Die Kriterien, die ein Laserdrucker oder -kopierer für mehrere Arbeitsplätze in einem Büro erfüllen muss, sind oft ähnlich oder identisch. Einzelanschaffungen, auch in größeren Mengen, sind teurer, als der Kauf eines einzelnen Gerätes für mehrere Mitarbeiter.
Ein Laserdrucker oder -kopierer kostet nicht nur bei der Anschaffung. Material wie Toner, Kartuschen und Trommeln fallen in regelmäßigen Abständen an. Außerdem müssen die Geräte gereinigt und von einem Servicetechniker gewartet werden. Bei Störungen ist häufig auch der Techniker gefragt. Je mehr Geräte im Unternehmen sind, desto häufiger kann es zu Problemen kommen.
Der Aufwand und die Kosten, die durch einen Extraraum zunächst anfallen, rechnen sich schon bald. Denn die Anzahl der Geräte reduziert sich deutlich, die Belastungen an den einzelnen Arbeitsplätzen lassen merklich nach und nicht zuletzt fühlen sich die Mitarbeiter oft einfach wohler. Sogar das Betriebsklima kann sich dadurch auf Dauer verbessern.
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