Honorarmanagement: So schaffen Steuerkanzleien Transparenz

Mitarbeiter finden, binden und motivieren – diese Themen stehen heute im Mittelpunkt jeder Steuerberatungskanzlei. Doch wie schafft man eine transparente Basis für leistungsgerechte Vergütung? Die Antwort liegt in einem modernen Honorarmanagement: Es verbindet klare Zielvorgaben mit digitalen Lösungen zur Erfolgskontrolle – ein entscheidender Schritt für zufriedene Mitarbeitende und effiziente Prozesse.

Variable Vergütung als Steuerungsinstrument

Ein leistungsorientiertes Vergütungssystem dient sowohl den Interessen der Praxisleitung als auch den Erwartungen der Mitarbeitenden, vor allem ihrer Motivation. Für die Praxisleitung muss ein solches System wirtschaftlich tragbar sein und eine angemessene Relation zwischen Erlösen und Kosten sicherstellen. Gleichzeitig erwarten Mitarbeitende eine leistungsgerechte und transparente Vergütung sowie nachvollziehbare Zielvorgaben und Erfolgskontrollen.

In der Praxis erfolgt die Festlegung quantitativer Ziele häufig über Umsatzvorgaben, die als Relation zum individuellen Gehalt berechnet werden. Diese Methode ist einfach und bewährt, jedoch erwarten jüngere Generationen zunehmend eine höhere Transparenz. Dazu gehören unterjährige Sichtbarkeit des Erfüllungsstands und eine detaillierte Nachverfolgung der Zielerreichung anhand der bearbeiteten Mandate.

So lassen sich Umsatzziele digitalisieren 

Die Herausforderung für Steuerberatungskanzleien besteht darin, eine kontinuierliche und transparente Zielerreichungskontrolle zu ermöglichen, ohne dabei die administrativen Prozesse unverhältnismäßig zu belasten. Hier bieten digitale Systeme wie DATEV umfassende Möglichkeiten zur Datenerfassung. Allerdings stoßen Standardauswertungen oft an ihre Grenzen, da sie unterschiedliche Datenquellen nicht automatisiert miteinander verknüpfen können.

Ergänzende Softwarelösungen können diese Lücke schließen, indem sie eine individuelle Auswertung der relevanten Leistungskennzahlen ermöglichen. Beispielsweise ermöglicht der Einsatz externer Tools eine detaillierte Analyse der Mitarbeiterperformance, indem geleistete Stunden den realisierten Honoraren direkt zugeordnet werden. Relevant hier wird zum Teil auch eine periodenunterschiedliche Zusammenführung von Buchhaltungsdaten, wie beispielsweise bei DATEV Eigenorganisation Comfort, um eine periodengenaue Zusammenführung von Leistungserbringung und Erfolgsrealisation sicherzustellen.

Herausforderungen durch bestehende Softwarelösungen

Viele Steuerkanzleien nutzen DATEV als Standardsoftware, insbesondere für Kanzleimanagement, Rechnungswesen, Personalwirtschaft und Steuern. Die Wahl der Module – wie etwa Eigenorganisation classic oder Eigenorganisation Comfort – hängt von den individuellen Anforderungen und Zielen der Kanzlei ab. Im Bereich des Controllings stoßen diese Lösungen jedoch gelegentlich an ihre Grenzen:

• Begrenzte Auswertungsmöglichkeiten: Oft werden nur Daten einer einzelnen DATEV-Datenbank oder eines Moduls ausgewertet.
• Komplexität bei mehreren Systemen: Wenn neben DATEV weitere Softwarelösungen im Einsatz sind, wird die Erstellung übersichtlicher Berichte zur Optimierung des Controllings aufwendiger.
• Manuelle Prozesse: Die herkömmlichen Methoden erfordern häufig manuelle Eingriffe, was Fehleranfälligkeit und Zeitaufwand erhöht – insbesondere bei komplexeren Datenstrukturen.

Lösungsansätze zur Verbesserung der Transparenz

Um diese Herausforderungen zu bewältigen, setzen einige Kanzleien auf ergänzende digitale Tools. Solche Systeme können dazu beitragen, unterschiedliche Datenquellen zu verknüpfen und automatisierte sowie transparente Auswertungen bereitzustellen. Ziel ist es, Prozesse effizienter zu gestalten und die Nachvollziehbarkeit von Leistungskennzahlen zu erhöhen. Dies schließt unter anderem folgende Aspekte ein:

• Automatische Zuordnung von Leistungsmonaten und Abrechnungszeiträumen,
• Unterstützung beim Mitarbeiter- und Mandatscontrolling,
• Integration verschiedener Softwaremodule für umfassendere Analysen,
• Reduktion manueller Tätigkeiten zugunsten fehlerfreier Ergebnisse.

Die Auswahl geeigneter Lösungen sollte sich dabei stets an den spezifischen Bedürfnissen der Kanzlei orientieren – sowohl hinsichtlich Skalierbarkeit als auch Anpassungsfähigkeit an wachsende Anforderungen.

Das sollten Steuerberatungskanzleien bei ihrem Honorarmanagement beachten

Ein transparentes und effizientes System zur Erfassung der variablen Vergütung ist ein wesentliches Element der modernen Mitarbeiterbindung in Steuerberatungskanzleien. Die Digitalisierung bietet hier wertvolle Möglichkeiten, um die Prozesseffizienz zu steigern und gleichzeitig die Zufriedenheit der Mitarbeitenden zu erhöhen.

Für eine erfolgreiche Umsetzung sollten Kanzleien folgende Schritte berücksichtigen:

• Implementierung einer klaren Zielvereinbarung mit definierten quantitativen Leistungskriterien.
• Einsatz erprobter digitaler Tools zur automatisierten Erfassung und Analyse von Leistungskennzahlen.
• Sicherstellung der Datennutzung, d.h. kontinuierliche und nachvollziehbare Erfolgskontrolle durch Zurverfügungstellung der Daten an Mitarbeitende.

Die konsequente Umsetzung dieser Maßnahmen wird die Steuerung und den Erfolg der Steuerberatungskanzlei deutlich positiv beeinflussen.