Controlling: Einfaches Controlling für Kleinunternehmen / 3 Controllingunterstützung von außen

Viele erfolgreiche Unternehmer sind anerkannte Fachleute auf ihren Spezialgebieten wie Technik, Vertrieb oder Entwicklung. Die meist vorhandenen betriebswirtschaftlichen Grundkenntnisse reichen jedoch selten aus, um ein funktionsfähiges Controlling selbst aufzubauen. Hier muss fremdes Know-how beschafft werden, entweder in Form von entsprechend qualifizierten Mitarbeitern oder, für Kleinunternehmen eher wirtschaftlich vertretbar, durch externe Stellen.

3.1 Der Steuerberater

Die meisten Kleinunternehmen verfügen bereits über eine externe Anlaufstelle für die Verarbeitung von Unternehmenszahlen, den Steuerberater. Dieser übernimmt die Beratung des Unternehmers in steuerrechtlichen Fragen und optimiert gemeinsam mit seinem Mandanten die unternehmerischen Entscheidungen in steuerlicher Sicht. In manchen Fällen führt der Steuerberater auch die Buchhaltung des Kleinunternehmens und rechnet das Personal ab.

Alle Daten des Unternehmens aus der Buchhaltung liegen dem Steuerberater bereits vor. Das System der Steuerberater, Datev, liefert aus diesen Daten auch erste Ergebnisse, die nach Kostenrechnung und Controlling aussehen. Doch daraus die Eignung des Steuerberaters als externe Hilfe für den Aufbau eines Controllingsystems abzuleiten, geht zu weit.

• Der Steuerberater kann aus seinen Systemen Zahlen und Auswertungen liefern. Berühmt dafür ist die BWA von Datev.
• Der Steuerberater kann bei individuellen und wichtigen Einzelentscheidungen einige Kennzahlen berechnen (ROI, Deckungsbeiträge, Wirtschaftlichkeit) und bei deren Beurteilung helfen.
• Für das laufende Controlling der üblichen Geschäfte sind nicht wenige Steuerberater zu langsam, zu teuer und zu wenig Fachmann auf dem jeweiligen Unternehmensgebiet. Wenn der Steuerberater Probleme in den Zahlen seines Klienten entdeckt, ist es meist zu spät.

3.2 Der Unternehmensberater

Die letzte Aussage für den Steuerberater, zu teuer, zu langsam und zu wenig Fachmann, gilt auch für einen Unternehmensberater. Dieser kann helfen vor allem bei weitreichenden Entscheidungen wie der Eroberung neuer Märkte. Hier leistet der Controller auch individuelle Arbeit bei der Beschaffung und Bewertung von Informationen. Vor allem kann der Unternehmensberater helfen, funktionierende und auf das jeweilige Kleinunternehmen zugeschnittene Controllingsysteme zu entwickeln. Folgende Fragen werden gemeinsam mit dem Unternehmer beantwortet:

• Welche Daten werden für die wichtigsten Entscheidungen und Analysen regelmäßig benötigt?
• Wann müssen die Daten aus den Unternehmenswerten errechnet und vorgelegt werden?
• Woher stammen die dafür notwendigen Informationen?
• An wen werden die Daten berichtet und in welcher Form geschieht dies?

Ziel ist es, ein System für den täglichen Gebrauch zu schaffen. Die spätere Nutzung, also das Füllen mit Daten und die Auswertung und Analyse der Informationen erfolgt dann im System des Unternehmens selbst oder durch die Verarbeitung der Buchhaltungsdaten beim Steuerberater.

Praxis-Tipp

Staatliche Förderung

Unternehmensberatung ist teuer. Da auch die staatlichen Stellen erkannt haben, dass gerade kleine Unternehmen externe Hilfe benötigen, gibt es Zuschüsse zur Beratung von der EU, vom Bund und von den Ländern. Vor allem junge Unternehmen können davon profitieren. Fragen Sie Ihre Bank oder Ihren Steuerberater oder informieren Sie sich bei der KfW Bank (www.kfw.de).

3.3 Die IT-Lösung

Die in vielen Kleinunternehmen eingesetzte IT-Anwendung für die Buchhaltung kann in vielen Fällen durch zusätzliche Daten und Abläufe als Basis für ein eigenes Controlling genutzt werden. Dazu werden die mit Hilfe der Berater aufzubauenden Strukturen weitestgehend mit den vorhandenen IT-Lösungen verknüpft. Verbunden mit zusätzlichen Auswertungen, die jeweils individuell z. B. mit Excel geschaffen werden können, ergibt sich ein regelmäßiges Berichtswesen, das Kennzahlen und Berichte für wichtige Inhalte bereitstellt. Durch die fortschreitende Digitalisierung entstehen immer mehr digitale Schnittstellen, über die die wachsende Zahl digitaler Daten automatisch in ein standardisiertes Controllingsystem fließen können. So kann die Qualität der Daten verbessert und die Geschwindigkeit der Controllingarbeit erhöht werden.

Achtung

Verantwortung bleibt

Trotz aller externer Hilfen und der IT-Unterstützung bleibt der Unternehmer weiterhin verantwortliche für seine Handlungen und Entscheidungen. Er wird lediglich unterstützt durch regelmäßige Controllinginformationen, an notwendige Entscheidungen zu denken. Gleichzeitig verbessert das Controlling auch aus externen Quellen die Informationsbasis für tägliche oder außergewöhnliche Entscheidungen.