Die Europäische Union will die Elektronische Rechnung (E-Rechnung, X-Rechnung) für die Abrechnung des öffentlichen Auftragswesens verbindlich machen.

In Deutschland ist daher die Abrechnung von öffentlichen Aufträgen seit 27.11.2020 nur noch in elektronischer Form möglich.

Wie kann man öffentliche Aufträge elektronisch abrechnen?

Hierzu muss man sich zunächst bei der zentralen Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) (https://xrechnung.bund.de) anmelden. Nach der Registrierung und neuer Anmeldung kann man dann online die aktuelle Rechnung eingeben. Am Ende besteht die Möglichkeit die Rechnung auszudrucken und das Rechnungsformular für weitere Rechnungen downzuloaden.

 
Wichtig

Formvorschriften

Rein bildliche Formate (z. B. herkömmliches PDF-Format, reine Faxe) scheiden bei der Umsetzung der behördlichen Vorgabe aus.

Zulässig (und sinnvoll) sind nur Formate, die automatisiert weiterverarbeitet werden können (z. B. Zugferd-Format).

Aktuell (Stand Oktober 2023) plant die Bundesregierung durch das sog. "Wachstumschanchengesetz" die elektronische Rechnung für Umsätze zwischen inländischen Unternehmern zwingend einzuführen. Hierbei soll der Begriff "elektronische Rechnung" auch gesetzlich definiert werden. Technisch soll das elektronische Verfahren der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden Syntaxen gemäß der Richtlinie 2014/55/EU vom 16.4.2014 entsprechen.

Die entsprechenden Voraussetzungen dürften wohl die Formate X-Rechnung (X-Standard) und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 erfüllen. Hinsichtlich des EDI-Verfahrens ist voraussichtlich eine Anpassung nötig. Alle anderen Verfahren, die bislang auch als "elektronische Rechnung" angesehen wurden (z. B. E-Mail mit Rechnung als pdf-Anhang) sollen nach der geplanten Neuregelung keine solche mehr sein, sondern werden als "sonstige Rechnung" angesehen. Für Sondergruppen von Rechnungen wie Kleinbetragsrechnungen oder Fahrausweise soll eine Ausnahme von der Pflicht zur Ausstellung einer "elektronischen Rechnung" nach neuer Definition gelten.

Zeitlich soll die verpflichtende elektronische Rechnungsstellung mit den genannten Voraussetzungen nach Vorstellung der Bundesregierung ab 1.1.2025 vorgeschrieben sein. Unter gewissen Voraussetzungen soll es verlängerte Übergangszeiträume geben.

Der Bundesrat hat in seiner Stellungnahme zum Entwurf des sog. "Wachstumschancengesetzes" gewünscht, die Einführung auf den 1.1.2027 zu verschieben. Die endgültige Entscheidung, wie und wann die verpflichtende elektronische Rechnung zwischen inländischen Unternehmern eingeführt wird, bleibt somit abzuwarten.

Wann die Umsetzung auch für den übrigen Bereich in Kraft treten soll, ist in Deutschland noch nicht entschieden bzw. absehbar. Eine Vorreiterrolle übernimmt hier Italien, wo die elektronische Rechnung für alle Bereiche vorgeschrieben ist.

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