Process Mining: Controllinginstrument zur Optimierung vo ... / 4.5 Phase 3: PoC am Beispiel des Purchase-to-Pay Prozesses (Beschaffung)

Am Beispiel des Purchase-to-Pay-Prozesses (Beschaffungsprozess) sollte die Anwendung von Process Mining im Rahmen eines Proof-of-Concept (PoC) exemplarisch etabliert werden. Der Purchase-to-Pay-Prozess umfasst alle Schritte, die bei Beschaffungsvorgängen durchgeführt werden und beginnt mit der Bestellanforderung durch einzelne Fachabteilungen, beinhaltet die eigentliche Bestellabwicklung und das Lieferantenmanagement durch eine Einkaufsabteilung und integriert die Annahme der Lieferung sowie Freigabeschritte. Zusätzlich umfasst der Prozess noch nachgelagerte Schritte der Rechnungsbearbeitung im Finanz- und Rechnungswesen.

Nach der Erstellung des Datenmodells und Anbindung der unterstützenden IT-Systeme wurden übergreifende Reportingsichten (sog. Dashboards) zur Visualisierung der Prozessdaten des betrachteten P2P-Prozesses konzipiert, die eine vereinfachte Analyse und Schwachstellenidentifikation ermöglichten (s. Abb. 3).

Abb. 3: Beispielanwendung Process Mining für den Purchase-to-Pay-Prozess

In den Dashboards wurden unterschiedliche Prozessvarianten visualisiert und diese um eine Vielzahl weiterer Auswertungen ergänzt. Auf diese Weise konnten Erkenntnisse z. B. über Prozessineffizienzen durch die Berechnung von Durchlauf-, Liegezeiten sowie der Darstellung von Mehrfachbearbeitungen identifiziert werden. Des Weiteren konnten die bearbeitenden Organisationseinheiten, Lieferanten, Lieferstandorte, Materialgruppen und weitere Informationen genutzt werden, um eine detaillierte Ursachenanalyse für z. B. abweichende Lieferzeiten oder Schwierigkeiten bei der Bestellaufgabe zu ermöglichen. Durch die Integration relevanter Kosten in die Process-Mining-Analysen konnten zudem weitergehende Aussagen über die Prozessleistung getroffen werden. Die für jeden Prozessschritt ermittelten und visualisierten Prozesskosten ermöglichten eine genaue finanzielle Bewertung von Prozessschwachstellen sowie der Priorisierung der dazugehörigen Optimierungsmaßnahmen. Zusätzlich bot diese Auswertung die Überwachung der Kosten je Beschaffungsvorgang und eine Bewertung der Komplexitätskosten, also der Kosten, die dem Unternehmen aufgrund unerwünschter Prozessvarianten entstehen.