Führen auf Distanz in Krisensituationen / 3.1 Kommunikation mit den Mitarbeitern

Es muss vereinbart werden, zu welchen Zeiten der Mitarbeiter erreichbar ist und wann die Aufgaben erledigt werden. Dabei sind nicht zwangsläufig die klassischen Bürozeiten zugrunde zu legen: der Kommunikations- und Arbeitszeitraum kann – wenn es das Arbeitsgeschehen erlaubt – auch auf den sehr frühen Morgen, den späten Nachmittag bis Abend oder das Wochenende gelegt werden. Dies ist insbesondere eine Erleichterung für Mitarbeiter, die Kinder zu betreuen haben. Geklärt werden muss auch, wie der Kontakt in dringenden Fällen erfolgen kann. Absprachen unter Berücksichtigung der Möglichkeiten des Mitarbeiters sichern die Erreichbarkeit des Mitarbeiters und setzen diesen nicht unter Druck, wenn er bei dreimaligem Läuten nicht sofort ans Telefon geht.

Verabredet werden sollte auch, wie mit Anfragen, Ad-hoc-Aufträgen und E-Mails umgegangen werden soll. In welchem Zeitraum sollten diese erledigt werden, was im Umkehrschluss bedeutet, dass der Adressant weiß, wann er mit einer Antwort oder dem Ergebnis rechnen kann? Zeitfenster sind beispielsweise: binnen 2 Stunden, binnen 4 Stunden, binnen 8 Stunden. Diese Vereinbarungen müssen natürlich allen Beteiligten kommuniziert werden.

Absprachen müssen auch hinsichtlich Telefon- und Videokonferenzen getroffen werden. Termine können regelmäßig vereinbart werden – z. B. jeden Morgen um 9:00 h, jeden Mittwoch um 11:00 h oder nach Besprechungslage. Die Konferenzzeit kann in Krisensituationen auch mal zu ungewöhnlichen Zeiten erfolgen.

Kommunikation in Krisensituationen muss unbedingt auch emotionale Stimmungen auffangen. Ein Kontakt sollte mit der Frage: "Wie geht es?" beginnen, um die aktuelle Gefühlslage des einzelnen Mitarbeiters oder des Teams in Erfahrung zu bringen (vgl. Abschn. 4). Anschließend kann besprochen werden, welche technischen, logistischen, organisatorischen oder sonstigen Probleme aufgetreten und zu lösen sind.