Die Vielzahl unterschiedlicher Tätigkeiten in der Beschaffung und die teilweise gegensätzlichen Ziele (beispielsweise geringe Kapitalbindung durch Lagerstandsreduzierung vs. Prozesssicherheit in der Produktion durch höhere Sicherheitsbestände im Beschaffungsbereich) machen eine Koordination der Beschaffungshandlungen notwendig. Sie müssen geplant und gesteuert sowie mit den Zielen des Gesamtunternehmens und anderer Unternehmensbereiche abgestimmt werden, was die Einführung eines Controllingsystems für die Beschaffung sinnvoll macht. Ein solches Beschaffungscontrolling ermöglicht als Subsystem des Beschaffungsmanagements über einen Controlling-Kreislauf (Planung, Kontrolle, Information) eine zukunfts-, engpass-, informations- und zielorientierte Steuerung und Koordination der Beschaffung (s. Abb. 2). Zusätzliche beratende Unterstützung des Beschaffungsmanagements soll rationale Entscheidungen sicherstellen und so die Reaktions- und Adaptionsfähigkeit erhöhen.
Abb. 2: Der Controllingkreislauf[1]
Eine Controllingkonzeption für die Beschaffung richtet sich somit an den Bedürfnissen des Beschaffungsmanagements aus, indem sie (betriebswirtschaftlichen) Service und Entscheidungsunterstützung bietet und so die effiziente und effektive Gestaltung der Versorgung eines Unternehmens sichert.[2] Durch die institutionalisierte Planung, Kontrolle und Informationsversorgung können Kosten- und Nutzenpotenziale wie auch Chancen und Risiken frühzeitig erkannt und damit eine aktive Steuerung ermöglicht werden. Neben der Optimierung der Beschaffungsobjekt-, Prozess- und Transportkosten (Planung, Steuerung und Kontrolle der Material- und Güterflüsse sowie des Beschaffungsbereiches), wurden ab den 2000er-Jahren auch die Handlungsfelder Management der Lieferanten, Beschaffungsprogramm und Zahlungsströme relevant.[3]
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