Kostenstellen: Vorgehensweise bei der Einrichtung und Än ... / 2.9 Mitarbeiter informieren

Der Umgang mit Kostenstellen kann und wird nur dann richtig funktionieren, wenn alle Mitarbeiter im Betrieb über die Zusammenhänge, Abhängigkeiten und Besonderheiten genau Bescheid wissen. Daher sollten Sie die Beschäftigten regelmäßig von allen Anforderungen und Änderungen über die in Ihrem Betrieb üblichen Medien, z. B. Intranet, Schwarzes Brett, Hauspost, E-Mail, informieren. Dies gilt zumindest für die direkt betroffenen Beschäftigten, die Vorgesetzten und die Buchhaltung.

Leitfaden erstellen

Mit zunehmender Anzahl von Kostenstellen, Stammdaten und Verflechtungen empfiehlt sich die Konzeption eines Leitfadens zum Umgang mit den Kostenstellen. Der Leitfaden sollte zur Kostenstellenstruktur, zur gewählten Hierarchie, zu den einzelnen Kostenstellen (z. B. Verzeichnis aller Kostenstellen inklusive Stammdaten), zu den Leistungsbeziehungen, zur Vorgehensweise bei der Kontierung usw. informieren. Darüber hinaus hat es sich in der Praxis bewährt, ihn mit Beispielen, etwa zur Kontierung, zur Vorgehensweise bei der Einrichtung oder zur Änderung von Kostenstellen, zu versehen.

Im Leitfaden können Sie wichtige und gebräuchliche Begriffe rund um das Thema Kostenstellen erläutern und somit zu einem besseren Verständnis der Zusammenhänge bei allen Mitarbeitern beitragen.

Information ausgewählter Dritter sicherstellen

Mitunter ist es erforderlich, ausgewählte Dritte, etwa Lieferanten, über Veränderungen zu informieren. Wenn Sie z. B. Ihr Büro- und Verbrauchsmaterial zentral über einen Anbieter beziehen, der auch die Vorkontierung oder Buchung übernimmt, müssen Sie diesen über evtl. Veränderungen in Kenntnis setzen.

Wenn Sie die Buchführung von Ihrem Steuerberater oder einem anderen Dritten durchführen lassen, müssen Sie auch diese Personen über sämtliche Veränderungen regelmäßig schriftlich informieren. Eine Möglichkeit hierfür ist der Leitfaden, um sich zusätzliche Arbeit zu ersparen.