Berichte pyramidal strukturieren: Management Reports empfängerorientiert auf den Punkt bringen

Zusammenfassung

Pyramidale Strukturen stellen konsequent Ergebnisse in den Vordergrund. Die für den Leser wichtigen Botschaften stehen prägnant am Anfang. Erst danach folgt eine systematische Untermauerung mit konkretisierenden oder begründenden Zahlen.

Pyramidale Strukturen gehen auf die Bedürfnisse des Lesers ein. Statt langer Herleitung erkennt er gleich die wesentlichen Botschaften. Wie bei der Tageszeitung entscheidet er selbst, ob und wo Vertiefung notwendig ist.

Dank ihrer klaren Ergebnisorientierung verbreiten sich pyramidale Strukturen im geschäftlichen Umfeld zunehmend. Das Controlling ist angesichts weiter steigender Komplexität mehr denn je gefordert, wesentliche Erkenntnisse auf den Punkt zu bringen und schlüssig zu vermitteln. Pyramidale Strukturen unterstützen den Wandel vom Zahlenlieferanten zum Berater des Managements.

1 Controller generieren und ordnen immer stärker wachsende Informationsmengen

1.1 Die generierten Informationen werden komplexer

Die Informations­fülle des Controllings steigt unaufhaltsam

Kein Zweifel, Controller sind fleißige Menschen. Sie betrachten Unternehmensentwicklungen aus zahlreichen unterschiedlichen Perspektiven. Sie analysieren Zahlen unterschiedlicher Divisionen, Regionen, Produkte, Prozessschritte und vieler weiterer Dimensionen. Und sie berücksichtigen immer mehr Dimensionen.

Teilweise werden sie gezwungen, weil die reale Welt stetig komplexer wird und sie das abbilden müssen. Bietet ein Unternehmen etwa eine neue Produktdifferenzierung an, so wird das Controlling die Ergebnisse differenziert darstellen. Teilweise treiben die Controller die Komplexität ihrer Arbeit selbst voran, weil sie neue Erhebungsmöglichkeiten einsetzen. Dank neuer Technologien lassen sich schier unendliche Informationsmengen erheben und analysieren.

1.2 Logisches Denken schafft Ordnung

Logikregeln "Überschneidungs­frei" und "Erschöpfend" machen Komplexität handhabbar

Controller beherrschen i. d. R. logisch-stringente Denkstrukturen. Sie gliedern komplexe Informationen in schlüssige Teilbereiche. Mit dieser Fähigkeit unterscheidet sich der Controller grundsätzlich von kreativen Berufen; in seiner Denkweise ähnelt er eher dem Juristen oder Mathematiker. Dabei beherzigt er vor allem zwei wichtige Logikregeln:

1. Er schafft überschneidungsfreie Teilmengen.
2. Er sichert die Vollständigkeit dieser Teilmengen.

Barbara Minto hat hierfür die griffige englische Abkürzung MECE geschaffen: Mutualy exclusive, collectively exhaustive.

Überschneidungsfreie Gliederungen erlauben auch bei großen Informationsmengen eindeutige Zuordnungen. Aus der Vielschichtigkeit der Inhalte entstehen zunächst Interpretationsspielräume. Der Controller schließt diese, indem er konsequent disjunkte Einheiten schafft. In seinen Gliederungen vermeidet er Redundanzen. Bei Schnittmengen differenziert er zwischen zwei unterschiedlichen Betrachtungswinkeln. Und für Teilmengen stellt er tiefere Detaillierungsebenen dar. Wenn nur überschneidungsfreie Teilkategorien übrig bleiben, ist die Struktur stringent und für jedermann leicht nachvollziehbar.

Erschöpfende Gliederungen gewährleisten eine vollständige Betrachtung des Ganzen. Mathematisch leicht nachvollziehbar führt nur die Summe alle Teilmengen zur Gesamtmenge. Der Controller überträgt diese banal erscheinende Logikregel auch auf nichtmathematische Themen. Er stellt etwa sämtliche Standorte dar, um ein erschöpfendes Bild zu zeichnen. Bei Bedarf schafft er eine Gliederungseinheit "Sonstiges" als Sammelbecken für alle zuvor nicht abgedeckten Teile. Dieses Tricks bedient sich ja auch das Handelsgesetzbuch, wenn es die Aufwandsarten in Material-, Personalaufwand, Abschreibungen und sonstigen Aufwand unterteilt.

Bei beiden Logikregeln profitiert der Controller von seiner zahlengestützten Arbeit. Er kann seine Gliederungen durch Summenbildung leicht mathematisch prüfen. Wie das Beispiel zeigt, liegen auch gesetzlichen oder betriebswirtschaftlichen Normen entsprechende logische Strukturen zugrunde. Auch der Aufbau von IT-Systemen befolgt die Regeln. In der Folge ist den meisten Controllern logisch-stringentes Denken in Fleisch und Blut übergegangen.

Controlling ist schlüssige Grundlage für die Unternehmens­führung

Dank dieser Fähigkeit beherrscht der Controller immer umfangreichere Informationsmengen. In einem komplexeren Umfeld nimmt er unterschiedliche Perspektiven ein. Er analysiert seine Zahlen, deckt dabei relevante Entwicklungen auf und kann diese dem Management berichten.

2 Viele Controller kommunizieren an den Bedürfnissen der Empfänger vorbei

2.1 Dem Leser fehlen Aussagen und Ergebnisfokussierung

Leider steigt mit der Masse der Informationen nicht die Beliebtheit von Management Reports

Trotz beeindruckender Vielschichtigkeit und Umfänge sind viele Controlling-Berichte beim Management nicht sehr beliebt – und das nicht nur wegen möglicherweise schlechter Nachrichten, die sie notgedrungen zuweilen vermitteln müssen. Die in Kapitel 1 beschriebene logisch-stringente Denkweise ist eine wesentliche Kompetenz des Controllers. Aber sie reicht für erfolgreiche Kommunikation nicht aus. Der Empfänger stellt dafür zwei weitere, mindestens ebenso wichtige Anforderungen: Er braucht verständliche Botschaften statt schlichter Kennzahlen. Und er braucht Top-down-Ergebnisorientierung statt schrittweiser Herleitung....