Arbeitsvertrag und Zeugnis digital unterschreiben: gültig oder nicht?

‍Faxe stehen weiterhin in Büros und längst nicht im Museum. In so manch einer Behörde oder Unternehmen ist das Fax immer noch der schnelle und sichere Weg, um Informationen von A nach B zu bekommen. Häufig fällt hier der Satz: „Ohne Unterschrift geht hier nichts“ – doch ist das wirklich so und welche Änderungen bringt das vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) für HR-Dokumente?

Eine eindeutige Antwort gibt es nicht, denn so schwarz auf weiß, wie die klassische Unterschrift, ist das leider nicht. Die Wahrheit liegt irgendwo dazwischen. Hier kann man leicht den Überblick verlieren: Signatur, Kürzel oder elektronische Unterschrift – besser doch handschriftlich? Unklare Vorschriften und die Vielfalt an Begrifflichkeiten haben ihr Übriges getan, um allerorts für Unsicherheit zu sorgen. Welche Unterschriften-Form für welches Dokument? Hier bringen wir Licht ins Dunkel.

HR-Dokumente digital unterschreiben: rechtliche Grundlagen

In welchen Fällen digitale Unterschriften rechtskonform sind, basiert in Deutschland grundsätzlich auf zwei Gesetzestexten: dem Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) sowie der 2016 in Kraft getretene „eIDAS-VO“ der EU.

Die Gültigkeit formloser Unterschriften nach dem BGB in Deutschland

Im deutschen Arbeitsrecht gilt laut BGB § 125 ff. der Grundsatz der Formfreiheit. Die meisten Rechtsgeschäfte erfordern demnach per Gesetz keine schriftliche Unterschrift, sondern nur eine nachweisbare und schlüssig erfolgte Einigung. Nur, wenn das Gesetz ausdrücklich Formanforderungen stellt, kann die Wirksamkeit des Rechtsgeschäfts von einer händischen Signatur auf Papier abhängig sein – beispielsweise bei Grundstücksverträgen(§ 311b BGB) oder Bürgschaften (§ 766 BGB).

So regelt die EU-Verordnung „eIDAS-VO“ die digitale Unterschrift

In der EU werden digitale Unterschriften europaweit einheitlich seit Inkrafttreten der EU-Verordnung Nr. 910/2014 – besser bekannt als „eIDAS-VO“ – geregelt. Hier definieren EU-Rat und -Parlament, wie sich elektronische Signaturen unterscheiden und wann welche Form der Signatur zulässig ist. Gemäß dem Merksatz „Europarecht schlägt nationales Recht“ ist die „eIDAS-VO“ eine vorrangig geltende Rechtsverordnung für alle Mitgliedstaaten der EU, die den einzelnen Ländern nur einen gewissen Gestaltungsspielraum zulässt – wie es beispielsweise auch bei der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) der Fall ist.

Da aus Sicht der EU nicht für jede Unterschrift die gleichen Sicherheitsanforderungen gelten müssen, sieht die „eIDAS-VO“ drei Unterschriftsformen vor.

Arten der digitalen Signatur

Die einfache elektronische Signatur (ES)

Die einfache elektronische Signatur ist die simpelste Form der digitalen Unterschrift und ist vom Gesetzgeber relativ offen geregelt. Hier gibt es keine Anforderungen bezüglich der Verschlüsselung und Speicherung, sodass diese Form der Unterschrift im Prinzip mit jedem handelsüblichen Datenverarbeitungsprogramm möglich ist, etwa durch Einfügen einer bereits eingescannten Unterschrift in Microsoft Word oder per Fingerbewegung auf einem Touchpad in einem PDF-Reader. Das unterzeichnete Dokument kann zudem einfach und unverschlüsselt, als Mail-Anhang versendet werden. Die Voraussetzung ist hier also nur, dass sich der Unterzeichner bzw. die Unterzeichnerin in einer elektronischen Form zu erkennen gibt.  

