Die Verwaltungskosten können sich über einen Zeitraum von mehreren Jahren durchaus verändern. Die weit verbreitete Praxis, diese als Prozentsatz vom Umsatz festzusetzen und in die Mehrjahresplanung zu übernehmen, führt zu suboptimalen Ergebnissen. Die Chance zur echten Verbesserung der Kostensituation in den Verwaltungsabteilungen wie Buchhaltung, Personalwesen, allgemeine Dienste usw. wird vertan.
Maßnahmen einplanen
Im Businessplan können Sie auch unter den Gemeinkostenarten, in diesem Fall die Verwaltungskosten, mehrere Kostenarten einrichten. Tun Sie dies für die unterschiedlichen Bereiche, wenn die Trennung möglich und sinnvoll ist. Sie können auch geplante Maßnahmen in die Planung integrieren, indem Sie zunächst die normalen erwarteten Kosten einplanen. In einer zusätzlichen Disposition planen Sie die Maßnahme mit ihren Kosten und den geplanten Aufwandseinsparungen (Werte negativ eingeben). In Summe erhalten Sie dann die geplanten Verwaltungskosten.
In unserem Beispiel soll die Personalabrechnung im Jahr 2008 an einen Dienstleister übergeben werden. Dadurch fallen in 2008 ca. 5.000 EUR Kosten weg, in 2009 10.000 EUR (vgl. Abb. 8). Dies zeigt sich in den einzelnen Kostenpositionen, die unter den Verwaltungskosten erfasst sind.
Abb. 8: Planung der Verwaltungskosten
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