Fachbeiträge & Kommentare zu ZUGFeRD

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XRechnung: So stellen Sie e... / 1.5 ZUGFeRD-Formate in Deutschland ebenfalls nutzbar

Wichtig zu wissen ist, dass es Rechnungsstellern grundsätzlich freigestellt ist, auch andere XML-Formate zu nutzen, soweit diese den Anforderungen der europäischen Norm entsprechen. In Deutschland ist das sogenannte ZUGFeRD-Format [1] relativ weit verbreitet. Für Unternehmer stellt sich u. a. die Frage, ob sich dieses Format auch für den Rechnungsverkehr mit Behörden und ander...mehr

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XRechnung: So stellen Sie e... / 1 Was ist die XRechnung und was ist ZUGFeRD?

1.1 Rechtliche Grundlagen der XRechnung und Behördenbegriff Mit dem E-Rechnungsgesetz vom 4.4.2017 wurden die Vorgaben der Richtlinie 2014/55/EU der Europäischen Union vom 16.4.2014 in nationales Recht umgesetzt. In Deutschland sind die neuen Regeln zum Rechnungsaustausch mit den obersten Bundesbehörden bereits zum November 2018 in Kraft getreten. Für Bundesbehörden gelten di...mehr

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XRechnung: So stellen Sie e... / 1.6 Vorteile der XRechnung für Unternehmen und Selbstständige

Die Nutzung echter elektronischer Ein- und Ausgangsrechnungen bringt Unternehmen v. a. diese Vorteile: Kostenersparnis, z. B. für Papier, Drucker/Toner, Porto; Zeitersparnis, z. B. kein Ausdruck, keine Kuvertierung, keine Laufzeiten zu Briefkästen, bessere Recherchemöglichkeiten ohne Laufwege und -zeiten, etwa bei Reklamationen oder Rückfragen zu einer Rechnung; schnelle Zustel...mehr

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XRechnung: So stellen Sie e... / 1.4 Thema betrifft mittelfristig alle Unternehmen, Gewerbetreibenden und Selbstständigen

Wer als Unternehmer oder Selbstständiger der Ansicht ist, dass ihn das Thema nicht oder erst in ein paar Jahren betrifft, irrt. Denn immer mehr größere Unternehmen stellen ihre Abläufe um und verlangen von ihren Geschäftspartnern, dass sie in der Lage sind, echte elektronische Rechnungen versenden, empfangen und bearbeiten zu können. In der EU-Richtlinie gibt es eine Passage...mehr

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XRechnung: So stellen Sie e... / Zusammenfassung

Überblick Immer mehr Unternehmen, Gewerbetreibende und Selbstständige nutzen elektronische Rechnungen, um Zeit, Aufwand und Geld zu sparen und versenden und empfangen dazu aktuell in erster Linie PDF-Rechnungen. Doch diese sind keine echten elektronischen Rechnungen im Sinne des Gesetzgebers. Als echte E-Rechnungen zählen nur XML-Formate, und hier gibt EU-weit die XRechnung ...mehr

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XRechnung: So stellen Sie e... / 3 Fazit und Ausblick zur XRechnung

Die Digitalisierung hält seit Längerem Einzug in die Unternehmen und betrifft auch das Rechnungswesen. Ein zentraler Aspekt hierbei ist die Umstellung auf die XRechnung. Unternehmen, Gewerbetreibende und Selbstständige sollten hier nicht länger zögern und das Thema kurzfristig angehen und umsetzen. Zwar schreibt die EU zunächst nur für Behörden vor, dass sie in der Lage sein...mehr

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XRechnung: So stellen Sie e... / 2.2 Schritt 2: Bestandsaufnahme – Wie ist die Situation aktuell?

Ist final geklärt, was erreicht werden soll, geht es darum, zu erheben, was bereits im Betrieb vorhanden ist und wie die aktuellen Prozesse ablaufen. Wenn die Prozesse beschrieben sind, kann man sich bei der Umstellung in der Regel gut daran orientieren, auch wenn die Abläufe auf Papierformat abgestellt sind. Die nachstehenden Punkte und Fragen sind dabei mindestens zu berüc...mehr

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XRechnung: So stellen Sie e... / 1.2 PDF-Rechnungen gelten nicht als elektronische Rechnungen

Bereits heute versenden viele Unternehmen, Gewerbetreibende und Selbstständige PDF-Rechnungen v.a. an ihre Kunden und nutzen dabei ihrer Ansicht nach elektronische Rechnungen. Doch das ist so nicht ganz korrekt, auch wenn der reine Versand elektronisch erfolgt. Als echte elektronische Rechnung im Sinne des Gesetzgebers gelten nur Dokumente, die auch beim Empfänger automatisch...mehr

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XRechnung: So stellen Sie e... / 2.1 Schritt 1: Ziele und Rahmenbedingungen – Was soll bis wann erreicht werden?

