Aufbau des After Sales Service bei LEWA zum vollwertigen ... / 5.2 Optimierung beim Prozess "Service vor Ort"

Vereinfachte Lagerbewegung ohne Zwischenaufträge

Zum Verständnis: Bei dieser Aktivität entnimmt ein Servicemitarbeiter dem Lager verschiedene Ersatzteile, fährt zum Kunden, führt dort die Servicemaßnahme(n) durch und lagert die Teile, die er nicht verbraucht hat, anschließend wieder ein. Für diesen Vorgang mussten vor dem Re-Design des Prozesses drei Kundenaufträge geschrieben werden:

1. Für die Teile-Entnahme: Im SD-Modul muss nach der Belieferung fakturiert werden, d. h., der Vorgang muss abgeschlossen und abgerechnet werden.

2. Für die Rückgabe der nicht verbrauchten Teile: Da der erste Teil des Vorgangs abgeschlossen war, musste dieser zusätzliche Auftrag den ersten entlasten. Dieser Zwischenauftrag funktionierte wie ein virtuelles Konsignationslager. Darunter versteht man das Warenlager eines Lieferanten, welches sich im Unternehmen des Abnehmers befindet. Die Ware verbleibt so lange im Eigentum des Lieferanten, bis der Kunde sie aus dem Lager entnimmt. Erst zum Zeitpunkt der Entnahme findet eine Lieferung als Grundlage der Rechnungsstellung statt.

   Da die Aufträge nicht immer sauber entlastet wurden, wurde im sog. Konsignationslager ein künstlicher Warenbestand aufgebaut, der ein falsches Bild des tatsächlichen Lagerzustands lieferte.

3. Für die Leistungserfassung: Für die Entlastung konnte keine Rechnung gestellt werden – also musste für die tatsächlich erfolgte Leistung ein dritter Auftrag geschrieben werden.

Insgesamt ein sehr unwirtschaftlicher Prozess.

• Mit dem fiktiven Ein- und Auslagern wurde das Controlling mit Kosten belastet, die real nicht existierten und wieder zurückgerechnet werden mussten.
• Die Buchhaltung hatte Probleme mit Rechnungsabschlüssen.
• Das Lager stellte sich im System anders dar, als es in Wirklichkeit war.

Jetzt hat LEWA beim Service vor Ort eine vereinfachte Lagerbewegung: Das CS-Modul stellt eine Teileentnahme nur als Verschiebung vom Lager in die Produktion dar – die Teile verbleiben aber bestands- und wertmäßig bei LEWA. Die Bewegung verlangt keine Rechnung und kann ohne Weiteres wieder durch eine Rücklagerbewegung entlastet werden. Der Abschlussbeleg ist im CS-Modul einfach nur die Warenrückgabe-Meldung und es wird tatsächlich erst am Ende eine Rechnung gestellt.