der Prozesse,
• die Automatisierung von Teilprozessen oder auch
• das Hinzufügen von Teilprozessen.

Prozesskosten

Zielrichtung ist eine effizientere Gestaltung der gesamten Wertschöpfungskette im Unternehmen, wobei es zunächst einmal darum geht, die Kosten der Geschäftsprozesse zu senken.

Prozessqualität

Allerdings muss festgehalten werden, dass die Kosten hier nicht grundsätzlich im Vordergrund stehen. So kann das Ziel einer Optimierung von Geschäftsprozessen auch die Verbesserung der Prozessqualität sein, was möglicherweise sogar mit höheren Prozesskosten verbunden sein kann.

Prozesszeiten

Ebenso spielt der Faktor Zeit bei der Optimierung von Geschäftsprozessen eine große Rolle. Im Vordergrund stehen hier die so genannten Durchlaufzeiten eines Prozesses, also die Zeit, welche benötigt wird, einen Geschäftsprozesse einmal von Anfang bis Ende auszuführen. Ziel ist es im Allgemeinen, die Durchlaufzeiten eines Prozesse so niedrig wie möglich zu halten.

Zeiten verkürzen!

Eine Zielrichtung der Prozessoptimierung ist es, die Prozesszeiten zu verkürzen.

2.1 Ziel der Prozessoptimierung

Zusammenfassend kann festgehalten werden, dass es bei der Prozessoptimierung darum geht, den Ablauf der Geschäftsprozesse durch Verbesserung der Prozessqualität und der Verkürzung von Prozesszeiten effizienter zu gestalten und damit eine Reduktion der Prozesskosten zu erreichen (vgl. Abb. 2).

Abb. 2: Dimensionen der Prozessoptimierung

2.2 Prozesse effizienter gestalten und Prozessqualität steigern

Prozesse und Prozessqualität lassen sich dadurch verbessern, indem Sie die Prozesse geradliniger gestalten!

Sollen Prozesse und deren Strukturen mit dem Ziel der effizienteren Gestaltung überarbeitet werden, empfiehlt sich die systematische Orientierung an den Leitfragen "wer, was, wie, warum, wo und wann?". So können Sie die bisherigen Prozessstrukturen in ihren einzelnen Tätigkeiten, Teilprozessen etc. schrittweise hinterfragen.

Dabei ist zu überlegen, inwieweit die jeweilige Tätigkeit

• ganz weggelassen werden kann,
• an einem anderen Ort erfolgen kann,
• durch einen anderen Mitarbeiter getätigt werden kann,
• im Prozessablauf an einer anderen Stelle erfolgen kann,
• ggf. mit einer anderen Tätigkeit zusammengelegt werden kann,
• in der Art und Weise, wie und wie schnell sie bisher ausgeführt wird, verbessert werden kann.

Ziel dieser systematischen Hinterfragung bisheriger Prozessstrukturen ist es, bestehende Prozessineffizienzen aufzudecken und durch eine effizientere, geradlinigere Prozessstruktur zu ersetzen. In der Praxis hat sich gezeigt, dass in Unternehmen immer wieder die gleichen Prozessineffizienzen aufgedeckt werden. Nachfolgend sehen Sie eine kurze Übersicht über erfahrungsgemäß sehr häufig auftretende Ursachen für Prozessineffizienzen, die damit auch zugleich die zugrunde liegenden Kostenverursacher sind.

Häufig auftretende Prozessineffizienzen und Kostenverursacher in mittelständischen Unternehmen:

• zu häufige Auftragskontrollen,
• Zuständigkeitskonflikte,
• unnötige Doppelarbeiten,
• hoher Abstimmungsaufwand,
• Vorgänge bleiben unnötig lange liegen,
• Missverständnisse und Informationsverluste,
• unter Kostengesichtspunkten unbedeutende Entscheidungen müssen durch Vorgesetzte abgesegnet werden.

Nach Identifikation der Prozessineffizienzen empfiehlt es sich, die Prozessstrukturen gradlinig zu reorganisieren, sodass es im Prozessablauf zu möglichst wenig Schnittstellen und Wiederholungsschleifen kommt. Notfalls sollte auch nicht da...