Wie bei jedem Projekt oder bei Organisationsänderungen sollte zunächst geklärt werden, was bis wann erreicht werden soll und wer betroffen ist und eingebunden werden muss. Unternehmen, die eine Umstellung auf die XRechnung planen, sollten vor dem eigentlichen Projektstart mindestens folgende Fragen schlüssig beantworten: Gibt es von der Geschäftsleitung vorab ein klares und einde...mehr

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XRechnung: So stellen Sie e... / 1.1 Rechtliche Grundlagen der XRechnung und Behördenbegriff

Mit dem E-Rechnungsgesetz vom 4.4.2017 wurden die Vorgaben der Richtlinie 2014/55/EU der Europäischen Union vom 16.4.2014 in nationales Recht umgesetzt. In Deutschland sind die neuen Regeln zum Rechnungsaustausch mit den obersten Bundesbehörden bereits zum November 2018 in Kraft getreten. Für Bundesbehörden gelten die Reglungen seit Ende 2019, alle weiteren Behörden folgen ...mehr

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XRechnung: So stellen Sie e... / 1.3 Einsatz der XRechnung vermeidet Nachteile der PDF-Rechnung

Die aufgeführten Nachteile sollen mit der XRechnung (XML-basiertes semantisches Rechnungsdatenmodell) vermieden werden. XML steht für Extensible Markup Language. Stark vereinfacht ausgedrückt ist XML ein textbasiertes Format für den Austausch hierarchisch strukturierter Informationen, was bedeutet, dass bei Dokumenten festgelegt wird, wie sie aufgebaut werden müssen. Durch d...mehr

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Rechnung: Kosten sparen mit... / 4.5 ZUGFeRD-Verfahren

Die AWV (Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e. V., Eschborn), gefördert durch das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie, hat im Juni 2014 eine neue Plattform zum Erstellen und Archivieren von elektronischen Rechnungen entwickelt: Das mit dem Kürzel "ZUGFeRD" (= Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) bezeichnete Format hat fo...mehr

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Rechnung: Kosten sparen mit... / 6 Zeitlicher Rahmen zur Einführung der elektronischen Rechnung

Die Europäische Union will die Elektronische Rechnung (E-Rechnung, X-Rechnung) für die Abrechnung des öffentlichen Auftragswesens verbindlich machen. In Deutschland ist folgender Fahrplan vorgesehen: Abrechnung von öffentlichen Aufträgen nur noch in elektronischer Form bei den obersten Bundesbehörden ab 27.11.2018, bei allen anderen Bundesbehörden ab 27.11.2019, bei allen Behörd...mehr

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Elektronische Rechnungen: V... / 2.6 Neues, elektronisches Rechnungsformat

Bereits seit 2014 bietet das "Forum elektronische Rechnung Deutschland" (FeRD)[1] allen interessierten Unternehmen und Behörden ein einheitliches Datenformat für elektronische Rechnungen ("ZUGFeRD" – Zentrale User Guideline Forum elektronische Rechnung Deutschland) zum kostenlosen Download an. Seit Oktober 2019 liegt die Version 2.0.1 vor. Ziel ist natürlich die weitere Verb...mehr

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Digitalisierungslexikon / ZUGFeRD

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) erleichtert als Grundlage für ein papierloses Büro öffentlichen Verwaltungen und Unternehmen das Dokumentenmanagement im Bereich elektronische Rechnung. Partner müssen beim Versand einer E-Rechnung keine Absprachen mehr über das Datei-Format treffen. Das ZUGFeRD-Format funktioniert dabei als Contain...mehr

Lexikonbeitrag aus Steuer Office Basic
Digitaler Wandel in der Ste... / 2 Cloud-Lösungen und Schnittstellen

Cloud-Lösungen im Rechnungswesen lösen die Softwarelösungen in Zukunft ab. Denn durch die Online-Verfügbarkeit der Anwendung und der Daten vereinfacht sich die Zusammenarbeit zwischen allen Beteiligten, da sie gemeinsam auf einen zentralen Datenbestand zugreifen. Die e-Rechnung und ZUGFeRD-Vorschriften tun ein Übriges dafür, dass die automatisierte Verbuchung von Geschäftsvo...mehr

