Frühwarnsystem: Einführung in einem mittelständischen Mi ... / 4 Praxisbeispiel für den Aufbau eines Frühwarnsystems

4.1 Mittelständische Brauerei-Gruppe mit Hotels und Gastronomieeinrichtungen

Mittelständischer Brauereikonzern

Ein Praxisbeispiel soll aufzeigen, wie ein funktionsfähiges Frühwarnsystem aufgebaut werden kann. Es handelt sich um eine mittelständische Unternehmensgruppe, bestehend aus Getränkeproduktion, mehreren Hotels und gastronomischen Einrichtungen. Das Unternehmen befindet sich im Wachstumsprozess, der zum Teil durch Unternehmenszukäufe erfolgt ist, zum Teil durch eine konzeptionelle Stärkung der Marke erreicht wird. Die Getränkeproduktion beinhaltete neben dem Brauen von Bier auch die Herstellung von alkoholfreien Getränkesorten.

Wachstum ohne Liquiditätsrisiken

Aufgabenstellung war, die Ablaufprozesse im Unternehmen so transparent zu machen, dass das Wachstum mit der zugesagten Bankenfinanzierung und dem eigenen Cashflow realisiert werden kann, ohne dass zusätzliche Finanzmittel aufgenommen werden müssen. In diesem Zusammenhang ist zu beachten, dass Wachstumsprozesse grundsätzlich Liquiditätsrisiken beinhalten, wenn die miteinander korrespondierenden Beschaffungs-, Investitions- und Absatzentwicklungen nicht sorgfältig beobachtet werden.

Da das Geschäftsmodell zudem noch einen stark saisonalen Charakter aufweist und die Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe für die Getränkeproduktion mit einer gewissen Vorlaufzeit beschafft werden müssen, war eine Fokussierung auf den Produktionsprozess sowie auf den Absatzmarkt erforderlich.

Die Finanzbuchhaltung wurde hausintern erledigt. Es gab bereits eine Kostenrechnung, die jedoch nur bedingt geeignet war, die Chancen und Risiken für die Unternehmensgruppe aufzuzeigen.

Im Folgenden werden die Maßnahmen näher beschrieben.

4.2 Einheitlicher Kontenrahmen für alle Gesellschaften

Ausgangssituation

Zur Unternehmensgruppe gehören neben der Brauerei mehrere eigenständiges Hotels und gastronomische Einrichtungen. Für jedes Unternehmen gab es einen individuellen Kontenrahmen.

Problemstellung

Die Inhomogenität der Kontenrahmen machte die monatliche Analyse der betriebswirtschaftlichen Entwicklung äußerst mühselig und zeitintensiv. Eine Vergleichbarkeit der Hotels und Restaurantbetriebe untereinander war nur bedingt gewährleistet. Der Konsolidierungsprozess war ebenfalls nur mit großem Zeitaufwand zu bewerkstelligen.

Problemlösung

Auf der Basis des DATEV-Kontenrahmens SKR 03 für Hotels und Restaurantbetriebe wurde eine Vereinheitlichung der Finanzbuchhaltung für alle Unternehmen durchgeführt. Dieser Kontenrahmen hatte den Vorteil, dass er die operativen Spezifika des Hotel- und Gastronomiegeschäftes bereits abbildet.

Mit einer Erweiterung des Kontenrahmens im Bereich der Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe sowie des Umlaufvermögens konnte zudem der Brauereiprozess dargestellt werden. Dabei wurde darauf geachtet, dass sich die wesentlichen Produktionsparameter wie z. B. von Malz, Hopfen, Hefe, Kohlensäure, Flaschen, Etiketten sowohl auf der Einkaufsseite als auch auf der Lagerbestandsseite unverdichtet wiederfinden.

4.3 Kostenstellen zur Lokalisierung der Kostenverursachung

Ausgangssituation

Für jedes Unternehmen existierte neben einem individuellen Kontenrahmen auch ein individueller Aufbau der Kostenstellen. Diese waren nach den jeweiligen firmenspezifischen Aspekten geordnet.

Problemstellung

Die Vergleichbarkeit einzelner Geschäftssegmente innerhalb der Unternehmensgruppe war durch diese praktizierte unterschiedliche Systematik unmöglich. So wurde zum Beispiel bei dem einen Unternehmen das Hotelfrühstück dem Hotel zugeordnet, bei einem anderen Unternehmen jedoch dem Restaurantbetrieb.

Problemlösung

Es wurde für alle Unternehmen eine einheitliche Kostenstellenmatrix festgelegt. Für sämtliche Aktivitäten, die mit der Zubereitung von Speisen im Zusammenhang standen, wurde eine Hilfskostenstelle mit der Bezeichnung "Küche" implementiert. Die Verwendung der zubereiteten Speisen im Restaurantbetrieb, im Cafébetrieb oder im Veranstaltungsbereich wurde dann auf die einzelnen Kostenbereiche umgelegt.

Das Gleiche gilt für die Getränkeproduktion. Für die Produktion der Biersorten und der alkoholfreien Getränke wurden eigene Hilfskostenstellen eingerichtet. Die Abfüllung der hergestellten Produkte in unterschiedliche Gebinde erfolgt ebenfalls über eine Hilfskostenstelle. Im Umlageverfahren wurden abschließend die Zuordnung auf den Getränkehandel und die Verwendung im eigenen Gastronomiebetrieb vorgenommen.

Für die Produktkalkulation wurde die einstufige Deckungsbeitragsrechnung auf Teilkostenbasis gewählt. Ideal wäre für das Unternehmen sicherlich eine mehrstufige Deckungsbeitragsrechnung, da sie sowohl die langfristige als auch die kurzfristige Preispolitik qualitativ verbessert und darüber hinaus wichtige Entscheidungsgrundlagen für Investitions- und Produktionsprogramme liefert. Dieser Ansatz wäre jedoch wesentlich zeitintensiver in der Implementierung und der laufenden Kontrolle. Angesichts der gegenwärtigen Größe der Unternehmensgruppe wurde daher aus pragmatischen Gründen die einstufige Methode gewählt.

4.4 Kostenträger zur Identifizierung der Produkt- bzw. Dienstleistungserfolge

Ausgangssituation

Eine Kostenträger-Struktur gab es in der Unternehmensgruppe bislang nicht.

Problemstellung

Mit Hilfe der Kostenstellen-Systematik kann zwar identifiziert werden, welche Erfolge die...