Seit 1.7.2011 Pflicht: Der Datenaustausch zur Krankengeldberechnung und bei Vorerkrankungszeiten. Leider tröpfeln die Meldungen nur zögerlich durch die Datenleitungen.
Irgendwie scheint der Wurm in allen neuen elektronischen Verfahren zu stecken. Ebenso wie das Zahlstellen-Meldeverfahren läuft auch das neue Verfahren zur elektronischen Datenübertragung der Entgeltbescheinigungen für Entgeltersatzleistungen (EEL) nicht rund. Die Kassen klagen, dass nur rund 10 % der Daten überhaupt elektronisch eingehen.
Meldepflicht wird ignoriert
Die anderen rund 90 % der Meldungen erreichen die Versicherungsträger auch 2 Monate nach dem (bereits verschobenen) Start des verpflichtenden Verfahrens noch auf Papier und dies meist erst auf Nachfrage. Das Meldeverfahren sieht eigentlich vor, dass der Datensatz 5 Arbeitstage vor dem 42. Tag der Arbeitsunfähigkeit beim Versicherungsträger ohne vorherige Anforderung vorliegen muss. Die Kassen nutzen natürlich die aktuell noch weitgehend manuell eingehenden Daten. Allerdings erhält der Arbeitgeber bzw. Steuerberater ein Hinweisschreiben, in dem er aufgefordert wird, nachfolgende Fälle elektronisch zu übermitteln.
Nicht jede Personalsoftware bietet EEL an
Wie uns Arbeitgeber berichten, unterstützen viele Entgeltabrechnungssoftwares das neue Verfahren (noch) nicht. Für die späte Umsetzung machen Softwareanbieter ein fehlendes Projektmanagement und mangelnde Abstimmungen zwischen den beteiligten Stellen im Vorfeld verantwortlich. So gab es noch im Februar 2011 Änderungen am Verfahren. Stehen dann alle Anforderungen endgültig fest, reicht oft die Zeit für eine stabile Umsetzung und Auslieferung auf allen Seiten nicht mehr aus.
Sieht die Software das Meldeverfahren EEL nicht vor, können Arbeitgeber die erforderlichen Meldungen jederzeit mit einer der kostenlosen Ausfüllhilfen wie z. B. sv-net erstellen.
Probleme in der Anwendung
Entgeltabrechner die bereits elektronisch arbeiten, vermissen eine Funktion, die früher auf Papier erstellte Entgeltbescheinigungen als "erledigt" kennzeichnen kann. Wollen sie später die maschinelle Meldefunktion nutzen, müssen zunächst für viele Fälle rückwirkend Daten übermittelt werden, die längst bei den Versicherungsträgern vorliegen. Um dies zu umgehen, verzichtet der eine oder andere Entgeltabrechner lieber erstmal ganz auf die neuen Funktionen.
Nicht alle Krankenkassen melden zurück
Doch auch bei den Versicherungsträgern läuft es nicht rund. Einige Krankenkassen können mit ihrer Software noch keine Rückmeldungen erstellen. So können die wenigen Anfragen, die zu Vorerkrankungszeiten tatsächlich maschinell eingehen, nicht beantwortet werden. In der Folge kommt es zu der Situation, dass bei maschinell übermittelten Entgeltbescheinigungen der Arbeitgeber und Steuerberater viele Daten falsch sind.
Fehlerquelle: Unvollständige Fehlzeiten
Die Entgeltabrechner übermitteln Daten zur Vorerkrankungen, obwohl gar keine anrechenbaren Vorerkrankungszeiten vorliegen. Das liegt auch daran, dass viele Arbeitgeber in ihrer Software die Daten zu den Fehlzeiten bislang nicht sauber gepflegt haben, was vielfach bisher auch nicht zwingend erforderlich war. Das maschinelle Meldeverfahren EEL kann allerdings nur richtig funktionieren, wenn alle Fehlzeiten und Vorerkrankungszeiträume vollständig und zutreffend hinterlegt sind.
So sollte es nicht weitergehen!
Schwierigkeiten bestehen sowohl bei den Absendern als auch bei den Empfängern der Daten. Eine böse Absicht kann man keinem der Beteiligten unterstellen.
Leider haken nahezu alle neuen IT-Systeme bei ihrer Einführung mal mehr und mal weniger. Doch langsam drängt sich der Verdacht auf, dass hier schlicht eine Überforderung vorliegt. Vielleicht sollte Berlin bei fortgesetzter der Digitalisierung der Entgeltabrechnung allen Beteiligten, gleich ob Anwender oder Softwarehersteller, eine Verschnaufpause gönnen? Bevor weitere Verfahren (Sozialausgleich!) eingeführt werden, sollten zunächst die bestehenden auf eine stabile Grundlage gestellt werden.