Digitalisierung im Controlling: Besondere Analyse von Daten / 7 Ganzheitlicher Ansatz zur Umsetzung der Digitalisierung

Für die vollständige Digitalisierung im Rechnungswesen, insbesondere im Controlling, ist ein ganzheitlicher Ansatz, der die Unternehmensgrenzen überschreitet, notwendig. Es gibt die einfachere Möglichkeit, durch Einzelschritte einige der beschriebenen Vorteile zu realisieren. Das ist bereits heute der Fall, wenn im Controlling BI-Systeme aufgebaut und Excel-Tabellen intensiv genutzt werden. Sollen jetzt weitere Schritte unternommen werden, ist immer darauf zu achten, dass die geleistete Arbeit für die Digitalisierung später auch im Gesamtkonzept genutzt werden kann. Einige der nun kurz beschriebenen Schritte zur weiteren Digitalisierung können entsprechend ausgeführt werden.

1. Bei der ausgesuchten Analyse wird für die Digitalisierung eine Trennung von den notwendigen Daten und der angewendeten Formel vorgenommen. Das ist notwendig, um eine neutrale Definition sowohl der Daten als auch der Berechnung durchführen zu können.
2. Die Datenquellen werden auf vorhandene oder mögliche Digitalisierung geprüft. Wichtig ist dabei eine brauchbare Definition, ein nutzbarer Zeitbezug, Zuverlässigkeit in der Verfügbarkeit und der Zugriff.
3. Die Berechnungen in der Analyse müssen in digitalen Abläufen durchgeführt werden können. Das ist immer der Fall, wenn keine Bewertungen durch Menschen notwendig sind.
4. Die Berechnungen werden programmiert, die so entstehenden Anwendungen werden mit den Datenquellen verbunden. Wenn dazu bereits Möglichkeiten im zentralen IT-System existieren, werden die Abläufe dort integriert. Ansonsten werden eigene Abläufe mit den aktuellen digitalen Hilfsmitteln geschaffen.
5. Wenn der digitale Ablauf aufgebaut ist, kann er anstelle des bisherigen analogen oder teildigitalisierten Ablaufs treten. Es entsteht ein großer Nutzen. Dieser kann noch erweitert werden, wenn die Digitalisierung auch auf den Anlass zur Analyse ausgeweitet wird. Die regelmäßige Analyse verändert sich zu einer Berechnung, die nur bei einer definierten Situation erfolgt.
6. Der letzte Schritt bis zur vollständigen Digitalisierung dieser einen Analyseaufgabe besteht in der Digitalisierung der Analyseergebnisse. Diese werden digital an die Empfänger der Berichte übertragen, entweder als spezielle Auswertung in Form von Listen und Grafiken oder als digitale Daten für die externe Anwendung.

Die Analyse ist damit digitalisiert. Die entstandenen Abläufe und Datenverbindungen müssen noch in das IT-System des Rechnungswesens integriert werden. Die Schnittstellen zum Datenaustausch werden zur Optimierung mit internen und externen Stellen verbunden. Eine solche optimale digitale Verbindung ist nicht immer problemlos und ohne Widerstand zu schaffen. Dann wird die entsprechende Analyse zumindest im Controlling soweit wie möglich digitalisiert, um zumindest einige Vorteile nutzen zu können.