Die Excel-Tabellen der Musterdatei helfen Ihnen dabei, Ihr Budget systematisch selbst aufzustellen. Grundsätzlich können Sie die gleichen Dateien dazu verwenden, die Vorjahreswerte oder die aktuellen Werte des laufenden Jahres aufzubereiten. Sie können dann die Tabellen für die Berechnung von Abweichungen verwenden.
4.1 Die Stammdaten
Zunächst müssen die Stammdaten für die Produkte und Kunden erfasst werden (s. Abb. 4). Dazu wird eine eindeutige Produktnummer mit einer Produktbezeichnung eingegeben. Sollen auch Verdichtungen mit Produktgruppen betrachtet werden, kann in der Spalte "Gruppe" der Name dieser Gruppe erfasst werden.
Ähnliches gilt für die Kunden. Neben der eindeutigen Kundenummer und dem Namen des Kunden wird auch eine Kundengruppe eingegeben. Die Spalten "Absatz" und "Umsatz" bei den Produkten füllen sich später automatisch, wenn die Bewegungsdaten erfasst werden. Das gilt auch für den Umsatz der Kunden.
Abb. 4: Stammdaten Produkte und Kunden
Produktgruppen statt Einzelprodukte
Wenn Sie anstelle einzelner Produkte lieber Ihre Produktgruppen budgetieren wollen, erfassen Sie einfach die Gruppen anstelle der Produkte. Sie müssen dann nur die Absatzzahlen relativieren, da unterschiedliche Produkte addiert werden.
Wenn Sie Ihre Kunden nicht einzeln planen wollen, erfassen Sie einfach keine Kundendaten. Um auch die Kundenaussagen aus der Planung zu erhalten, können Sie mit einem Gesamtkunden arbeiten (z. B. Kundenummer 1; Name: Gesamt).
Bereits die Stammdatenerfassung beinhaltet eine Planungsaufgabe. Sie müssen zu diesem Zeitpunkt entscheiden, ob Sie neue Produkte und neue Kunden für das zu budgetierende Jahr einbeziehen wollen. Falls ja, müssen diese in den Stammdaten erfasst werden. Wenn Sie noch nicht genau wissen, welches Produkt in das Programm aufgenommen wird oder welcher Kunde neu gewonnen werden kann, dann verwenden Sie Platzhalter wie NEUES PRODUKT 1 oder NEUKUNDE X.
4.2 Die Planung von Absatz und Umsatz
Im nächsten Schritt erfolgt die Eingabe der Planwerte für Absatz und Umsatz. Die Kundennummer und die Produktnummer müssen eingegeben werden. Gruppe und Bezeichnung erscheinen jeweils aus den bereits erfassten Stammdaten. Die Planmenge je Produkt und Kunde wird erfasst, ebenso der Planpreis. Der Umsatz für diese Produkt-Kunde-Kombination wird errechnet. Es können nur die Produkte und Kunden geplant werden, die in den Stammdaten angelegt wurden.
Importmöglichkeiten der Tabellenkalkulation nutzen
Grundsätzlich können Sie bei der Erfassung von Daten für diese Excel-Tabelle alle Verknüpfungen und Importmöglichkeiten der Tabellenkalkulation nutzen. Sie können sich dabei viel manuelle Erfassungsarbeit sparen. Wenn z. B. die Tabelle bereits für das Budget des letzten Jahres genutzt wurde, können Sie die Stammdaten daraus kopieren. Oder Sie importieren die Plandaten aus den Excel-Tabellen Ihrer Vertriebsmitarbeiter.
4.3 Die Beschaffungskosten
Aus der Absatz- und Umsatzplanung werden für die Planung der Beschaffungskosten die Mengen in die entsprechende Tabelle übernommen. Angezeigt werden alle Produkte aus den Stammdaten mit den entsprechenden Mengen. Auf dieser Grundlage werden die einzelnen Produktbeschaffungspreise pro Einheit geschätzt und in die Tabelle eingetragen. Die Summe der Beschaffungskosten je Produkt wird automatisch errechnet. Oberhalb der Spalte Beschaffungskosten wird die Summe aller Produktbeschaffungskosten addiert. Hier zeigt sich das Einkaufsvolumen des Unternehmens (s. Abb. 5).
Abb. 5: Planung von Beschaffungspreisen
4.4 Der Rohgewinn als erstes Ergebnis
Bereits an dieser Stelle des Planungsprozesses können als erste Ergebnisse die Rohgewinne für das Planjahr abgerufen werden. Üblich ist es, den Gesamtrohgewinn zu betrachten und die Rohgewinne pro Produkt. Diese Informationen liefert das Excel-Blatt Artikelauswertung (s. Abb. 6).
Abb. 6: Rohgewinne aus der Budgetierung
In der Zeile oberhalb der Spaltenbeschriftung werden die Gesamtwerte für das Unternehmen angegeben. In dem obigen Bespiel wird ein Gesamtrohgewinn von 1.166.711 EUR angegeben. Das sind 41,9 % vom Verkaufserlös. Darunter werden die Rohgewinne je Produkt aufgeführt.
Gleichzeitig werden in diesem Blatt alle Planwerte der Produkte angezeigt, also der Planabsatz, der Planverkaufspreis, der Planbeschaffungspreis und der Planrohgewinn. Reicht der Planrohgewinn nicht aus, können hier Veränderungen geprüft werden.
4.5 Die Planung der Kosten
Die Planung der Kosten kann als Gesamtwert für das Unternehmen erfolgen oder für unterschiedliche Unternehmensbereiche (Kostenstellen). Bis zu acht Kostenstellen sind vorgesehen. Sind keine Kostenstellen vorhanden, bleiben die Felder einfach leer. Geplant werden bestimmte Kostenarten.
Da die Wichtigkeit einzelner Kostenarten je Unternehmen unterschiedlich ist, können Sie die Bezeichnungen und damit die Kostenarten ändern und ergänzen. Werden einzelne Kostenstellen geplant, werden die Summen der Kostenarten für das Gesamtunternehmen im oberen Bereich der Tabelle angezeigt.
Nachkommastellen und nicht gerundete Planwerte
Sie dürfen nie vergessen, dass es sich dabei um Planwerte mit einer gewissen Ungenauigkeit handelt. Nachko...
Das ist nur ein Ausschnitt aus dem Produkt Controlling Office. Sie wollen mehr?
Jetzt kostenlos 4 Wochen testen
Anmelden und Beitrag in meinem Produkt lesen