Berichtswesen und Kennzahlen: Maßnahmen zur Optimierung / 1.2 Anforderungen und Rahmenbedingungen

Um die Ziele erreichen zu können, ist es notwendig, neben den eigentlichen Berichtsinhalten einige allgemeine Rahmenbedingungen festzulegen und zu beachten. Ziel ist der Aufbau einer einheitlichen, transparenten und verbindlichen Berichtsstruktur für den jeweiligen Betrieb. Auf folgende Aspekte sollte dabei besonderer Wert gelegt werden:

• Zunächst gilt es, Art und Umfang der Informationsversorgung je Abteilung bzw. Bereich detailliert festzulegen, z. B. Texte, Kennzahlen, Tabellen, Grafiken. Dazu gehört auch die Festlegung, ob ein Bericht in Papierform oder per EDV zur Verfügung gestellt werden soll.
• Die Berichtsintervalle (z. B. monatlich) und konkreten Erscheinungstermine (z. B. jeden ersten Montag im Monat um 10 Uhr in der wöchentlichen Geschäftsführungsrunde) sollten verbindlich festgelegt werden.
• Bei unterschiedlichen Hierarchieebenen sollte über ein mehrstufiges und unterschiedlich detailliertes Konzept nachgedacht werden. Die Informationen für die Geschäftsleitung sollten dabei noch komprimierter ausfallen als die Informationen für die Führungskräfte der zweiten Reihe.
• Bei ergänzenden Präsentationen vor den Führungskräften: Der gewünschte Präsentationsrahmen und die Präsentationsinhalte sollten verbindlich beschlossen werden. In Frage kommt z. B. die Darstellung aller Berichte innerhalb der monatlichen Geschäftsleitungsrunde oder die vorherige Festlegung auf ein bzw. mehrere Themen oder ein rollierendes System, bei dem jeden Monat eine andere Abteilung ausführlich und die restlichen Bereiche lediglich "am Rande" besprochen werden.
• Für jede Abteilung sollten Verantwortliche und Ansprechpartner für Fragen und für die Lösungssuche festgelegt und in die Arbeiten mit einbezogen werden.
• Für jeden Bericht und jede Kennzahl müssen eindeutige Daten- und Informationsquellen benannt werden, um für Datenkonsistenz zu sorgen. Das Ziel muss es sein, stets die gleichen Quellen für einen Bericht zu verwenden. Änderungen der Daten- bzw. Quellenbasis sollten dokumentiert und kommuniziert werden, um Missverständnisse zu vermeiden.
• Je Abteilung sollten maximal 5-8 Sachverhalte oder Kennzahlen festgelegt werden, die im Rahmen des Reportings regelmäßig zu präsentieren sind. Besteht der Wunsch nach mehr Informationen, sollten diese von Kostenrechnung oder Controlling selbstverständlich zur Verfügung gestellt werden, aber nicht Bestandteil des "offiziellen" Reportings sein.
• Struktur, Formate und Layout sollten für jeden Bericht festgelegt werden. Dabei sollte man darauf achten, dass es ein "Gesamtlayout" für das Reporting gibt, die einzelnen Berichte aber weitgehend individuell gestaltet werden können. Zum "Gesamtlayout" gehört zum Beispiel, dass Berichtsnamen, Datumsfelder, Verantwortlichkeiten oder Termine stets an der gleichen Stelle stehen, um eine leichtere Orientierung zu ermöglichen. Hilfreich ist es auch, wenn alle Berichte in Bezug auf die Struktur gleich aufgebaut werden. Beispielsweise können alle Berichte drei Teile haben. Im oberen Teil stehen die Daten aus der Vergangenheit einschließlich der Abweichungen, im mittleren Teil wird auf die Ursachen eingegangen und am Ende steht der wichtige Ausblick auf das voraussichtliche Ergebnis am Jahresende.
• Das Reporting sollte zudem modular aufgebaut werden, um Elemente aus einzelnen Berichten herausnehmen und in andere Darstellungen übernehmen zu können (diese Anforderungen sind über EDV-Lösungen meist problemlos umzusetzen). Dies ist vor allem dann hilfreich, wenn aus mehreren internen Berichten Informationen für Dritte zusammenzustellen sind.
• Da sich sowohl die Anforderungen der Empfänger als auch das Wirtschaftsgeschehen insgesamt ständig ändern, sollten verbindliche Termine zur regelmäßigen gemeinsamen Überprüfung des Berichtswesens und seiner Inhalte festgelegt werden (s. auch Kapitel 6 "Inhalte und Darstellungen regelmäßig überprüfen"). Grundsätzlich sollte man vermeiden, dass einzelne Bereiche oder Führungskräfte die Inhalte eigenmächtig ohne Rücksprache mit den anderen Abteilungen verändern.
• Um Berichte als solche übersichtlich und transparent zu halten, empfiehlt es sich zudem, Zahlendarstellungen möglichst als ganze Zahlen, maximal mit einer Dezimalstelle zu wählen. Ggf. können ein bis drei besonders wichtige Sachverhalte optisch hervorgehoben werden, z. B. durch farbliche Kennzeichnung, fette Schrift, Unterstreichungen oder Pfeile.