Die Rechnung als zentrales Dokument in Geschäftsprozessen / 2 Steuerberater als Unternehmenslotsen bei der Digitalisierung

"Steuerberater sind Unternehmenslotsen bei der Digitalisierung". So hat der Deutsche Steuerberaterverband seine Presseinformation zum Steuerberatertag im Oktober 2016 überschrieben.

Verbandspräsident Elster führte dazu aus: "Mandanten erwarten neben der steuerlichen Beratung von ihrem Steuerberater auch die betriebswirtschaftliche Expertise. In diesem Kontext sind Steuerberater die richtigen Partner, um ihren Mandanten ein Bewusstsein dafür zu vermitteln, was die fortschreitende Digitalisierung der Wirtschaft und Gesellschaft für die Zukunftsfähigkeit von Unternehmen bedeutet."

Wer andere lotsen will, muss selbst einen Kompass haben und klaren Kurs in tiefem Wasser steuern - also selbst Digitalisierung gemeistert haben. Was bedeutet das für den Steuerberater? Er muss in 3 Schritten vorgehen:

1. Medienbruchfreiheit bei den eigenen Prozessen: Honorarrechnungen als ZUGFeRD-Rechnungen versenden und Lieferanten bitten, ZUGFeRD-Rechnungen zu schicken,
2. Medienbruchfreiheit an der Schnittstelle zum Mandanten: rein elektronischer Beleg- und Dokumentenaustausch mit allen Mandanten
3. Medienbruchfreiheit in den Prozessen der Mandantenunternehmen: die Mandanten davon überzeugen, dass sie ZUGFeRD-Rechnungen versenden und ihre Lieferanten bitten, ZUGFeRD-Rechnungen zu schicken.

2.1 Medienbruchfreiheit in der Kanzlei

"Honorarrechnungen müssen aber doch unterschrieben sein!" kommt nun gleich der Einwand. Schon, doch man kann mit dem Mandanten vereinbaren, auf die Unterschrift zu verzichten. Das kann auch durch konkludentes Handeln geschehen. Wenn also der Mandant die nicht unterschriebene elektronische Rechnung bezahlt, ist alles bestens. Zahlt er wegen der fehlenden Unterschrift nicht, dann wird eine unterschriebene Papierrechnung einfach nachgeschickt. Ein sehr geringes Risiko also.

Ganz unproblematisch ist es für den Steuerberater, seine Lieferanten um ZUGFeRD-Rechnungen zu bitten. Kann der Steuerberater die beiden ersten Punkte abhaken, dann kann er auf der Basis der dabei gesammelten eigenen Erfahrungen auch seinen Mandanten empfehlen, entsprechend aktiv zu werden.

2.2 Medienbruchfreiheit beim Belegaustausch zwischen Unternehmen und Steuerberater

Ein Kraftakt dürfte es für die meisten Steuerkanzleien wohl werden, weg vom klassischen Pendelordner zu einem weitgehend elektronischen Belegaustausch mit den Mandanten zu kommen. Voraussetzung dafür ist, dass die Belege in elektronischer Form vorliegen. Kein Problem bei allem, was bereits in elektronischer Form ins Mandantenunternehmen kommt. Was auf Papier eingeht, wird gescannt und dadurch in elektronische Form gebracht. Und dann alles ab in die Kanzlei. Das klingt erst einmal ganz einfach. Doch bei genauerem Hinschauen zeigen sich dann doch einige Probleme. Hier ist dann der Steuerberater gefordert, sind die gravierenden Fragen doch steuerrechtlicher Natur.

Alles, was einmal in elektronischer Form war, muss auch in dieser Form elektronisch unveränderbar aufbewahrt werden. Das fordern die GoBD. Mit dem "Ab-in-die-Kanzlei" ist es meist nicht getan. Ein Konzept für die elektronische Aufbewahrung muss gefunden werden. Dazu muss die gesamte, fast immer heterogene Systemlandschaft des Unternehmens betrachtete werden. In welchen Systemen stecken steuerlich relevante Daten? Dann müssen diese elektronisch so aufbewahrt werden, dass ihre Struktur und Auswertbarkeit nicht verloren geht.

Sollen die Belege nach dem Scannen vernichtet werden, also ersetzend gescannt werden? Dann werden besondere Anforderungen an das Verfahren gestellt, das auch in einer Verfahrensdokumentation beschrieben werden muss. Selbst wenn die Belege nach dem Scannen nicht weggeworfen werden, muss eine Verfahrensdokumentation erstellt werden, sofern die Verfahren dem Betriebsprüfer nicht in wenigen Sätzen erklärt werden können.

Mehr technisch-organisatorischer Natur ist die Frage, wie elektronische Belege, die über verschiedene Kanäle eingehen, zusammengeführt werden. Außer per E-Mail können die Belege beispielsweise auch aus dem Rechnungsportal des Lieferanten heruntergeladen werden (müssen) oder über soziale Netzwerke ausgetauscht werden. All diese Probleme müssen im Zusammenhang eines elektronischen Belegaustauschs zwischen Unternehmen und Steuerberater gelöst werden. Mit dem Steuerberater als Lotsen - individuell für jedes Mandantenunternehmen.

2.3 Medienbruchfreiheit beim Mandantenunternehmen

Wenn der Steuerberater selbst auf ZUGFeRD-Rechnungen umgestellt hat und die Schnittstelle zu den Mandaten digitalisiert hat, dann kann er sich darauf konzentrieren, dass auch der Mandant selbst komplett auf ZUGFeRD-Rechnungen umstellt. Damit werden dann die letzten Medienbrüche eliminiert. Die Digitalisierungskette wird lückenlos.