Die Finanzbehörde hat das Recht, die mithilfe eines Datenverarbeitungssystems (DV-System) erstellten und aufbewahrungspflichtigen Unterlagen durch Datenzugriff zu prüfen.[1]
Datenzugriff nur während der Außenprüfung
Das Recht auf Datenzugriff steht der Finanzbehörde nur im Rahmen steuerlicher Außenprüfungen zu.
Durch die Regelungen zum Datenzugriff wird der sachliche Umfang der Außenprüfung[2] nicht erweitert, er wird lediglich durch die Prüfungsanordnung[3] bestimmt.
Umfang und Ausübung des Rechts auf Datenzugriff
Gegenstand der Prüfung sind die nach steuer- und außersteuerlichen Vorschriften aufzeichnungspflichtigen und die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen.[4] Hierfür muss der Unternehmer insbesondere die Daten der Finanzbuchhaltung, der Anlagenbuchhaltung, der Lohnbuchhaltung und aller Vor- und Nebensysteme für den Datenzugriff bereitstellen.[5] Die Art der Außenprüfung ist hierbei unerheblich. Beispielsweise können die Daten der Finanzbuchhaltung auch Gegenstand der Lohnsteuer-Außenprüfung und Umsatzsteuer-Sonderprüfung oder einer Lohnsteuer- bzw. Umsatzsteuer-Nachschau sein.
Der Prüfer darf auch System-Beschreibungen anfordern
Neben den Daten müssen auch z. B. Beschreibungen zu Tabellen, Feldern, Verknüpfungen und Auswertungen zur Verfügung gestellt werden.
Die Finanzverwaltung kann auch verlangen, dass während der Außenprüfung ein Datenzugriff auf die außersteuerlichen Daten ermöglicht wird
Ein Steuerpflichtiger stellt aus dem PC-Kassensystem nur Tagesendsummen zur Verfügung. Die digitalen Grund(buch)aufzeichnungen (Kasseneinzeldaten) wurden archiviert, aber nicht zur Verfügung gestellt.
Ein Steuerpflichtiger stellt für die Datenträgerüberlassung nur einzelne Sachkonten aus der Finanzbuchhaltung zur Verfügung. Die Daten der Finanzbuchhaltung sind archiviert.
Ein Steuerpflichtiger ohne Auskunftsverweigerungsrecht stellt Belege in Papierform zur Verfügung. Die empfangenen und abgesandten Handels- und Geschäftsbriefe und Buchungsbelege stehen in einem Dokumenten-Management-System zur Verfügung.
Das allgemeine Auskunftsrecht des Prüfers[6] und die Mitwirkungspflichten des Steuerpflichtigen[7] bleiben hierbei unberührt.
Bei der Ausübung des Rechts auf Datenzugriff stehen der Finanzbehörde nach dem Gesetz 3 gleichberechtigte Möglichkeiten zur Verfügung:
- unmittelbarer Datenzugriff (Z1),
- mittelbarer Datenzugriff (Z2) sowie
- Datenträgerüberlassung (Z3).
Die Entscheidung, von welcher Möglichkeit das Finanzamt im Rahmen einer Außenprüfung Gebrauch macht, steht im Ermessen der Verwaltung. Falls es erforderlich ist, kann sie auch nebeneinander mehrere Möglichkeiten in Anspruch nehmen.
Unmittelbarer Datenzugriff
Die Finanzbehörde hat das Recht, selbst mittels eines Nur-Lesezugriffs mithilfe der betrieblichen Hard- und Software Einsicht in die elektronisch gespeicherten Daten zu nehmen. Dies schließt eine Fernabfrage (Online-Zugriff) auf das System des Steuerpflichtigen aus. Der Nur-Lesezugriff umfasst das Lesen und Analysieren der Daten unter Nutzung der im DV-System vorhandenen Auswertungsmöglichkeiten, z. B. Filtern und Sortieren.
Mittelbarer Datenzugriff
Das Finanzamt kann vom Steuerpflichtigen auch verlangen, dass er an ihrer Stelle die aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten nach ihren Vorgaben maschinell auswertet oder von einem beauftragten Dritten maschinell auswerten lässt, um anschließend einen Nur-Lesezugriff durchführen zu können.
Hier gibt es jedoch Grenzen. Das Finanzamt kann lediglich eine maschinelle Auswertung unter Verwendung der im DV-System des Unternehmens oder des beauftragten Dritten vorhandenen Auswertungsmöglichkeiten verlangen.
Datenträgerüberlassung
Die Finanzverwaltung kann ferner verlangen, dass ihr die aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten einschließlich
- der jeweiligen Meta-, Stamm- und Bewegungsdaten sowie
- der internen und externen Verknüpfungen, z. B. zwischen den Tabellen einer relationalen Datenbank, und
- der elektronischen Dokumente und Unterlagen
auf einem maschinell lesbaren und auswertbaren Datenträger zur Auswertung überlassen werden.
Das Finanzamt hat keinen direkten Datenzugriff
Die Finanzbehörde ist nicht berechtigt, selbst Daten aus dem Datenverarbeitungssystem (DV-System) herunterzuladen oder Kopien vorhandener Datensicherungen vorzunehmen.
Das Finanzamt darf den Datenträger nicht behalten
Der zur Auswertung überlassene Datenträger ist spätestens nach Bestandskraft der aufgrund der Außenprüfung ergangenen Bescheide an den Steuerpflichtigen zurückzugeben und die Daten sind zu löschen.[8]
Die Finanzbehörde hat bei Anwendung der Regelungen zum Datenzugriff den Grundsatz der Verhältnismäßigkeit zu beachten.
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