Shared Service Center: Maßgeschneiderte Kosten- und Leis ... / 3.2 Servicekalkulation

Die Servicekalkulation (Ermittlung der Stückherstellkosten je Service auf Basis Stückliste/Arbeitsplan zu Planressourcenkosten) erfüllt folgende Zwecke:

• Kostenplanung der Leistungen.
• Transparente Kostendarstellung und Dokumentation.
• Verfahrenswahl der Leistungserstellung.
• Kostenvorgabe für die Services (→ "target costing")
• Ansätze zur Kostenoptimierung in den Prozessen.
• Grundlage für "make or buy" – Entscheidungen bzw. Benchmarks.
• Herstellkostenermittlung.
• Ressourcenbedarfsplanung.

Klare Strukturen lassen bereits erste Ansatzmöglichkeiten zur Senkung der Herstellkosten erkennen. Ein weiterer wesentlicher Zweck der Kalkulation innerhalb der Kostenträgerrechnung besteht darin, Aufschluss über die Wirtschaftlichkeit der Services zu geben. Zur Wirtschaftlichkeitskontrolle sind den kalkulierten Kosten der Kostenträger die zugehörigen externen und internen Umsätze gegenüberzustellen. Die Ergebnisse der externen Gegenüberstellungen werden in der Deckungsbeitragsrechnung dargestellt (s. Abschn. 4), während die Profit-Center-Rechnung die interne Sicht wiedergibt.

Interne Verrechnungspreise bilden

Zur Bildung und Dokumentation interner Verrechnungspreise für die zwischenbetrieblichen Leistungen, die bei organisatorisch und abrechnungstechnisch selbständigen Konzernunternehmen als interner Umsatz erscheinen, ist die Kostenträgerrechnung ein wichtiges Instrument für den Dienstleister. Die Kostenträgerrechnung liefert die notwendigen Kosteninformationen für preispolitische Entscheidungen.

Gesetzliche Vorschriften bei grenzüberschreitenden Tätigkeiten

Wenn Leistungen in einem internationalen Konzern zentral erbracht und dezentral genutzt werden, können steuerrechtlich unzulässige Gewinnverschiebungen (Deutschland: Außensteuergesetz AStG 2008) entstehen. Einen Lösungsansatz hierfür stellt die differenzierte Leistungsverrechnung dar, die auf einer methodisch anerkannten und dokumentierten betriebswirtschaftlichen Kalkulation beruht. Die gesetzlichen Nachweispflichten werden durch die beschriebenen Verfahren der Kalkulation und Verrechnung der Leistungen der Servicegesellschaft voll erfüllt.

Vorgehen bei der Kalkulation

Für Services werden die industriellen Standardherstellkosten auf der Basis von Planabsatzmengen und Kosten der Planressourcenverbräuche berechnet. Dazu wird die Leistungs-und Kostenzusammensetzung eines jeden Standardservices im Sinne einer Stückliste bzw. eines Arbeitsplans mittels Prozessen und Kostenstellen im System abgebildet. Die Kalkulation erfolgt innerhalb des Verrechnungsmodells automatisiert über Mengen-Bezugsgrößen (sogenannte Kostentreiber = Leistungsarten). Services empfangen also Leistungen (Personal und Sachleistungen) der operativen Kostenstellen und verrechnen diese an die internen Abnehmer (Kunden) weiter.

Die in der Kostenartenrechnung erfassten Einzelkosten werden direkt, die Kostenträgergemeinkosten indirekt über Prozesse auf die Kostenträger zugeordnet.

Als Kostenträger wurden sowohl marktgerichtete, verkaufbare Leistungen (Produkte, Services) als auch innerbetriebliche Leistungen (Eigenverbrauch, Beistellungen) für den unmittelbaren Verbrauch im Unternehmen bzw. zur Deckung des Eigenbedarfes geschaffen. Abb. 6 zeigt schematisch am Beispiel eines IT-Services, wie Prozesse und Kostenstellen im Sinne einer Stückliste integriert werden.

Abb. 6: Servicestückliste

Durchführung der Servicekalkulation

Die Kalkulation wird technisch auf einem Hauptprozess durchgeführt, der sich aus zusammengehörigen Teilprozessen und Aktivitäten zusammensetzt. Ein Service kann Leistungen bzw. Kosten von mehreren Subprozessen und ggf. auch anderen Services (Beistellungen) beziehen, was in der Gestaltung der Kalkulation zu berücksichtigt ist. Abb. 7 zeigt den prinzipiellen Ablauf der Servicekalkulation mit Mengen- und Wertefluss.

Abb. 7: Planservicekalkulation (Mengen und Wertefluss)

Die Kalkulation eines Services erfolgt über die Prozessfolgestruktur: ausgehend von der geplanten Absatzmenge sowie den Beistellungs-/Eigenverbrauchsmengen werden die erforderlichen Leistungsmengen über die Teilprozesse und Aktivitäten bis in die Kostenstellen weitergereicht. Diese Mengenflüsse sind mit den auf den operativen Kostenstellen geplanten Primärkosten zu bewerten und führen so zu den Herstellkosten des Services.

Pragmatischer Ansatz zum Start

Zu Beginn der Einführung der prozessorientierten Servicekalkulation standen die für die Kalkulation benötigten Häufigkeiten und Zeitstandards nicht in allen Bereichen zur Verfügung, zumindest nicht in dokumentierter oder maschinell durch ein IT-System gemessener Form. Qualifizierte Schätzungen der Fachabteilungen (Produktmanagement und Delivery) erwiesen sich als ausreichend, um eine erste Näherung zum Start des Verfahrens anzusetzen. In weiterer Folge konnten dann anhand verbesserter Isterfassung und durch Abweichungsanalysen die Verrechnungsfaktoren verbessert werden.