Diese Form der Unterschrift erscheint auf den ersten Blick unsicher, ist aber für zahlreiche (HR-) Dokumente rechtsgültig, etwa für Bewerbungen, unbefristete Arbeitsverträge, Abmahnungen, eine Home-Office-Vereinbarung, Handlungsvollmachten oder zur Bestätigung von Finanztransaktionen. Diese gesetzliche Vorgabe bringt den Vorteil, dass HR-Teams in zahlreichen Prozessen ausschließlich digital arbeiten und sich so unnötigen Papierwust sparen können.  

Die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)

Die fortgeschrittene elektronische Signatur geht einen Schritt weiter und verlangt ein höheres Sicherheitsniveau. Anwender:innen müssen die Signatur mithilfe digitaler Sicherheitszertifikate eindeutig einem:r Unterzeichner:in zuordnen können, sodass eine Fälschung der Unterschrift unmöglich ist. Zudem müssen Nutzer:innen der fortgeschrittenen elektronischen Signatur nachweisen können, ob und wie die Daten nachträglich verändert wurden. Verlangt das Gesetz oder die Vereinbarung keine Schriftform, sondern nur Textform, können die einfache elektronische Signatur (EES) oder die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) verwendet werden.

Die qualifizierte elektronische Signatur (QES)

Die qualifizierte elektronische Signatur ist die sicherste Form der digitalen Signatur und ist rechtlich betrachtet der handschriftlichen Unterschrift auf Papier gleichgestellt. Das bedeutet, ist die Schriftform erforderlich, muss die QES verwendet werden. Aus technischer Perspektive haben FES und QES die gleichen Anforderungen in Sachen Identifizierung und Verschlüsselung, nur dass bei der QES ein zusätzlicher Zertifizierungsdienstleister (z. B. die Bundesdruckerei) dazwischengeschaltet wird, der eine Echtheit der Unterschrift garantiert.

Anwendungsfälle: Digitale Unterschrift in HR

Die elektronische Signatur findet in der Personalabteilung vielfältige Anwendungsfälle, die den administrativen Aufwand reduzieren und Prozesse spürbar beschleunigen – von Vereinbarungen und Datenschutzerklärungen bis hin zu Arbeitsvertrag und Arbeitszeugnis.

Praxisfall 1: Arbeitsvertrag digital unterschreiben

Das vierte Bürokratieentlastungsgesetz IV (BEG IV), das seit 01.01.25 in Kraft ist, ermöglicht einen wirksamen digitalen Vertragsschluss. Zuvor mussten Nachweise über Arbeitsbedingungen in Schriftform erfolgen. Zwar kann die Schriftform durch die qualifizierte elektronische Signatur ersetzt werden, aber gerade beim Nachweis der wesentlichen Arbeitsbedingungen war diese Möglichkeit explizit durch das Nachweisgesetz ausgenommen worden. Damit ist jetzt Schluss, Arbeitgeber dürfen nun unbefristete Arbeitsverträge in Textform digital übermitteln und rechtswirksam abschließen. Die Textform stellt wesentlich niedrigere Anforderungen als die Schriftform. Damit lassen sich Arbeitsverträge ganz einfach mit einem HR-Dokumentengenerator erstellen und mit einer elektronischen Signatur zu versehen und per E-Mail zu versenden, d. h. es ist keine eigenhändige Unterschrift mehr nötig.

Hinweis: Befristete Arbeitsverträge unterliegen jedoch weiterhin der gesetzlichen Schriftform. Allerdings ist es jetzt möglich, auf eine qualifizierte elektronische Signatur zurückzugreifen. Eine einfache elektronische Signatur reicht hier nicht aus.

Praxisfall 2: Digitale Unterschrift im Arbeitszeugnis

Mit dem BEG IV wurde auch das bisherige Erfordernis der Schriftform für Arbeitszeugnisse gelockert, d. h. seit dem 1.1.2025 dürfen Arbeitszeugnisse auch in elektronischer Form erteilt werden. Dafür braucht es die Einwilligung der:des Zeugnisempfangenden. Ohne diese bleibt die Schriftform weiterhin erforderlich – das Zeugnis muss dann ausgedruckt und händisch unterschrieben werden. Außerdem ist eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) erforderlich, die die Identität der unterzeichnenden Person zweifelsfrei bestätigt und einen Zeitstempel enthält. Aufgrund des Zeitstempels muss das Zeugnis am letzten Arbeitstag des:der Zeugnisempfänger:in digital unterschrieben werden. Ein früheres oder späteres Ausstellungsdatum kann zu unerlaubten Rückschlüssen führen und das Zeugnis wäre rechtlich anfechtbar.

