SAP S/4HANA Finance for group reporting / 2 Übernahme der Einzelabschlussdaten

Eine Herausforderung bei der IT-gestützten Erstellung von Konzernabschlüssen besteht darin, die Einzelabschlussdaten der Gesellschaften mit möglichst geringem Aufwand in das Konsolidierungssystem zu übernehmen. Hierfür bietet SAP S/4HANA Finance for group reporting sieben Optionen an, die im Folgenden näher beschrieben werden.

Flexibler Upload und Fremdsystemanbindung über API

Wird der Einzelabschluss einer Konzerngesellschaft nicht in SAP S/4HANA Finance erstellt, können diese Abschlussdaten im einfachsten Fall im CSV-Format in das Konsolidierungssystem geladen werden (Option 1). Für diesen flexiblen Upload muss im Group Reporting lediglich der Spaltenaufbau der CSV-Datei festgelegt werden und es muss sichergestellt sein, dass die Gesellschaft ihren Abschluss in diesem Format liefern kann. Häufig stellen die Konzernbuchhalter ihren Tochtergesellschaften auch eine Excel-Erfassungsdatei zur Verfügung. In dieser Datei können die Abschlussdaten manuell erfasst werden und mithilfe eines Excel-Makros wird anschließend ein Extrakt erzeugt, der mit dem flexiblen Upload in das Group Reporting importiert werden kann. Werden die Abschlussdaten häufiger benötigt und ist der Meldeumfang größer, programmieren viele Konzerngesellschaften auch eine Exportschnittstelle für ihr Buchhaltungssystem, mit der die geforderte CSV-Datei erzeugt werden kann. Werden die Einzelabschlussdaten über den flexiblen Upload in das Konsolidierungssystem geladen, prüft das Group Reporting, ob der Datenbestand technisch korrekt ist. Dabei wird insbesondere sichergestellt, dass die in der Datei verwendeten Stammdaten im Group Reporting existieren und alle notwendigen Detailinformationen vorhanden sind.

Abb. 2: Flexibler Upload und API-Anbindung

Das SAP S/4HANA-System bietet auch offene Schnittstellen (API) an, die einen Datenaustausch mit Fremdsystemen ermöglichen. Für die Übermittlung von Einzelabschlussdaten an das Group Reporting gibt es zwei SOAP-basierende API-Webservicedienste (Option 2). Bei beiden Diensten fungiert das SAP S/4HANA-System als Serviceprovider und stellt entsprechende WSDL-Dateien zur Verfügung. WSDL ist eine Beschreibungssprache für den Datenaustausch auf Basis von XML. Über den ersten Dienst (Reported Financial Data for Group Reporting – Bulk Import and Update) können die Abschlussdaten der Konzerngesellschaften importiert werden. Wie beim flexiblen Upload werden diese Daten zuerst validiert. Zudem wird geprüft, ob die Buchungsperiode, für die die Daten eingespielt werden sollen, geöffnet ist. Es handelt sich also um einen Inbound-Service, mit dem die Daten eines externen Systems empfangen und in der Konsolidierung eingebucht werden können. Der zweite Dienst (Reported Financial Data for Group Reporting – Receive Confirmation) ist ein Outbound-Service. Er dient dazu, dem angebundenen Fremdsystem Bestätigungen zu schicken. Hierüber kann das Group Reporting den erfolgreichen Datenimport quittieren oder eine Fehlermeldung versenden, wenn die Daten fehlerhaft sind und ein erneuter Import durchgeführt werden muss. Beide Dienste kommunizieren asynchron. Dies hat den Vorteil, dass das Versenden von Anfragen und der Erhalt von Antworten unabhängig voneinander funktionieren und es bei größeren und länger andauernden Datentransfers nicht zu Time-Out-Fehlern kommt. Abb. 2 zeigt die Fremdsystemanbindung über die API und den flexiblen Upload einer CSV-Datei.

Datenerfassung und Fremdsystemanbindung über GRDC

Wie eingangs beschrieben wurde, kann das Group Reporting um die Cloud-Applikation SAP Group Reporting Data Collection (SAP GRDC) erweitert werden. Diese auf der SAP Business Technology Platform (SAP BTP) entwickelte SaaS-Lösung kann sowohl an ein On-Premise als auch an ein Cloud-basiertes SAP S/4HANA-System angebunden werden. Die On-Premises-Anbindung ist seit dem SAP S/4HANA Release 1909 möglich. Der SAP Cloud Connector dient dabei als Bindeglied zwischen der SAP Cloud Platform, auf der sich die GRDC-Lösung befindet, und dem On-Premise-System. Da es sich bei GRDC um eine native Cloud-Lösung handelt, stellt SAP Neuerungen und Korrekturen unabhängig von den SAP S/4HANA-Release-Zyklen (ca. alle zwei Wochen) zur Verfügung.

SAP GRDC bietet unterschiedliche Funktionalitäten für den Datenerfassungsprozess an. Grundsätzlich besteht die Cloud-Lösung aus den beiden Komponenten GRDC Mapping und GRDC Forms. Mithilfe von GRDC Mapping kann die Datenübernahme aus unterschiedlichen Quellsystemen automatisiert werden (Option 3). Hierfür stehen Funktionen für die Anbindung von Fremdsystemen, für die Transformation sowie für das Laden des Buchungsstoffes zur Verfügung. Das Mapping-Regelwerk (Spezifikation der Datenquelle, des Ladeziels und der Transformationsregeln) wird in Excel gepflegt und in SAP GRDC eingespielt. Der eigentliche Ladevorgang kann manuell gestartet oder als Batch-Job eingeplant werden. Wenn die Datenübernahme beendet ist, können die Mapping-Ergebnisse mithilfe von Protokollen überprüft werden. Wie in Abb. 3 gezeigt wird, können CSV-Files,...