Kritisch betrachtet ist das Controlling in diesem Fall weder effektiv im Sinne der Zielsetzung noch effizient im Sinne der Relation aus Ressourcen-/Kosteninput und Ergebnisoutput. Dabei verantwortet das Controlling diese Situation eigentlich nicht. Defizite entstehen aus dem fehlenden Reifegrad des Datenumfelds, dessen sich das Controlling bedienen muss. Will man also die Effizienz des Controllings steigern, so muss auch das Datenumfeld optimiert und verbessert werden. Der Reifegrad dieses Umfelds bestimmt in hohem Maße, wo das Controlling seine Schwerpunkte setzt und wie viele Ressourcen erforderlich sind, um die Aufgaben zu erfüllen. Unsere Projektpraxis in Familienunternehmen, Konzerntöchtern sowie Sparten von Großunternehmen zeigt dabei eindeutig eine direkte Abhängigkeit: Je geringer der Reifegrad des Datenumfelds, desto geringer auch die Effizienz des Controllings (s. Abb. 2).
Abb. 2: Zusammenhang zwischen Reifegrad des Datenumfelds und Reifegrad der Controllingorganisation
Um die Effizienz zu steigern gibt es verschiedene Möglichkeiten. Erfahrene Controller erkennen auch bei ungenügender Datenbasis "intuitiv", wo Probleme liegen und wo bei Analysen und Schlussfolgerungen genauer hinzusehen ist. Es bedarf in diesem Fall aufgrund der personell verankerten Erfahrung keiner zusätzlichen Ressourcen oder Instrumente. Die Kehrseite der Medaille ist, dass Effizienz in diesem Fall durch große personelle Abhängigkeiten erkauft wird, die im Falle eines Ausfalls der Know-how-Träger in zahlreichen Fällen auch zum Risiko werden. Eine andere Möglichkeit besteht darin, sich im Controlling angesichts der begrenzten Ressourcen auf bestimmte Bereiche zu fokussieren und selektive Schwerpunkte bei Analyse und Interpretation zu setzen. Damit werden zwar Ressourcen geschont, der Output des Controllings leidet jedoch darunter.
Eine häufige Lösung, um einen niedrigen Reifegrad des Datenumfelds zu kompensieren sind umfassende, selbst geschaffene Auswertungstools z. B. auf Basis von Tabellenkalkulationen. Sie dienen dazu, Lücken im Datenmodell des Unternehmens zu überbrücken. Komplexe Auswertungsformeln oder umfassende Pivot-Tabellen bilden oft die Basis dieser Analysen. Diese Lösung ist zeitintensiv und fehleranfällig – Stichwort Formelfehler in der Tabellenkalkulation – und deswegen niemals eine Dauerlösung für mehr Effizienz. Oft führt auch diese manuelle Herstellung von Sonderlösungen zu hohen personellen Abhängigkeiten, denn nur einzelne Personen sind in der Lage, die Datenentstehung nachzuvollziehen. Möglicherweise bietet sich ein selektives Auswertungstool als Insellösung an, das allerdings wiederum nicht zu umfassender Effizienz beiträgt.
Erst eine umfassende Lösung betreffend die Datenstrukturen auf Basis eines ERP-Systems trägt dazu bei, die Effizienz des Controllings nachhaltig zu steigern. Es bestimmt, wie effizient die Daten für das Controlling nutzbar sind.
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