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Vorteile der digitalen Unterschrift

Mit der Einführung der digitalen Signatur vermeidet HR in vielen Fällen aufwendige Papierversandwege. Zudem machen die digitalen Prozesse zeitraubende manuelle Tätigkeiten, wie das Ausdrucken, Scannen und postalische Versenden der Dokumente, obsolet. Neben der Zeitersparnis überzeugt die elektronische Signatur auch durch spürbare Kosteneinsparungen bei Druck, Papier, Versand sowie der Archivierung physischer Dokumente. Und darüber hinauswirkt sich dieser ressourcensparende Prozess auch noch positiv auf die Nachhaltigkeitsbilanz eines Unternehmens aus.

Lohnt sich der Umstieg auf einen digitalen HR-Workflow zur Dokumentenerstellung?

Ein klares Ja. Auch wenn es Ausnahmen bei der elektronischen Dokumentensignatur gibt, überwiegen die enormen Potenziale, wenn HR-Dokumente digital und rechtssicher erstellt werden.

Denn HR-Abteilungen kämpfen oft mit einem Vorlagen-Chaos, bei dem veraltete oder nur für spezielle Fälle erstellte Word-Dokumente als Vorlagen dienen oder einzelne Abschnitte per Copy/Paste übernommen werden. Denn arbeitsrechtliche Änderungen erfordern regelmäßige Überprüfungen und Anpassungen in den verwendeten Vorlagen, was häufig übersehen oder vergessen wird. Das birgt rechtliche Risiken und die manuelle Überprüfung der Vorlagen ist zeitaufwändig, teuer und fehleranfällig. Zudem sind Genehmigungsprozesse für HR-Dokumente in Papierform oft langwierig, da der Überblick über den aktuellen Stand und die Zuständigkeiten oft verloren gehen. Das verzögert die Prozesse, verursacht unnötiges Nachfragen und einen hohen Kommunikationsaufwand.

Abhilfe kann hier ein strukturiertes Vorlagenmanagement mit automatisierten Prozessen schaffen. Ein Dokumentengenerator wie DocPlus von Haufe bietet zentrale, rechtssichere Vorlagen, die immer aktuell und professionell im Unternehmens-CI gestaltet werden können. Ein Klick genügt, um sie zu öffnen und anzupassen. Die Daten der Mitarbeitenden lassen sich automatisch aus den Stammdaten des HR-Systems übernehmen. Der Genehmigungsprozess läuft automatisiert ab und die beteiligten Personen werden direkt benachrichtigt, wobei der Status jederzeit einsehbar ist.

Damit lässt sich in einer digitalen HR-Dokumentenerstellung wie DocPlus von Haufe mit nur wenigen Mausklicks herausfinden, wer wann Dateien verändert, unterschrieben und versandt hat. Die Nachweisbarkeit ist damit stets gewährleistet und führt zu einer hohen Sicherheit.

Die digitale Unterschrift einfach umsetzen – mit der richtigen Software von Haufe  

Auch mit der HR Dokumentenerstellung (DocPlus) von Haufe sind digitale Unterschriften integriert. HR-Teams erstellen also in einem Tool nicht nur alle wichtigen HR-Dokumente, sondern können diese auch rechtssicher signieren lassen. Das spart Zeit und Ressourcen und beschleunigt Abstimmungsprozesse enorm.

Um den höchsten Sicherheitsstandards bei der elektronischen Signatur zu garantieren, kooperiert Haufe in einer Technologiepartnerschaft mit DocuSign, dem Spezialisten für eSignature-Prozesse. In diesem Video wird die Rechtmäßigkeit elektronischer Signaturen in Deutschland und Europa ausführlich erklärt.

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