Marketingexperte Max Müller von Baczko erzählt im Interview, wieso Marketing- und Organisationsfähigkeiten für das Wachstum von Steuerkanzleien entscheidend sind und wie Kanzleien ohne eigene Experten dank KI dennoch erfolgreich agieren können.
Herr Müller von Baczko, Sie sind für das Marketing und die Organisation der Steuerkanzlei steuerberaten.de verantwortlich. Welche Themen beschäftigen Sie dabei aktuell besonders?
Da wir als Unternehmen kontinuierlich wachsen und wachsen wollen, sind wir, neben der Suche nach neuen Mitarbeitern, immer auf der Suche nach passenden Mandanten. Das sind in unserem Fall moderne, kleine, mittelständische Unternehmen in ganz Deutschland. Im Bereich Unternehmensentwicklung beschäftige ich mich mit Projekten wie zum Beispiel das Automatisieren von Prozessen und das effektive Nutzen von KI. Fast über allem steht die Suche nach geeigneten Fachkräften für verschiedene Bereiche. Aktuell haben wir dank guter Kampagnen mehrere 100 Bewerbungen pro Monat.
Können Sie ein Beispiel für ein Digitalisierungsprojekt nennen?
Im Moment erhalten wir viele Bewerbungen aus unterschiedlichen Portalen. Mithilfe von KI können wir diese Bewerbungen bündeln, ordnen, bewerten und darauf reagieren. Das machen wir zusammen mit einem Dienstleister, dessen Server in Deutschland stehen und mit dem wir datenschutzkonform arbeiten können. Das ermöglicht einen hohen Effizienzgewinn in der Kanzlei. Die Kapazitäten der Kollegen können so für weniger repetitive Aufgaben genutzt werden.
Sie selbst sind kein Steuerberater und kümmern sich primär um die von Ihnen genannten Aufgaben. Sollte jede Kanzlei so einen Organisationsexperten haben?
Das macht aus meiner Sicht meist erst ab einer gewissen Kanzleigröße Sinn. Trotzdem sollten sich alle Kanzleiinhaber die Frage stellen, wo sie hinwollen und was ihre Strategie ist. Wenn ich als Kanzlei wachsen möchte, muss ich mich zwingend auch mit den Bereichen Marketing und Co. beschäftigen. Aufgrund der hohen Konkurrenz ist es darüber hinaus wichtig, effizient zu arbeiten. Hier kann KI eine tolle Hilfe sein.
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Ich glaube, viele Kanzleien spüren mittlerweile den Druck, sich mit diesen Themen beschäftigen zu müssen, wissen aber häufig nicht, wo Sie anfangen sollen. Wenn die Mandanten nicht passen, die Mitarbeiter kündigen, weil man ihnen keinen guten Arbeitsplatz bieten kann und man als Steuerberater unliebsame Tätigkeiten, wie Buchhaltung und Co ausführen muss, anstatt sich auf Jahresabschlüsse und die aktive Beratung zu fokussieren, ist die Not groß. Der Mitarbeiterstamm wird kleiner und die Mandanten unzufriedener.
Was können Kanzleien tun, die sich eben keine solche Stelle leisten können.
Sie könnten zum Beispiel auf die Arbeit von Agenturen zurückgreifen. Allerdings sind die meist teuer und oft haben sie nicht viel Ahnung von Steuerberatung und dem dazugehörigen Arbeitsmarkt. Wenn ich aber bspw. Marketing für Steuerberater mache, muss ich wissen, wie sich eine Kanzlei positionieren sollte, um die richtigen Fachkräfte oder Mandanten anzusprechen. Da kommen Agenturen oft an ihre Grenzen. Zudem ist die Zusammenarbeit mit einer Agentur zeitaufwändig und die Kanzleiinhaber müssen den entsprechenden Input liefern. Möchte ich als Marketing-Maßnahme bspw. einen Blogartikel oder ein PDF zu einem steuerlichen Thema schreiben, sind Agenturen oft überfordert.
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Also macht man es am Ende doch lieber selbst?
Im besten Fall schon. Oder man findet innerhalb der Kanzlei einen Steuerberater oder Fachangestellten, der oder die Spaß an Marketing- und Organisationsthemen hat und sich in diesem Bereich weiterbilden und einarbeiten möchte. Damit erhöht man nebenbei auch noch seine Arbeitgeberattraktivität.
Wie können sich die verantwortlichen Personen weiterbilden?
Sie können KI zur Unterstützung nutzen und sich viele Kompetenzen durch Learning by Doing aneignen. Ich kann bspw. ChatGPT auch konkrete Fragen stellen wie: Ich bin Inhaber einer Steuerkanzlei und auf der Suche nach geeigneten Fachkräften. Bitte erarbeitet mir mir gemeinsam eine Strategie, wie ich passende Fachkräfte finden kann.
Ich empfehle, es einfach mal auszuprobieren und zwar mit kostenlosen Angeboten. ChatGPT ist in der Basis-Version ein kostenloses Tool. Bei den Tax Talks haben wir erklärt, wie man sich dem Tool annähern kann und einen großen Teil der Marketing-Themen von Steuerkanzleien via KI abbilden kann. Das Wichtigste ist, dass man selbst sein Ziel vor Augen hat und einfach mal loslegt. Beachten muss man dabei vor allem, dass man keine personenbezogenen Daten verwendet.