Saisonverlauf der Aufgaben in der Kostenrechnung / 2.1.1 Zeitplan ist Grundlage für alle Arbeiten

Wer schon einmal ein Budget verantwortlich erstellt hat, wird die Empfehlung für einen Zeitplan auf jeden Fall unterstützen. Vor allem die Beteiligung vieler Stellen außerhalb der Kostenrechnung bei der Aufstellung der Budgets macht eine umfangreiche Planung der Aufgaben und Termine notwendig. Darin wird geregelt,

• welche Aufgaben erledigt werden müssen,
• wer diese Aufgaben erledigt und
• bis wann diese Aufgaben erledigt sein müssen.

Viele Sachverhalte, vor allem wenn andere Abteilungen sie erledigen müssen, können parallel geplant werden. So kann z. B. die Planung des Absatzes und Umsatzes in den verschiedenen Vertriebsbereichen gleichzeitig geplant werden. Andere Aufgaben sind abhängig von der Erledigung vorhergehender Planungsaktivitäten. So kann z. B. die Produktionsabteilung erst dann ihre Kosten budgetieren, wenn der Vertrieb die Verkaufsmengen und die Materialwirtschaft ihre Lagerbestände geplant hat.

Zeitplan sehr diffizil

Mit dem Zeitplan für das Budget greift die Kostenrechnung sehr tief in die Zeitplanung der einzelnen Abteilungen ein. Es empfiehlt sich daher, diese bei der groben Abstimmung der Termine zu beteiligen. Verkaufsmessen, Produktionsumstellungen und andere Großereignisse belasten die Fachbereiche bereits ausreichend. Gemeinsam ist es immer möglich, einen Kompromiss für die Budgetierung zu finden. Machen Sie aber auch eindeutig klar, dass der Zeitplan für alle bindend ist.

Mit Hilfe des Zeitplans können alle Beteiligten die Belastung der Mitarbeiter und die Verfügbarkeit von technischen Hilfsmitteln (z. B. Informationstechnologie) reservieren. In den Plan aufgenommen werden auch die Aktivitäten, die zum Budgetprozess gehören, aber nur in den Fachabteilungen erledigt werden. So ist zwar die Vertriebsleitung für die Umsatzplanung verantwortlich, muss dafür aber ihre einzelnen Gebietsleiter befragen. Diese Aktivität muss im Zeitplan vorgesehen sein.