Potenziale heben statt Personal abbauen: Kostensenkungsprogramme in der Praxis

Zusammenfassung

In Krisenzeiten versuchen viele Unternehmen, ihre Kostensituation überwiegend durch Personalabbau zu verbessern. Sie ignorieren dabei verborgene Effizienzsteigerungspotenziale innerhalb der Organisation.

Kostensenkungsprogramme haben sich in der Vergangenheit als erfolgreiche Mittel zur Identifikation und Hebung dieser Potenziale bewährt.

Aus der Praxiserfahrung lassen sich sechs Empfehlungen für die erfolgreiche Durchführung solcher Programme identifizieren.

Wie sich diese Erfolgsfaktoren praktisch umsetzen lassen, demonstrieren die Autoren anhand eines Referenzbeispiels aus dem Vertriebsbereich.

1 Alternativen zur traditionellen Kostensenkung

In vielen Unternehmen wird Kostensenkung mit Personalabbau gleichgesetzt. Die Personalkosten stellen zumeist einen der bedeutendsten Kostenblöcke dar. Sie lassen sich verhältnismäßig schnell und einfach beeinflussen und steuern – wenngleich das Unternehmen damit massiv in das Schicksal vieler Menschen eingreift und seiner sozialen Verantwortung nur schwerlich gerecht wird.

Versteckte Potenziale nutzen

Welche Alternativen bestehen nun, um effektive Kostensenkungen ohne bzw. nur mit geringem Personalabbau herbeizuführen? Tatsächlich eine ganz Menge. In jeder Organisation schlummern unzählige Effizienzsteigerungspotenziale, die entweder kaum sichtbar sind oder nicht konsequent verfolgt und realisiert werden. Gelingt es, diese versteckten Reserven und Ineffizienzen zu identifizieren und zu heben, sind signifikante Kostensenkungen möglich, ohne dass schmerzhafte Einschnitte wie großflächiger Personalabbau erforderlich sind.

2 Umsetzungshindernisse bei Programmen zur Kostensenkung

Wenngleich sich viele Unternehmen des Bestehens dieser versteckten Potenziale und Ineffizienzen durchaus bewusst sind, so gelingt es häufig nicht oder nur unzureichend, diese aufzuspüren und zu beseitigen – Grund dafür sind zumeist einer oder mehrere der typischen Mängel.

1. Es ist zumeist nicht klar ersichtlich, in welchen Bereichen/Kostenarten etc. nach diesen Potenzialen gesucht werden muss. Liegen dem Unternehmen nicht umfangreiche, aktuelle und aussagefähige Benchmarks vor, so ist es schwer einzugrenzen, in welchen Bereichen Einsparungen möglich und zu erwarten sind.

2. Die systematische Identifikation der Potenziale wird durch folgende Situation erschwert:

   • Der eine Teil der Effizienzsteigerungspotenziale betrifft übergreifende Themen, die auf Ebene des Gesamtunternehmens analysiert und bearbeitet werden sollten.
   • Der andere Teil jedoch liegt in den dezentralen Bereichen, wo ein zentrales Aufspüren und Beseitigen nicht möglich ist.
3. Häufig fehlt eine hinreichend konkrete und ambitionierte finanzielle Zielsetzung (z. B. maximal zulässige Gesamtkosten oder unit costs) bzw. wird diese kaum auf die einzelnen Bereiche heruntergebrochen. Ein klar definiertes, ehrgeiziges Ziel ist jedoch zwingend erforderlich, um in den Projekten/Bereichen ein Denken außerhalb der gewohnten Strukturen herauszufordern. Nur so lassen sich die entsprechenden Einsparungspotenziale identifizieren.
4. Sind Potenziale bereits bekannt, so scheitern viele Organisationen daran, daraus konkrete, umsetzbare Maßnahmen abzuleiten und die Umsetzung dieser Maßnahmen sicherzustellen. Insbesondere in größeren Unternehmen/Einheiten verlaufen zu viele Projekte im Sand und werden nicht erfolgreich abgeschlossen.
5. Vielfach werden die Effekte der durchgeführten Maßnahmen und Projekte im Vorfeld nicht konsequent quantifiziert und bewertet – eine Abschätzung der Zielerreichung bzw. eine Nachverfolgung und Bewertung der noch verbleibenden Kostenlücke ist zumeist kaum möglich.
6. Wird eine Quantifizierung der finanziellen Effekte vorab in einigen Unternehmen noch vorgenommen, so ist eine Nachrechnung nach Abschluss des Projekts/der Maßnahme wirklich die absolute Ausnahme. Es findet zumeist also keine Ergebniskontrolle statt – die Unternehmen befinden sich in Bezug auf das Kostensenkungsziel häufig im Blindflug.

Diese Schwachstellen zeigen, dass Unternehmen sowohl bei der Identifikation von versteckten Ineffizienzen als auch bei der Definition und Umsetzung der Optimierungsmaßnahmen zu kämpfen haben. Sollen Kosten effektiv und nachhaltig gesenkt werden, so muss ein Vorgehen gewählt werden, das in der Lage ist, Potenziale in der gesamten Organisation aufzuspüren, daraus Optimierungsmaßnahmen zu entwickeln und umzusetzen und deren finanziellen Effekt zu bewerten, um die noch verbleibende Optimierungslücke zu beurteilen.

3 Vorgehen zur Durchführung eines Optimierungsprogramms und Erfolgsfaktoren

Erfolgsfaktoren von Kostensenkungsprogrammen

Wie können diese Ineffizienzen nun systematisch aufgedeckt und tatsächlich beseitigt werden? In der Praxis hat sich hier ein Vorgehen bewährt, das gezielt nach diesen versteckten Potenzialen sucht und sie in ein Maßnahmenprogramm überleitet. Der Grundgedanke dabei ist, ein unternehmensweites Kostensenkungsprogramm aufzusetzen, das – ausgehend von einer klar definierten (finanziellen) Zielposition – die wesentlichen Kostenpositionen untersucht. Ausgehend von dieser Analyse werden

• einerseits gezielt einzelne Kostensenkungsprojekte gestartet, um unternehmensübergreifend Einsparungspotenziale zu heben,
• andererseits a...