Gem. Vorgabe der EU soll das Abrechnungsverfahren mit öffentlichen Stellen digitalisiert werden. Dazu notwendig ist eine elektronische Rechnung, die nicht nur papierlos übersandt wird, sondern auch maschinell bzw. automatisiert weiterverarbeitet werden kann. Reine herkömmliche PDFs oder Faxe erfüllen diese Anforderungen nicht und scheiden daher aus. Eine mögliche Implementierung ist z. B. das ZuGFeRD-Format. Hierbei wurde ein neues, einheitlich strukturiertes PDF-Format geschaffen, welches maschinell auswertbar ist und so den EU-Anforderungen entspricht.
In Deutschland wird die Richtlinie[1] zur zwingenden Abrechnung von öffentlichen Aufträgen mittels E-Rechnung (= X-Rechnung) sukzessive umgesetzt. Sie gilt
- ab 27.11.2018 für Rechnungen an oberste Bundesbehörden,
- ab 27.11.2019 für Rechnungen an alle Bundesbehörden,
- ab 27.11.2020 für Rechnungen an sämtliche Behörden.
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