Budgetwirksamkeit als Maßstab der Einkaufseffektivität: ... / 3.1 Designregel 1: Definition von Messvoraussetzungen

Anwenderfreundliches Messhandbuch als Voraussetzung

Die Grundvoraussetzung für eine solide Messung ist eine eindeutige, zugängliche und nachvollziehbare Messdokumentation. Nur wenn alle mess-involvierten Parteien wissen, worum es geht, was ihre Aufgabe ist und vor allem, wie man misst, können verlässliche Ergebnisse erzielt werden. Aus diesem Grund ist ein anwenderfreundliches Messhandbuch notwendig, das alle relevanten Informationen überschaubar beinhaltet. Folgende Abschnitte sollten darin dokumentiert werden:

• Zielsetzung: Der Einkäufer sollte den Grund sowie die Relevanz einer soliden Messung verstehen. Er sollte sie "leben" und nicht nur durchführen.

• Savingsdefinition: Alle Arten von Einsparungen, die als solche vom Controlling akzeptiert werden, sollten in diesem Abschnitt definiert werden:

  • Preissenkung,
  • Prozesskostensenkung,
  • Kostenvermeidung,
  • Cashflow-Savings,
  • GuV- versus Budgetsavings usw.
• Bandbreite: Hier sollten alle Kategorien und Warengruppen aufgeführt werden, innerhalb derer Einsparungen realisiert werden können.
• Kompetenzen: Das Verständnis von einem Einkäufer und damit auch die Erwartungen an ihn müssen klar definiert werden. Wird erwartet, dass er taktisch lediglich Preisreduktionen erzielt oder als "cost challenger" motiviert das Beste für das Unternehmen herausholt?
• Prozessdarstellung: Der Messprozess – von der Planungsintegration bis zur Jahresendberichterstattung – mit sämtlichen funktionalen Schnittstellen, Fristen usw. sollte für Zwecke der Compliance klar skizziert werden.
• Messregeln: Die Messmethodologie als der Hauptteil des Messhandbuchs fixiert Messreferenzlinien und deren Unterschiede im direkten und indirekten Bereich, bei wiederkehrenden Bedarfe versus Einmalbedarfe usw. Ebenso die Handhabung von jahresübergreifenden Effekten, wie bei Rahmenverträgen oder Anlagegütern, muss darin geklärt werden.
• Monitoring: Die Funktionsweise der Software zur Überwachung der Maßnahmenumsetzung sollte in diesem Abschnitt dem Anwender verdeutlicht werden.
• Berichterstattung: Für das Savings Reporting Tool bedarf es klarer Richtlinien, welche Einsparungen wann eingespeist werden dürfen. Ebenso müssen Abgabe- und Meldefristen hinterlegt werden.
• Fragen & Antworten: Um immer wiederkehrenden Fragen und Unklarheiten vorzubeugen, können in der Q&A-Sektion relevante Fragen bereits im Vorfeld geklärt werden.
• Kontaktdaten: Für Rückfragen sollten die Verantwortlichen für das Messhandbuch sowie weitere relevante Ansprechpartner aufgeführt werden.

Diese Liste ist ggf. unternehmensspezifisch zu erweitern.

Übersetzungsmatrix als Grundvoraussetzung

Neben Warengruppentransparenz und -kompetenz wird eine Übersetzungsmatrix benötigt, die in Form einer Stückliste die Warengruppen den einzelnen Kostenstellenbudgets zuordnet. Ziel ist es, dass Einkauf und Fachseite die gleiche Sprache sprechen. Der Einkäufer bekommt dadurch volle Mengentransparenz auf Warengruppen- bzw. sogar Materialnummernebene. Ebenso wird dadurch ermöglicht, dass die geplanten sowie realisierten und die On-top-Budgeteinsparungen jederzeit der betroffenen Fachseite zugeordnet und Budgetanpassungen vorgenommen werden können. Nur so kann eine Budgetwirksamkeit der Einkaufssavings erzielt werden.

Praxis-Tipp

Designregel 1: Messvoraussetzungen definieren

Um von Anfang an vergleichbare und aussagekräftige Budgeteffekte zu erhalten,

• kommunizieren Sie eindeutig Ihren Messansatz an alle betroffenen Parteien mithilfe eines übersichtlichen, aber vollständigen Messhandbuchs.
• erstellen Sie eine Warengruppenübersicht, um alle Treiber im Blick zu haben und jederzeit auf interne sowie externe Marktentwicklungen reagieren zu können, und
• stellen Sie eine Übersetzungsmatrix auf, um einheitliche funktionsübergreifende Planungsgranularitäten zu etablieren und einen Budgetlink herzustellen.