Der Anfang einer jeden Analyse von Effizienzpotentialen sollte mit einem kritischen Hinterfragen des bestehenden Portfolios erstellter Leistungen beginnen. Andernfalls wird im weiteren Verlauf z. B. die Erstellung von Reports optimiert, die gar nicht oder zumindest nicht mehr in der bisherigen Form benötigen werden.
Als ersten Effizienzhebel empfiehlt sich daher das Bereinigen und Optimieren des aktuellen Reporting-Service-Portfolios. Dazu eignet sich eine Bestandsaufnahme mit anschließender Definition des Leistungsverzichts und einer Leistungsoptimierung der verbleibenden Reports (siehe Abb. 3).
Abb. 3: Maßnahmen und Filter zur Optimierung des Reporting-Serviceportfolios
In der Bestandsaufnahme wird oft ein über Jahre entstandener Wildwuchs an Berichten festgestellt (viele redundante und nicht mehr benötigte, zum Teil widersprüchliche Berichte). Diesen Wildwuchs gilt es einzugrenzen und im Laufe einer kritischen Überprüfung durch einen bewussten Leistungsverzicht zu eliminieren.
Die nach dem Leistungsverzicht verbleibenden Berichte und Kennzahlen können im Rahmen einer Leistungsoptimierung weiter inhaltlich gebündelt werden. Auch das Design von Reports ist zu vereinheitlichen, um damit den Aufwand in deren Erstellung und Nutzung zu minimieren. Dazu empfehlen sich verbindliche Designstandards ("Styleguides") für eine wahrnehmungsoptimierte Darstellung der Informationen (bspw. unter Nutzung der International Business Communication Standards, IBCS). Weiter können die Berichtsfrequenz und der Umfang von Kommentaren – ggf. in Abstimmung mit den Empfängern – reduziert werden.
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