Prozesse lassen sich auf verschiedenen Ebenen definieren. Nur auf der detailliertesten Ebene sind jedoch genügend konkrete Daten vorhanden, um sie in Controllingmaßnahmen einfließen zu lassen. Hier wird definiert, wer an welchem Prozessschritt in welcher Weise beteiligt ist, welche Hilfsmittel und wieviel Zeit ihm zur Verfügung stehen. In einer detaillierten Ablaufbeschreibung gibt es genügend Ansatzpunkte, Soll und Ist miteinander zu vergleichen. Die Definition der zu überwachenden und zu steuernden Prozesse ist also Grundvoraussetzung und nicht nur zu diesem Zweck zu empfehlen.
Einvernehmliche Prozessbeschreibung
Nur beschriebene Prozesse lassen sich optimieren und nur wenn ein Ablauf beschrieben ist, erkennt man Widersprüche, Unsinnigkeiten und Verbesserungspotenziale. Die Beschreibung des Ablaufs muss einvernehmlich erfolgen, im Idealfall ist sie von Vertretern der HR-Kernfunktion und dem auftragnehmenden Unterstützer zu unterschreiben und sie ist zwingend in beiden Einheiten zu kommunizieren.
Im Controlling dient dann diese Prozessbeschreibung der Soll- Ist- Analyse und dem Erstellen eines Reportings über Mengen, Zeiten und Qualität. Zur Prozessbeschreibung gehört darüber hinaus die Einsetzung von Prozessverantwortlichen sowie die Definition von Eskalationsstufen und –verfahren.
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