Die Rechnung als zentrales Dokument in Geschäftsprozessen / 1.2 Begriff der elektronischen Rechnung und ZUGFeRD

Die analoge Rechnung ist uns seit Jahrhunderten vertraut: bildhaft repräsentiert auf Papier. Bei der elektronischen Rechnung müssen wir etwas genauer hinschauen und differenzieren, denn der Begriff wird in unterschiedlichen Bedeutungen benutzt. Einmal für eine Rechnung, die ausschließlich aus strukturierten Daten besteht, zum anderen als elektronisch übermittelte Rechnung. Letztere kann dann auch eine bildhaft dargestellte Rechnung auf "elektronischem Papier" (PDF) sein, ohne Rechnungsdaten. Wir verwenden hier den Begriff elektronische Rechnung in der ersten, strengeren Bedeutung, denn nur diese erlaubt einen medienbruchfreien Rechnungsaustausch.

Werden Rechnungen aus strukturierten Daten ausgetauscht, funktioniert das nur, wenn sich Sender und Empfänger über das Datenformat verständigt haben. Bilaterale Vereinbarungen mit allen Geschäftspartnern funktionieren in der Praxis nicht. Ein Rechnungsdatenstandard aber, auf den sich alle verständigen können, funktioniert. Diesen Standard haben wir seit 2014 mit ZUGFeRD. Unter elektronischen Rechnungen verstehen wir also im Folgenden immer ZUGFeRD-Rechnungen.