Lexikonbeitrag aus Steuer Office Basic
Digitaler Wandel in der Ste... / 5 Vorbereitung auf die Zukunft

Gönnen Sie sich in den nächsten Wochen einen Strategietag und klären Sie dort folgende Fragen: Welche digitale Kompetenz ist bereits vorhanden und was brauchen wir noch? Wird der Kontoauszugsmanager bei allen Mandanten voll ausgeschöpft? ist ein DMS installiert und wird von allen genutzt? welche Datenschnittstellen gibt es und welche werden genutzt? was wissen wir über ZUGFeR...mehr

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Aufzeichnungspflichten im B... / 4.2.2 PDFs: Es kommt auf das Format an

Kommt ein Beleg als PDF, so ist er selbstverständlich im PDF-Format abzuspeichern. Liegt ein elektronischer Beleg mit einer maschinellen Auswertbarkeit vor (d-Base, csv, etc.), darf diese Auswertbarkeit nicht durch Abspeichern z. B. als PDF reduziert werden[1] (z. B. nach dem Umwandeln von Excel-Tabellen, Kassenjournalen oder Buchungen in ein PDF sind Berechnungen nicht mehr ...mehr

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Elektronische Rechnungsstel... / 5 Zwingende Abrechnung mit E-Rechnung bei Behörden

Gem. Vorgabe der EU soll das Abrechnungsverfahren mit öffentlichen Stellen digitalisiert werden. Dazu notwendig ist eine elektronische Rechnung, die nicht nur papierlos übersandt wird, sondern auch maschinell bzw. automatisiert weiterverarbeitet werden kann. Reine herkömmliche Pdfs oder Faxe erfüllen diese Anforderungen nicht und scheiden daher aus. Eine mögliche Implementie...mehr

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Neue rechtliche Rahmenbedin... / 8 Hybride Rechnungsformate sind Wegbereiter

Wie von der EU-Richtlinie gefordert, ist eine wesentliche Voraussetzung für die gewünschten Kostenersparnisse ein einheitliches Datenformat, das sowohl in der öffentlichen Verwaltung als auch in der Wirtschaft eingesetzt werden kann. Damit kleinen und mittleren Unternehmen sowie der öffentlichen Verwaltung die Vorzüge der E-Rechnung zugutekommen, hat das Forum elektronische R...mehr

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Neue rechtliche Rahmenbedin... / 9 Ausblick

Die EU-Richtlinie 2014/55/EU hat in der öffentlichen Verwaltung in Deutschland zu einer intensiven Auseinandersetzung mit dem Empfang und der Verarbeitung elektronischer Rechnungen geführt. Dies zeigen die gemeinschaftlichen Initiativen im IT-Planungsrat und die spezifischen Initiativen zur digitalen Verwaltung in Bund und Ländern. Die ersten gesetzlichen Umsetzungen der EU-R...mehr

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Neue rechtliche Rahmenbedin... / 7.4 Nordrhein-Westfalen

Das E-Government-Gesetz Nordrhein-Westfalen (EGovG NRW) v. 8.7.2016[1] wurde mit dem Gesetz zur Änderung des E-Government-Gesetzes Nordrhein-Westfalen v. 18.7.2018 um § 7a ("Elektronische Rechnung")[2] ergänzt. Unabhängig von Auftragswert und Betrag der Rechnung sind elektronische Rechnungen nach Maßgabe einer gem. § 23 Abs. 1 Nr. 2 EGovG NRW erlassenen Rechtsverordnung zu em...mehr

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Neue rechtliche Rahmenbedin... / 7.3 Thüringen: Thüringer Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung sowie zur Änderung verwaltungsverfahrensrechtlicher Vorschriften

Das Thüringer Kabinett beschloss am 7.11.2017 im 2. Durchgang das landeseigene E-Government-Gesetz "Thüringer Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung sowie zur Änderung verwaltungsverfahrensrechtlicher Vorschriften".[1] Sowohl bundesgesetzliche als auch europäische Standards und Normen werden damit in Thüringer Landesrecht überführt. Dies betrifft Regelungen zum D...mehr

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Die Rechnung als zentrales ... / 3.1 Rechnungsformatstandard ZUGFeRD

