Betriebs- und Geschäftsausstattung / 3 Abgrenzungsfragen: Welche Kriterien geprüft werden ...

Dipl.-Finanzwirt (FH) Nikolaus Zöllner

3.1 Reparatur/Instandhaltung

Aufwendungen für Betriebs- und Geschäftsausstattung können aktivierungspflichtig sein oder auch als Aufwand/Betriebsausgaben behandelt werden; bspw. im klassischen Fall von Erhaltungsaufwand. Werden Teile eines Vermögensgegenstands der Betriebs- und Geschäftsausstattung ersetzt, geht die ständige Rechtsprechung von Erhaltungsaufwand aus. Dies wäre bspw. beim Austausch eines (defekten) Motors eines höhenverstellbaren Bürotisches der Fall.

Hinweis

Spezielle Aufwandskonten für Reparaturen und Instandhaltungen

Die meisten Kontenrahmen bieten für Reparatur- und Instandhaltungsaufwendungen von Betriebs- und Geschäftsausstattungen spezielle Aufwandskonten an. Im DATEV-Kontenrahmen sind dies insbesondere die Konten 4805 (SKR03) und 6470 (SKR04) mit der Kontobeschriftung "Reparaturen und Instandhaltungen von anderen Anlagen und Betriebs- und Geschäftsausstattung".

Wird durch die Aufwendungen jedoch die Substanz einer Betriebs- und Geschäftsausstattung vermehrt (Erweiterung) oder über den ursprünglichen Zustand erheblich verbessert (Ausbau), können grundsätzlich nachträgliche Anschaffungskosten vorliegen. Im Falle eines Bürotisches wäre das bspw. der Fall, wenn dieser nachträglich mit einer Funktion ausgestattet wird, die ihn höhenverstellbar macht – auch wenn dies Büromöbel-bautechnisch vermutlich herausfordernd und wirtschaftlich unrentabel wäre.

3.2 Anlagevermögen oder Umlaufvermögen

Für aktivierungspflichtige Anschaffungen im Bereich der Betriebs- und Geschäftsausstattung ist die Frage der Zugehörigkeit zum Anlage- oder Umlaufvermögen zu beantworten. Diese Entscheidung ist gemäß der Zweckbestimmung des Gegenstandes zu treffen. Dem Anlagevermögen sind solche Betriebs- und Geschäftsausstattungen zuzuordnen, die dazu bestimmt sind, dem Geschäftsbetrieb des Unternehmens auf Dauer zu dienen.^{^[1]} Dies dürfte für die meisten Vermögensgegenstände der Betriebs- und Geschäftsausstattung der Fall sein. Allerdings ist eine Zuordnung zum Umlaufvermögen auch denkbar; dann nämlich, wenn kleinere Vermögensgegenstände der allgemeinen Betriebs- und Geschäftsausstattung vorliegen, bei denen mit deren Einsatz in der Praxis ein sofortiger Verbrauch angenommen wird. Dann werden diese grundsätzlich wie Betriebsstoffe eingestuft und sind als Vorräte im Umlaufvermögen zu erfassen.

Praxis-Beispiel

Betriebs- und Geschäftsausstattung im Anlagevermögen

Das Unternehmen Tischkauf AG kauft für den Betrieb einen höhenverstellbaren Schreibtisch für 1.500 EUR, der im Büro des Vorstands zum Einsatz kommt. Da der aktivierungspflichtige Vermögensgegenstand auf Dauer dem Geschäftsbetrieb dienen wird, ist er dem Anlagevermögen zuzuordnen und dort zu aktivieren.

Praxis-Beispiel

Betriebs- und Geschäftsausstattung im Umlaufvermögen

Das Bauunternehmen Jo-wir-schaffen-das GmbH erwirbt für die aktuellen Baustellen mehrere Schaufeln und Schubkarren. Grundsätzlich dienen diese Gegenstände auf Dauer dem Geschäftsbetrieb; da es sich um kleinere Vermögensgegenstände der allgemeinen Betrieb- und Geschäftsausstattung handelt, wird bei deren Gebrauch ein Verbrauch angenommen und sie werden unter den Vorräten im Umlaufvermögen aktiviert.

[1] § 247 Abs. 2 HGB.

3.3 Technische Anlagen und Maschinen

In der Praxis kann es mitunter Abgrenzungsprobleme bei Betriebs- und Geschäftsausstattung mit der Bilanzposition "technische Anlagen und Maschinen"^{^[1]} geben. Grundsätzlich gehören Vermögensgegenstände, die unmittelbar dem betrieblichen Produktionsprozess dienen, zu den "technischen Anlagen und Maschinen". Dies ist bei einer Produktionsanlage wie einer Stanzmaschine eindeutig und klar. Der Übergang zur nur mittelbaren Verwendung beim Produktionsprozess ist – wie so oft im buchhalterischen Leben – schleichend. Insbesondere im Zuge der immer stärkeren Vernetzung der Produktionsanlagen mit den betrieblichen IT-Systemen sind diese Abgrenzungsfragen keine Seltenheit.

[1] § 266 Abs. 2 A.II.2 HGB.

3.4 Andere Anlagen

In früheren Bilanz-Zeiten gab es nach damaligem Recht nur die Bilanzposition mit der Bezeichnung "Betriebs- und Geschäftsausstattung"; erst später kamen die "anderen Anlagen" hinzu. Damit wollte der handelsrechtliche Gesetzgeber eine Auffangposition für Vermögensgegenstände des Sachanlagevermögens generieren, die nicht unter "Grundstücke und Bauten" oder "technische Anlagen und Maschinen" fallen und nur einen mittelbaren Bezug zur Leistungserbringung haben. Eine strenge Trennung zwischen "andere Anlagen" und "Betriebs- und Geschäftsausstattung" ist nicht wesentlich, da beide in die gleiche Bilanzposition fließen. Eine gesetzliche Definition findet sich daher nicht. Behelfen kann sich der Rechnungswesen-Praktiker nur, indem er die Vermögensgegenstände, die keine technischen Anlagen und Maschinen (dienen unmittelbar der Leistungserbringung) sind und keine Betriebs- und Geschäftsausstattung darstellen, den "anderen Anlagen" zuordnet.

Praxis-Beispiel