BWA-Analyse als Frühwarnsystem: So kontrollieren Sie mon ... / 4 Die Relationenübersicht

Mit Hilfe der Relationenübersicht erkennen Sie auf einen Blick, ob es Positionen gibt, die sich bezüglich des Gesamtergebnisses im Laufe eines Zeitraums positiv oder negativ entwickeln. Laufen Ihnen z. B. die Fahrzeug- oder Werbekosten davon? Wie entwickelt sich der Materialeinkauf usw.?

Beispiel: Sie stellen fest, dass die Werte der Position Material-/Wareneinkauf relativ zur Gesamtleistung stetig steigen. Dann sollten Sie prüfen, ob sich Ihr Lagerbestand permanent erhöht, ob Material gestohlen wird oder ob das dem Kunden verkaufte oder verbaute Material auch wirklich vollständig verrechnet wird. Steigen z. B. die Personalkosten dauerhaft, dann kann ein möglicher Grund die sinkende Produktivität sein.

Der Übersicht halber wurde das Jahr in 2 Halbjahre aufgeteilt. Die Daten des zweiten Halbjahres finden Sie in der Arbeitsmappe BWA-Relationen 2 HJ (s. Abb. 7). In dieser Arbeitsmappe werden Ihnen darüber hinaus die Mittelwerte der einzelnen Kostenpositionen in Relation zur Gesamtleistung angezeigt. Sie finden diese in der Spalte IST.

Abb. 7: Tragen Sie in der SOLL-Spalte Ziel-Werte für eine oder mehrere Kostenpositionen ein

Die Anzeige der Relationen erfolgt nach der Formel 100 / (Gesamtleistung/Kostenposition). Um die unschöne Anzeige der Division durch Null zu verhindern, solange eine Kostenzelle nicht mit einem Wert gefüllt ist, wird folgende Formel z. B. in Zelle G22 eingesetzt:

=WENN(F22>0;100/(F19/F22);" ")

Sie prüft ab, ob das Wertefeld (in diesem Fall der Material-/Wareneinkauf) gefüllt ist, und führt dann die Berechnung aus, ansonsten wird das Feld leer dargestellt.

Die Mittelwerte in der äußersten rechten Spalte bilden Sie mit der Formelsyntax:

=MITTELWERT(ZelleA;ZelleB;ZelleN)

Tragen Sie gleich zu Beginn des zu betrachtenden Jahres in die Spalte SOLL für alle Kostenpositionen, die Sie im Auge behalten wollen, einen Soll-Wert ein. Wird dieser Soll-Wert überschritten, erscheint der entsprechende Relationenwert rot hinterlegt mit weißer Schriftauszeichnung. Sie bewirken dies mit den folgenden Arbeitsschritten:

Step by Step

Negative Entwicklungen von Kosten hervorheben mit der bedingten Formatierung

1. Da bei einer bedingten Formatierung der Zielwert nicht in einer anderen Arbeitsmappe liegen darf, muss zu einem kleinen Trick gegriffen werden. Die Zelle, die den Zielwert enthält, z. B. die Zelle mit dem SOLL-Wert für den Material-/Wareneinkauf, muss einen Namen erhalten. Führen Sie dazu einen rechten Mausklick auf die betreffende Zelle aus und wählen Sie aus dem Kontextmenü den Befehl Namen definieren bzw. Bereich benennen. Anschließend geben Sie in das Feld Name einen aussagekräftigen Namen ein, z. B. SOLL_Materialkosten.
2. Benennen Sie auf die im Arbeitsschritt 1 genannte Art alle Zellen, auf die Sie sich später bei der bedingten Formatierung beziehen wollen, also Personalkosten, Raumkosten, Kfz-Kosten usw.
3. Wechseln Sie in die Arbeitsmappe BWA-Relationen 1 HJ und markieren die Zelle, der Sie eine bedingte Formatierung zuweisen wollen. Wählen Sie in der Menü-Ansicht Start die Auswahl Bedingte Formatierung sowie aus dem Kontextmenü den Befehl Neue Regel (s. Abb. 8):

4. Wählen Sie im Feld Regeltyp auswählen: den Eintrag Nur Zellen formatieren, die enthalten. Im Bereich Regelbeschreibung bearbeiten: treffen Sie unter Nur Zellen Formatieren mit: die Auswahl Zellwert und größer als. In das Parameterfeld für die Bedingung tragen Sie ein Gleichheitszeichen sowie ohne Leerzeichen und Anführungszeichen den Namen der Zelle ein, auf die sich die bedingte Formatierung beziehen soll. Wichtig ist, dass keine Anführungszeichen enthalten sind. Funktioniert die bedingte Formatierung anschließend nicht, dann überprüfen Sie dies.

   Abb. 8: Legen Sie hier die gewünschte Formatierungsregel für die bedingte Formatierung fest

5. Abschließend wechseln Sie mit der Schaltfläche Formatieren … in das Dialogfenster Zellen formatieren und wählen die gewünschte Formatierung für die Schrift und/oder für die Füllfarbe der Zelle aus.
6. Führen Sie die vorgenannten Arbeitsschritte für alle Zellen in den Arbeitsmappen BWA-Relationen 1 HJ und BWA-Relationen 2 HJ durch, deren Inhalte Sie auf eine Überschreitung der SOLL-Werte überprüfen wollen.

Praxis-Tipp

Vorgehen in Excel 2003

In Excel 2003 gibt es kein Dialogfenster für die Bereichsbenennung. Klicken Sie hier auf das Namenfeld in der Bearbeitungsleiste und überschreiben Sie die voreingestellte Benennung, also z. B. C5. Wollen Sie einen vergebenen Namen löschen oder verändern, wählen Sie in Excel 2003 Einfügen → Namen → Namen definieren und nehmen im Dialogfenster Namen definieren die gewünschten Änderungen vor. Ab Excel 2007 stehen Ihnen über die Menü-Ansicht Formeln der Namens-Manager zur Verfügung, um Änderungen vorzunehmen.