Der hohe Grad der Arbeitsteilung in der Angebotserstellung birgt die Gefahr einer inadäquaten Ressourcenallokation. Bei Dieffenbacher wird daher die Angebotserstellung über eine zentrale Stelle koordiniert. Ein verantwortlicher Angebotsmanager hat dabei die Aufgabe, alle Aktivitäten zur Angebotserstellung zu koordinieren und die personellen Ressourcen aus dem Angebotsteam einzuplanen. Jede Anfrage zur Ausarbeitung eines Angebots muss an dieser zentralen Stelle anfragt werden.
Auf Grundlage des Questionnaires sowie Referenzen aus der Projektdatenbank kann die Dauer zum Erstellen des Anlagenkonzeptes und des Angebots beurteilt werden. Die vom Gebietsverkaufsleiter/Key Account Manager bestimmten Terminvorgaben werden durch den Angebotsmanager auf Machbarkeit geprüft und ggf. Gegenvorschläge gemacht. Sobald die Angebotserstellung freigegeben wurde, übergibt der Gebietsverkaufsleiter/Key Account Manager die Projektinformationen an das Angebotsteam.
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