Profit-Center-Rechnung auf dem Prüfstand / 4 Welche Nachteile entstehen durch die Profit-Center-Rechnung?

Die Einrichtung der Profit-Center-Rechnung verursacht Kosten. Aber auch der laufende Betrieb mit den Planungen, Budgetierungen und laufenden Berichten ist im Unternehmen nicht umsonst zu bekommen. Viele der Kosten gehen im Tagesgeschäft unter, verhindern aber u. U. den Einsatz der Ressourcen für andere Anwendungen, die eventuell einen höheren Erfolg versprechen. Daher ist es notwendig, dass Klarheit über die laufenden Kosten der Profit-Center-Rechnung in der Kostenrechnung, in den Abteilungen und bei den einzelnen Mitarbeitern entstehen.

4.1 Kosten der Kostenrechnung

In der Kostenrechnung laufen alle Fäden der Profit-Center-Rechnung zusammen. Sie verarbeitet die Informationen über die laufenden Kosten und Leistungen, um eventuelle Korrekturen bereinigt. Dann erfolgt die Zuordnung zum Profit-Center. Die Entwicklung wird in monatlichen Berichten überwacht und den Planungen bzw. den Budgets gegenübergestellt. Dies ist ein Aufwand, dessen Höhe von individuellen Gegebenheiten des Unternehmens bzw. seiner Kostenrechnung abhängt:

• Verfügt das Unternehmen bereits über eine Kostenstellenrechnung, ist der zusätzliche Aufwand für die technische Abwicklung der Profit-Center-Rechnung minimal. Durch die geschickte Zuordnung der Kostenstellen zu den Profit-Centern kann der Kostenrechner viel Arbeit sparen.
• Kann der Kostenrechner auf komfortable IT-Unterstützung zurückgreifen, dann kann die Profit-Center-Rechnung mit erheblich geringerem Aufwand eingerichtet werden, als dies ohne Hilfe durch die EDV möglich ist.
• Wenn bei den Kostenrechnern und bei den verantwortlichen Mitarbeitern in den Profit-Centern bereits Erfahrungen mit diesem Instrument gemacht werden konnten (auch in anderen Unternehmen), ist der Betrieb der neuen Profit-Center-Rechnung zumindest zu Beginn wesentlich kostengünstiger zu bewerkstelligen.

Die Technik der Profit-Center-Rechnung ist bekannt und lässt sich kostengünstig umsetzen. Der größte Aufwand – auch für den Kostenrechner – besteht darin, die Abweichungen der monatlichen und jährlichen Werte vom Vorjahr oder vom Plan zu analysieren und zu erklären. In der Kostenrechnung werden Hinweise für die Lösung der Probleme gesucht und damit die Profit-Center-Leiter in ihrer Arbeit unterstützt. Dies ist nicht ohne zusätzlichen Personaleinsatz in der Kostenrechnung zu leisten.

4.2 Aufwand im Rahmen der Budgetierung

Die Profit-Center-Rechnung wird fast immer von einer Budgetierung, zumindest jedoch von der Planung der Erfolge und damit der Kosten und Leistungen begleitet. Am Budgetierungsprozess sind alle Unternehmensebenen beteiligt, von der Geschäftsführung bis zur Sachbearbeiterebene. Es entstehen damit erhebliche Kosten für den Personalaufwand, die Beschaffung und die Abstimmung der Daten.

Budgets haben einen weiteren Nachteil: Sie reduzieren die Flexibilität des Unternehmens. Durch das Budget erhält der verantwortliche Profit-Center-Leiter die Freiheit, sich innerhalb der vereinbarten Werte zu bewegen. Er wird sie jedoch nicht über- oder unterschreiten wollen, selbst wenn außergewöhnliche Chancen dies verlangen würden oder wenn damit langfristigen Kostentrends zu begegnen wäre. Kostenbudgets "zwingen" dazu, sie auch aufzubrauchen, um sie in der nächsten Periode wieder zugeteilt zu bekommen.

Um diese Fehlentwicklungen zu reduzieren und die Flexibilität des Unternehmens auch unter einem Budget zu gewährleisten, müssen Kontrollmechanismen, Nebenbedingungen und weitere Aktivitäten eingeführt werden. Auch hier fallen regelmäßig Kosten an, die hauptsächlich Personalkosten umfassen. Es darf nicht verschwiegen werden, dass die Budgetierung Führungskräfte auch entlastet, so dass auch bei der Profit-Center-Rechnung nur der Negativsaldo zu berücksichtigen ist.

4.3 Aufwand für die Mitarbeiter

Während der Einführung kommt ein großes Maß an Belastung auf die Mitarbeiter zu, die sich den geänderten Abläufen stellen müssen. Doch auch nach der Gewöhnung an die neuen Strukturen und Prozesse der Profit-Center-Rechnung ist der Aufwand grundsätzlich höher. Vor allem die Führungskräfte in den einzelnen Profit-Centern müssen mit einer größeren Belastung fertig werden:

• Die neue Verantwortung verlangt, dass sich die Mitarbeiter intensiver mit den Entscheidungen auseinander setzen. Sie müssen jetzt mit unternehmerischem Handeln das in sie gesetzte Vertrauen rechtfertigen. Damit werden nicht alle Menschen fertig, viele kompensieren die entstehenden Ängste durch besonderen Aufwand bei der Entscheidungsvorbereitung.
• Die Profit-Center-Organisation erhöht die Flexibilität der Abläufe innerhalb des autonomen Bereiches, indem die Parameter an den Schnittstellen definiert werden. Innerhalb des Centers werden keine Definitionen mehr vorgegeben. Diese müssen die verantwortlichen Mitarbeiter flexibel handhaben. Dadurch erhöht sich deren Aufwand.
• Die Ausarbeitung, Verhandlung und Vereinbarung von Budgets verschlingen Zeit. Das gilt auch für die Kontrolle der regelmäßigen Berichte und vor allem für die Reaktionen auf eventuelle Abweichungen. Auch hier vergrößert sich der zeitliche Aufwand für die Mitarbeiter.

In großen Unternehmen stellen die beschrieb...