Der oben dargestellte Ordnungsrahmen ermöglicht der ABC-Steuerabteilung eine strukturierte Auswertung relevanter Daten und Informationen in den nachfolgend gelisteten Dokumenten, im Kontext der Auftragsforschung in der ABC-Gruppe. Die inhaltliche Dokumentation gemäß dem DEMPE-Konzept und mithilfe des RACI-Modells wird ermöglicht durch die Sammlung und zentrale Archivierung von folgenden Unterlagen (soweit verfügbar):
- Organigramme der beteiligten F&E-Einheiten und diesbezüglich relevanter Entscheidungsgremien (auch: Lokation der relevanten Entscheider im Unternehmen nach deren Arbeitgebergesellschaft)
- Job descriptions des beteiligten/verantwortlichen F&E-Personals
- Sitzungsprotokollen interner Entscheidungsgremien mit F&E-Bezug
- Beschreibungen interner Innovationsmanagementprozesse und entsprechender Standards/Guidelines sowie der dabei verwendeten prozessbegleitenden Softwaretools
- Beispiele für Projektentscheidungen im Rahmen des Innovationsmanagementprozesses (Durch- bzw. Weiterführung oder Abbruch; jeweils beteiligte Entscheider)
- Interne Kommunikation (z. B. E-Mails) zu Entscheidungen über F&E-Budgets, lokalen Personaleinstellungen, Reorganisationsmaßnahmen, IP-Portfolios (z. B. Etablierung, Aufrechterhaltung oder Aufgabe von Schutzrechten), F&E-Programmen, der Zusammenarbeit mit externen Kooperationspartnern (deren Aufnahme, Weiterführung oder Beendigung)
- F&E-Projektbriefings (standardisierte One-Pager zu Auftragsforschungsprojekten/ -projektgruppen, unter Angabe von Projekttitel(n), Kurzbeschreibung, beteiligten Einheiten, Zeithorizont und Sign-off der F&E-Verantwortlichen in der ABC AG und im maßgeblich beteiligten verbundenen Unternehmen)
- Standardisierte Kurzbeschreibungen aller verbundenen Auftragsforschungsdienstleister in der ABC-Gruppe (Name und Nationalität der Gesellschaft, Schwerpunkte der lokalen F&E-Tätigkeiten nach Unternehmensbereich, jährliche Angaben zu F&E-Personalzahl, Budget und zur Beteiligung an Schutzrechten (Anzahl))
- Benchmark-Studien zur Dokumentation der fremdüblichen Angemessenheit der Entlohnung für die Auftragsforschung der verbundenen ABC-Unternehmen nach Region.
Hierbei arbeitet die ABC-Steuerabteilung eng mit dem F&E-Controlling, dem F&E-Management sowie der Patent- und Markenabteilung zusammen und unterstützt die lokale Finanzorganisation bei der Kommunikation mit den lokalen Betriebsprüfungsteams.
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