Ein Projekt ist ein einmaliges, bereichsübergreifendes, zeitlich begrenztes, zielgerichtetes und interdisziplinäres Vorhaben, welches so wichtig, kritisch und dringend ist, dass es nicht in der bestehenden Linienorganisation bearbeitet werden kann, sondern besondere organisatorische Vorkehrungen erfordert.[1]
Das Projektcontrolling gestaltet grundlegende Strukturen und Prozesse, die für eine effiziente Projektabwicklung erforderlich sind (strategisches Projektcontrolling). Das Projektcontrolling begleitet die Projektabwicklung und Projektleiter vom Projektanfang bis zum Projektabschluss und hilft, die Aufgaben im Rahmen des Projektmanagements in termin-, kapazitäts- und kostenmäßiger Hinsicht wahrzunehmen.[2] Zusätzlich wird mit dem Multiprojektcontrolling die Verbindung zum Unternehmenscontrolling sichergestellt.[3] Das Projektcontrolling ist dabei Bindeglied zwischen dem allgemeinen Unternehmenscontrolling und dem Projektmanagement sowie häufig zwischen Projektmanagement und Geschäftsführung. Das Projektcontrolling unterstützt den Projektleiter beim Erreichen der Projektziele.[4] In Projekten besteht in der Praxis häufig ein sehr hoher Umsetzungsdruck. Projektcontrolling übernimmt operative und strategische Aufgaben.
Zu den strategischen Aufgaben des Projektcontrollings gehören:
- Multiprojektmanagement;
- Bewertung der Projektattraktivität und Projektpriorisierung;
- Analyse der Abhängigkeiten und der Ressourcenverfügbarkeit und Ressourcenkoordination;
- Konsolidierung der Ergebnis-, Finanz- und Risikoinformationen der Einzelprojekte;
- Bereitstellung von Informationen;
- Bereitstellung von geeigneten Instrumenten und Tools.
Zudem ist das Projektcontrolling eine Führungsfunktion, die mit einer feed-forward-orientierten Steuerung gleichgesetzt wird.
Die Hauptaufgaben des operativen Projektcontrollings sind:
- Projektplanung: Mitwirken und beraten bei der Planung, Formulierung der Ziele und Analysieren der internen und externen Faktoren;
- Projektüberwachung und -steuerung inkl. Analyse der Abweichungen und deren Ursachen und Definition Korrekturmaßnahmen;
- Projektreporting/Statusreports;
- Koordination mit dem strategischen Projektcontrolling.
Die einzelnen Elemente, die im Projekt betrachtet und bearbeitet werden müssen, sind stark vernetzt und beeinflussen sich gegenseitig. Sie verändern sich und sind also dynamisch und volatil. Es braucht daher viel unterschiedliches Wissen und ein interdisziplinäres Team, um die Anforderungen an Projekte zu lösen. Um diese Komplexität zu verstehen und mit der inhärenten Ungewissheit umzugehen, kann das Design Thinking Mindset helfen.
Da vielfach nicht alle Ziele in der gewünschten Zeit erreichbar sind, ist eine Aufteilung in Muss- und Wunschziele empfehlenswert. Es ist wichtig, dass die Ziele von allen Beteiligten (Stakeholder und Projektmitglieder) verstanden und akzeptiert werden. Das sicherzustellen ist eine Hauptaufgabe des Projektcontrollings.
In Abb. 1 ist ein Metamodell der Einbettung von Projektcontrolling dargestellt. Das Projektcontrolling ist dabei das Bindeglied zwischen Projektportfoliomanagement, Unternehmensführung und Auftraggeber mit der eigentlichen Projektumsetzung.
Abb. 1: Der Projektcontrolling-Kreislauf[5]
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