Im Folgenden sollen die Schritte skizziert werden, die zu einem mehrwertstiftenden Dashboard-Konzept führen (s. Abb. 1). Für eine bessere Verständlichkeit geschieht dies am Beispiel der Balanced Scorecard, die als weitverbreitetes Managementinstrument Ziele und Kennzahlen verknüpft.
Abb. 1: Idealtypischer Entwicklungsprozess eines Controlling-Dashboards.[1]
Am Anfang der Dashboard-Entwicklung steht die Entscheidung, welche Stakeholder in den Entwicklungsprozess mit welcher Intensität eingebunden werden müssen. Die Einbindung der richtigen Personen ist elementar für den Erfolg des Projekts und kann durch eine Stakeholder Map definiert werden.
Hierzu können Stakeholder in einem zweidimensionalen Graphen mit den Achsen "Einfluss" versus "Interesse" gesammelt werden. Daran lässt sich anschließend ablesen, welcher Stakeholder hohes/geringes Interesse oder großen/geringen Einfluss hat. Aus dieser vorab erstellten Stakeholder Map ergeben sich die Teilnehmenden der initialen Workshops. Im Falle der Balanced Scorecard werden das Entscheider und andere Führungskräfte sein.
Ein erster gemeinsamer Workshop könnte mit folgender Agenda aufgesetzt werden:
- Check-In: Erwartungen und Impulsvortrag
- Objectives: Sammlung der Ziele für die vier Balanced-Scorecard-Bereiche
- User Stories: Sammlung der User Stories, die auf die jeweiligen Ziele einzahlen
- Design Studio: Gemeinsames Erstellen eines ersten Dashboard-Entwurfs
- Check-Out: Zusammenfassung und nächste Schritte
Für die Agenda sollte ein kompletter Tag eingeplant werden (6–8h).
3.1 Check-In
In einem kurzen Check-In werden die Teilnehmenden begrüßt und in das richtige Mindset versetzt – im Idealfall mit einer spielerischen Methode. Dabei sollten die Ziele und Erwartungen an den gemeinsamen Workshop geklärt werden und was die Teilnehmenden in den nächsten Stunden erwarten wird.
Für das richtige Mindset kann ein kurzes Impulsreferat zum Thema gewählt werden, damit alle beteiligten Stakeholder ein gemeinsames Grundverständnis haben und eine einheitliche Terminologie verwenden können.
3.2 Objectives
Wichtiger als eine vorschnelle Definition des gewünschten Resultats ist die Evaluierung und Dokumentation der Beweggründe: des WARUMs des Workshops oder Projekts. Welche Ziele verfolgt das eigene Unternehmen? Und in Bezug auf die Balanced Scorecard: welche Ziele je Bereich?
Die Teilnehmenden sollten sich daher zu Beginn des Workshops genügend Zeit nehmen, um sich über diese gemeinsamen Ziele klar zu werden und festzuhalten, wie diese Ziele gemessen werden können bzw. ob bereits Zielvorgaben für sie existieren.
Eine sehr einfache Methode für die Sammlung von Zielen ist das Brainwriting. Dabei bekommen die Teilnehmenden je Scorecard-Bereich fünf Minuten Zeit, um ihre Ideen auf Post-its festzuhalten – nur eine Idee je Post-It. Am Ende werden je Bereich die Ideen im Plenum gesammelt und zusammengehörige Ideen gruppiert (Cluster). Um die wichtigsten Ziele zu priorisieren, bekommt jeder Teilnehmende pro Bereich zwei bis drei Stimmen, die auf ein oder mehrere Zielcluster gesetzt werden können. Die am höchsten bewerteten Ziele geben die zentralen Stoßrichtungen für die User Stories vor.
3.3 User Stories
Im agilen Projektmanagement sind User Stories ein beliebtes Tool, um Anforderungen direkt aus Anwendersicht zu erheben und den dahinterliegenden Zweck zu erkennen, um auch sicher das Richtige zu entwickeln. Eine User Story wird meist in der folgenden Form von den Teilnehmenden aufgeschrieben:
Als [PERSON|USER|FUNKTION im Unternehmen]
möchte/brauche ich [WAS],
um [WAS ZU ERREICHEN].
Dabei bietet sich die 1-2-4-Methode an, bei der zunächst jede Person für sich allein User Stories formuliert (Brainwriting, je Post-It eine Idee, 5–10 Minuten Zeit) und diese danach mit einem weiteren Gruppenmitglied diskutiert und ergänzt oder konsolidiert. Im dritten Schritt teilt das Paar die Ergebnisse mit einem weiteren Paar. Nach 15–30 Minuten hat diese Gruppe von vier Menschen eine Liste an User Stories entwickelt, die ein künftiges Dashboard abdecken sollte.
Im Falle der Balanced Scorecard bietet es sich an, Gruppen von jeweils vier Personen für die vier Bereiche (Finanzen, Kunden, Produkte und Prozesse, Lernen und Entwicklung) einzuteilen. Am Ende stellen sich diese vier Gruppen die erarbeiteten User Stories aus den jeweiligen Bereichen gegenseitig vor und priorisieren sie gemeinsam je Bereich.
Eine Priorisierung kann durch einfaches Dot-Voting erfolgen, bei welchem alle Teilnehmenden zwei bis drei Stimmen je Bereich erhalten, mit denen sie auf einzelne User Stories setzen können. Hierfür kann man Klebepunkte oder einfach Striche verwenden. Digitale Boards (z. B. Miro oder Mural) für Remote-Workshops ermöglichen sogar eine geheime Stimmenvergabe und verhindern strategisches Wählen. Die am höchsten priorisierten User Stories werden anschließend für das erste Grobkonzept verwendet.
3.4 Design Studio
Bei der Design-Studio-Methode erhalten alle Teilnehmenden ein Blatt Papier, auf das in den kommenden zehn Min...
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