ZUGFeRD (www.zugferd.de) ist der im Juni 2014 veröffentlichte Standard für ein Daten- und Dokumentenformat für den Austausch von elektronischen Rechnungen. Konzeptioneller Kern von ZUGFeRD ist ein Rechnungsdatensatz im XML-Format, dem eine inhaltlich identische Rechnung im PDF-Format beigefügt ist. Durch dieses "hybride" Format ist es möglich, dass alle Rechnungsempfänger oh...mehr

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Die Rechnung als zentrales ... / 1.2 Begriff der elektronischen Rechnung und ZUGFeRD

Die analoge Rechnung ist uns seit Jahrhunderten vertraut: bildhaft repräsentiert auf Papier. Bei der elektronischen Rechnung müssen wir etwas genauer hinschauen und differenzieren, denn der Begriff wird in unterschiedlichen Bedeutungen benutzt. Einmal für eine Rechnung, die ausschließlich aus strukturierten Daten besteht, zum anderen als elektronisch übermittelte Rechnung. L...mehr

Beitrag aus Steuer Office Basic
Die Rechnung als zentrales ... / 3.4 Musteranschreiben zur Umstellung auf elektronische Rechnungen und Zugferd

Musteranschreiben zur Umstellung auf elektronische Rechnungen und ZUGFeRD bietet das Portal rechnungsaustausch.org zur freien Nutzung.mehr

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Die Rechnung als zentrales ... / 1.3 Henne-und-Ei-Problem bremst Dynamik

"Ich würde ja gerne meinen Rechnungseingangsprozess automatisieren, doch mir schickt fast keiner ZUGFeRD-Rechnungen!" klagt der Rechnungsempfänger. "Wozu ZUGFeRD-Rechnungen verschicken, wenn diese fast niemand verarbeiten kann?" fragt sich der Rechnungsversender. Ein klassisches Henne-und-Ei-Problem. Die Lösung? Große Unternehmen haben die Macht, von den von ihnen abhängigen...mehr

Beitrag aus Steuer Office Basic
Die Rechnung als zentrales ... / 2 Steuerberater als Unternehmenslotsen bei der Digitalisierung

"Steuerberater sind Unternehmenslotsen bei der Digitalisierung". So hat der Deutsche Steuerberaterverband seine Presseinformation zum Steuerberatertag im Oktober 2016 überschrieben. Verbandspräsident Elster führte dazu aus: "Mandanten erwarten neben der steuerlichen Beratung von ihrem Steuerberater auch die betriebswirtschaftliche Expertise. In diesem Kontext sind Steuerberat...mehr

Beitrag aus Steuer Office Basic
Die Rechnung als zentrales ... / 2.3 Medienbruchfreiheit beim Mandantenunternehmen

Wenn der Steuerberater selbst auf ZUGFeRD-Rechnungen umgestellt hat und die Schnittstelle zu den Mandaten digitalisiert hat, dann kann er sich darauf konzentrieren, dass auch der Mandant selbst komplett auf ZUGFeRD-Rechnungen umstellt. Damit werden dann die letzten Medienbrüche eliminiert. Die Digitalisierungskette wird lückenlos.mehr

Beitrag aus Steuer Office Basic
Die Rechnung als zentrales ... / 2.1 Medienbruchfreiheit in der Kanzlei

"Honorarrechnungen müssen aber doch unterschrieben sein!" kommt nun gleich der Einwand. Schon, doch man kann mit dem Mandanten vereinbaren, auf die Unterschrift zu verzichten. Das kann auch durch konkludentes Handeln geschehen. Wenn also der Mandant die nicht unterschriebene elektronische Rechnung bezahlt, ist alles bestens. Zahlt er wegen der fehlenden Unterschrift nicht, d...mehr

Beitrag aus Steuer Office Gold
Honorar-Brief für Steuerber... / 4 Dienstleistungsgestaltung: 7-Schritte-Masterplan zur Einführung der digitalen Belegführung

Digitale Belegführung in der Kanzlei einzuführen ­bedeutet, den gesamten Wertschöpfungsprozess der Kanzlei neu zu gestalten (s. HBR 4/2015). Alle Bereiche – Dienstleistungsangebot, Honorargestaltung, Leistungsprozesse, Controlling, Schulungsbedarf und Personalplanung – sind massiv davon betroffen. Deshalb ist die Einführung der digitalen Belegführung strategisch und planvoll...mehr