Standardisierte Reporting- und Visualisierungskonzepte i ... / 3 Das RANDI-Modell

Eine bewährte Vorgehensweise zur Einführung von Standards im Reporting ist das RANDI-Modell.

• Rahmenbedingungen klären
• Ausbildung der Mitarbeiter
• Notation festlegen
• Design von Berichten und Dashboards
• Implementierung

3.1 Rahmenbedingungen klären

Bestehende Tools und Berichte analysieren

Eine Reporting-Richtlinie muss sich an die Gegebenheiten des Unternehmens anpassen. In vielen Unternehmen gibt es bereits Business Intelligence-Werkzeuge und etablierte Berichte und Dashboards. Auch ohne vorherige Richtlinie ist es nicht sinnvoll diese komplett abzuschaffen oder zu ersetzen. Dennoch ist es lohnenswert sich Gedanken über eine vereinheitlichte Darstellungsweise zu machen.

Sollte sich das Unternehmen noch für kein BI-Werkzeug entschieden haben, so ist es empfehlenswert die Themen Visualisierung und Standardisierung in der Tool-Auswahl zu berücksichtigen. Unternehmen sollten klar ihre Anforderungen dokumentieren und Beispielberichte und Dashboards erstellen. Notfalls geht das auf einem Blatt Papier und kann dann den Herstellern von BI-Anwendungen vorgelegt werden. Dies hat den Vorteil, dass es im Gespräch mit den Herstellern nur um die dokumentierten Anforderungen und deren Umsetzung im Tool geht und nicht um die prinzipiellen Möglichkeiten des Tools.

Add-Ons zu den großen Herstellern, die sich auf Visualisierung spezialisiert haben, sind oftmals eine gute Investition. Diese ermöglichen es dem Ersteller schneller gute Berichte und Dashboards zu gestalten. Zudem sind sie in der Regel günstiger als ein komplett neues BI-Werkzeug anzuschaffen.

Bei der Überprüfung der Rahmenbedingungen bietet sich auch die Gelegenheit, die Empfänger zu interviewen, wie und ob sie mit ihren Berichten und Dashboards zufrieden sind. Oftmals stellen Unternehmen dann fest, dass eine Vielzahl an bereitgestellten Informationen gar nicht mehr von Bedeutung ist. Außerdem ist es hilfreich in diesem Zusammenhang nach bestehenden Konzepten im Unternehmen Ausschau zu halten, wie Usability Richtlinien oder PowerPoint Guides, die eine Reporting-Richtlinie ergänzen können. Die Integration von Bestehendem hilft für die spätere Akzeptanz und Motivation der Richtlinie im Unternehmen.

3.2 Ausbildung von Mitarbeitern

Reporting- & Visualisierungs-Knowhow aufbauen

Jeder Mensch hat in der Schule lesen, schreiben und rechnen gelernt. Die Darstellung von Zahlen kommt in der klassischen Schulbildung allerdings zu kurz. Auch an Universitäten steht die Gestaltung von Diagrammen und Tabellen nicht oder kaum in einem der BWL- oder IT-Fächer auf dem Lehrplan. Daher ist es nicht verwunderlich, dass viele Mitarbeiter in Unternehmen Schwierigkeiten haben, aus Zahlen Bilder werden zu lassen. Dies ist umso erstaunlicher, da die Visualisierung in Unternehmen einen hohen Stellenwert genießt.

Als Minimalanforderung für Ersteller von Berichten muss eine Ausbildung im Bereich Information Design gegeben sein. Die wichtigsten Regeln sind in den Abb. 1a und 1b zusammengefasst.

Abb. 1a: Empfehlungen für eine gute Informationsvisulisierung (Teil 1)

Abb. 1b: Empfehlungen für eine gute Informationsvisulisierung (Teil 2)

Kein 3D

In Diagrammen sollte kein 3D verwendet werden. Die Visual Business Analytics Studie von 2012 hat gezeigt, dass Betrachter Werte in Diagrammen wesentlich besser in 2D wahrnehmen können. Eine Vielzahl von Controllern und Business Intelligence Experten wurden gebeten ein und denselben Wert in einem 2D-Diagramm und in einem 3D-Diagramm zu schätzen. Das Ergebnis war, dass die Betrachter den Wert in 2D 7 mal besser geschätzt haben.^[1]

Feste Notation befolgen

Berichte und Dashboards sollten eine feste Notation befolgen. Das bedeutet im Wesentlichen, dass Farben, Formen und Titel nicht willkürlich eingesetzt werden, sondern eine feste Bedeutung haben. Es gilt der Leitspruch: "Gleiches soll gleich dargestellt werden, Unterschiedliches unterschiedlich!".

Einheitliche Skalierung

Eine Grundregel für gutes Information Design ist, dass auf einer Berichts- oder Dashboardseite gleich skaliert werden sollte. Nur so sind visuelle Vergleiche möglich. Die Visualisierungen dienen gerade dafür, dass Verhältnisse untereinander besser dargestellt werden. Eine unterschiedliche Beschriftung der Y-Achse ist nicht ausreichend. Empfänger lassen sich zu stark von der Länge und Höhe der Säulen, Balken und Linien leiten und vergleichen nicht die Werte in der Y-Achse.^[2] >

Ausrichtung regeln

Berichte und Dashboards werden übersichtlicher, wenn die Ausrichtung der Diagramme geregelt wird. So sollten Diagramme, die einen Zeitverlauf zeigen, horizontal ausgerichtet sein und Diagramme die Verhältnisse, Strukturen und Rangfolgen zeigen, vertikal (S. Abb. 2). Das heißt, eine Monatsreihe wird als Säulendiagramm dargestellt und ein Produktvergleich als Balkendiagramm. Der Vorteil von Balkendiagrammen bei Verhältnissen, Strukturen und Rangfolgen zu zeigen ist zudem, dass der Ersteller mehr Platz für die Beschriftung hat als bei einem Säulendiagramm.^[3]

Abb. 2: Diagrammausrichtung bei Struktur- und Zeitvergleichen

Geeignete Diagramme auswählen

Es ist bereits angeklungen, dass es g...