Tabellen sind ein zentrales Hilfsmittel der Controllerarbeit. Umsatz- und Kostenstatistiken, Ergebnisrechnungen, Bilanzen und diverse Kennzahlen werden in Tabellen strukturiert dargestellt und analysiert. In diesem Leitfaden werden klassische Tabellen mit Texten und Zahlen und Tabellen mit zusätzlich integrierten grafischen Elementen (z. B. Abweichungsbalken oder Symbole) unterschieden.
Bei der wahrnehmungsoptimierten Gestaltung klassischer Tabellen sollten folgende Empfehlungen beachtet werden.
Abb. 32: Gestaltungsempfehlungen für klassische Tabellen
Einzelne allgemeine Empfehlungen, die für Tabellen und Diagramme gleichermaßen gelten, wie z. B. zur Gestaltung des Titelbereichs oder der Auswahl geeigneter Schriftarten, -größen und Zahlenformate wurden bereits in Kapitel 2.3 beschrieben und werden hier nicht nochmals erklärt.
Ein besonderes Augenmerk soll an dieser Stelle aber auf die Hauptelemente einer Tabelle gelegt werden, nämlich das Zeilen- und Spaltenkonzept und die Zellenformatierung.
Tipp: Tragen Sie Zeitreihen und Plan/Ist-Werte in Spalten ein.
Die Darstellung von Zeitreihen in einer Tabelle (z. B. mehrere Monate oder Jahre), sollten von rechts nach links verlaufen, d. h. dass der aktuellste Wert ganz rechts steht. Dies entspricht – wie wir später noch sehen werden – dem Zeitreihenkonzept bei Diagrammen und hat den Vorteil, dass für den Fall, dass Tabellen und Diagramme untereinander stehen, die Leserichtung gleich ist und man sich daher nicht neu orientieren muss.
Etwas differenzierter ist die Spaltenreihenfolge bei Plan- und Ist-Werten sowie Abweichungen zu betrachten. Für Berichtsleser mit geringem Erfahrungsschatz ist es in der Regel vorteilhaft, die Spalte mit den Ist-Werten vor der Spalte mit den Plan-Werten zu platzieren. Damit wird zum einen den Ist-Werten eine höhere Bedeutung beigemessen – weil sie an erster Stelle stehen – und zum anderen wird die Logik der Abweichungsberechnung (Ist minus Plan) abgebildet. Aber Achtung: Wenn im Unternehmen schon jahrelang eine andere Reihenfolge eingeübt wurde, d. h. zuerst Plan und daneben Ist, dann sollte diese beibehalten werden. Wesentlich ist vor allem, dass die fixierte Reihenfolge in allen Tabellen einheitlich vorgenommen und nicht gewechselt wird.
In der ersten Spalte der Tabelle sollte die Zeilenbeschriftung (Legende) angebracht werden. Eine Platzierung der Legende in der Mitte eines umfangreicheren Datensets (z. B. Werte des aktuellen Monats links und kumulierte Werte rechts) ist nicht empfehlenswert. Ebenso nicht, eine Darstellung der Legende ganz rechts, weil dies unserer gewohnten Leserichtung widerspricht.
Tipp: Ordnen Sie Zeilenstrukturen vom "Großen" ins "Kleine" an.
Bei der Gestaltung der Zeilenstruktur ist zu beachten, dass gewisse Tabellen eine gewohnte, teilweise sogar gesetzliche vorgegebene Gliederung verlangen. Das offensichtlichste Beispiel im Controlling ist sicherlich die Erfolgsrechnung bzw. Gewinn- und Verlustrechnung, die entsprechend der Rechenlogik von oben nach unten angeordnet ist. Ein Beispiel dazu ist in Kapitel 3.2 abgebildet. Derart gewohnte Schemata sollten nicht durchbrochen werden.
Etwas anders stellt sich die Situation bei reinen Umsatz-, Kosten- oder Kennzahlentabellen dar, in denen Hauptkategorien in Unterkategorien heruntergebrochen werden (siehe Abb. 32). Bei derartigen mehrstufigen Hierarchien sollte die Logik vom "Großen" ins "Kleine" gelten. Idealerweise werden die Teilsumme oberhalb der Unterkategorie angezeigt und die Details eingerückt. Dies ist auch gut mit Gruppierungen kombinierbar, um Details nach Wunsch ein- und auszublenden. Es gilt: je größer die Einrückung, desto tiefer die Hierarchieebene. Das entspricht dem von Kindheit an gewohnten Nummerierungskonzept in Büchern. Obwohl Teilsummen oben platziert werden, sollte die Endsumme dennoch unten dargestellt werden.
Eine Gliederung vom Kleinen ins Große (Summe unterhalb der jeweiligen Unterkategorien) sowie die Gliederung durch unterschiedliche Farbabstufungen sind nicht empfehlenswert. Eine gute Ergänzung ist noch die Veränderung des Schriftgrades (Summe größer als Details).
Tipp: Heben Sie Summen zusätzlich über erhöhte Zeilenabstände hervor.
Zur weiteren Unterstützung der Hierarchieebenen sollten Gruppierungen über die Verwendung erhöhter Zeilenabstände sichtbar gemacht werden. Damit ist auf einen Blick erkennbar, welche Positionen in der Tabelle zu einer Summe zusammengefasst werden. Zwischensummen können durch dünne farbige Linien, Endsummen durch dickere oder doppelt unterstrichene Linien optisch hervorgehoben werden.
Tipp: Geben Sie der Tabelle durch dezente Gitternetzlinien Struktur.
Für ein leichtes Lesen der Tabellen, vor allem dann, wenn sehr viele Spalten benötigt werden, sollten dezente horizontale Gitternetzlinien verwendet werden. Zur visuellen Abtrennung von Spalten werden dicke weiße Linien empfohlen. Alternativ können vertikale Gitternetzlinien auch komplett entfallen. Die Darstellung eines vollständigen Rasters mit dunklen horizontalen und vertikalen...
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