Zuerst muss die jährliche Arbeitszeit ermittelt werden, die Sie und Ihre Mitarbeiter für Ihre Kunden arbeiten können. Dies lässt sich relativ einfach z. B. mit einer Excel-Arbeitsmappe umsetzen (s. Abb. 1).
2.1.1 Arbeitstage ermitteln
Ausgangsbasis sind die Kalendertage, abzüglich Sonntage, Samstage, Feiertage und anderer Ausfalltage, etwa für Krankheit. Zum Teil müssen Sie die restlichen Ausfallzeiten schätzen oder Sie nehmen die durchschnittlichen Fehlzeiten der letzten Jahre. Am Ende verbleibt die Anzahl der Tage, an denen Sie für Kunden arbeiten können. Die Anzahl der Tage wird mit der tariflichen oder durchschnittlichen täglichen Arbeitszeit Ihres Betriebes multipliziert.
Tarifliche Arbeitszeit
Ausgangsbasis ist immer die tarifliche Arbeitszeit, auch wenn Sie und Ihre Kollegen in der Realität mehr Stunden leisten. Hintergrund ist, dass es mit der tariflichen Arbeitszeit möglich sein muss, die Kosten zu verdienen und einen Gewinn zu erwirtschaften. Würde Ihre tatsächliche Arbeitszeit angesetzt, wird der Stundensatz verwässert. Die berechnete Stundenzahl gilt zunächst grundsätzlich für alle Beschäftigten.
2.1.2 Bruttostunden um unproduktive Zeiten reduzieren
Die ermittelten Bruttostunden, von im Beispiel knapp 1.690 Stunden, müssen nach unten korrigiert werden. Die Korrektur ist notwendig, weil Sie und Ihre Kollegen immer auch unproduktiv tätig sind. Unproduktiv bedeutet, dass Sie einen Teil Ihrer Arbeitszeit benötigen, um z. B. administrative Arbeiten, Reklamationsbearbeitung, Kundenbetreuung oder Neukundenakquise vorzunehmen. Diese Zeit steht Ihnen nicht zur Verfügung, um Kundenaufträge zu bearbeiten.
Schätzungen genügen zunächst
Die Zeit, die Sie und ggf. Ihre Mitarbeiter unproduktiv tätig sind, können Sie mit Aufschreibungen berechnen, z. B. indem Sie über einen längeren Zeitraum erfassen, wie viel Zeit Sie pro Tag produktiv bzw. unproduktiv arbeiten. Oder Sie schätzen den Anteil. Die Praxis zeigt, dass der Anteil unproduktiver Arbeiten meist zwischen 20 und 35 % liegt.
Wenn Sie zunächst z. B. 20 % unproduktive Zeit ansetzen, liegen Sie in einer für viele Betriebe realistischen Größenordnung und können sich detaillierte Aufzeichnungen sparen. In Einzelfällen ist die Ausfallzeit höher; ein niedrigerer Wert ist nur realistisch, wenn Sie in Ihrem Betrieb Bereiche bzw. Mitarbeiter haben, die sich z. B. ausschließlich um administrative Arbeiten oder Kundenakquise und -pflege kümmern und andere, die dafür weniger administrative Aufgaben haben.
Grundsätzlich gilt: Je höher der Anteil unproduktiver Arbeiten, desto höher der Stundensatz, den Sie Ihren Kunden in Rechnung stellen müssen. Denn Sie müssen Ihre Kosten auf eine geringere Anzahl Stunden verteilen.
Richtige Größenordnung wichtiger als rechnerische Perfektion
Bei der Berechnung der Arbeitszeiten und Stundensätze kommt es weniger darauf an, einen exakten Satz "auf die letzte Nachkommastelle" zu ermitteln. Entscheidend ist, dass die Größenordnung stimmt und dass es Ihnen möglich ist, mit den Stundensätzen Ihre Kosten zu decken sowie einen Gewinn zu erwirtschaften.
Falls es die Marktlage zulässt, sollten Sie die berechneten Stundensätze auf volle Euro-Beträge aufrunden. Dann haben Sie noch etwas "Luft", um evtl. Schwankungen oder ungeplante Erhöhungen besser auszugleichen.
2.1.3 Arbeitszeitplanung für unterschiedlich qualifizierte Mitarbeiter oder mehrere Kostenstellen
Die Arbeitszeit- oder Stundenplanung können Sie für Mitarbeiter unterschiedlicher Qualifikationen oder für Kostenstellen differenziert vornehmen. Abb. 1 zeigt, dass Seniorpartner einen höheren unproduktiven Anteil haben als die anderen Partner. Dies ist in der Praxis häufig der Fall, weil Mitarbeiter mit großer Berufserfahrung und einem ausgeprägten Netzwerk tendenziell mehr Zeit mit der Pflege von Geschäftsbeziehungen verbringen als andere Mitarbeiter.
Bspw. werden erfahrene Mitarbeiter gezielt von Kunden verlangt oder angesprochen und es lassen sich weniger Arbeiten an "administrative" Mitarbeiter abgeben. Anders bei den restlichen Partnern im Beispiel: Hier ist der Anteil unproduktiver Zeit niedriger, weil das Unternehmen 2 Mitarbeiter in Vertrieb und Verwaltung hat. Somit entfallen bestimmte unproduktive Arbeiten bei den Partnern und die Zahl der produktiven Stunden steigt.
Je nach Qualifikationsgrad bzw. Tätigkeit liegt die Zahl der produktiven Stunden meist zwischen 1.350 bzw. rd. 1.520 Stunden. Die um unproduktive Zeiten bereinigte Stundenzahl wird nun mit der Anzahl der Mitarbeiter multipliziert und Sie erhalten die Stunden, die die Beschäftigten für Ihre Kunden leisten können. Insgesamt kann der Beispielbetrieb etwa 27.000 Produktivstunden pro Jahr erbringen. Diesen Wert können Sie auch für die Folgejahre verwenden, soweit sich keine gravierenden Änderungen, z. B. neues Personal, Abgänge oder unproduktiven Arbeiten ergeben.
Die Mitarbeiter aus Vertrieb und Verwaltung arbeiten vollständig unproduktiv i. S. d. Definition. Die Kosten für die administrativen Beschäftigten werden später in die Berechnung der Stundensätze einbezogen.
Abb. 1: Berechnung der Arbeitszeit
Arbeit mit der Excel-Arbeitshilfe
Wenn Sie mit der Excel-Lösung arbeiten, sollten Sie folgende Punkt...
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