Ab dem 1. Februar 2014 müssen alle Überweisungen, Lastschriften und der sonstige Zahlungsverkehr auf das neue Verfahren, genannt SEPA, umgestellt sein. Der Aufwand ist auch für Einzelunternehmer nicht zu unterschätzen. Was kommt hier auf kleine Unternehmen zu?
SEPA steht für Single Euro Payments Area und bezeichnet den einheitlichen Euro-Zahlungsverkehrsraum, bei dem keine Unterschiede mehr zwischen inländischen und grenzüberschreitenden Zahlungen in der EU gemacht werden.
Umstellung auf SEPA spätestens Anfang Februar 2014
Ab dem 1. Februar 2014 ist der Gebrauch der SEPA-Zahlungsinstrumente (SEPA-Überweisung und SEPA-Lastschrift) Pflicht, das heißt, bisherige in Deutschland gültige Verfahren, wie z. B. das Lastschriftverfahren, stehen nicht mehr zur Verfügung.
Um termingerecht alle Systeme für den Zahlungsverkehr und die Gehaltsabrechnung auf die SEPA-Verfahren umstellen zu können, ist eine rechtzeitige Vorbereitung unerlässlich.
IBAN ersetzt Kontonummer und Bankleitzahl
Die augenfälligste Änderung ist die Ablösung von Kontonummer und Bankleitzahl durch die IBAN (International Bank Account Number). Deutschland arbeitet mit einer 22-stelligen IBAN. Diese enthält neben der Länderkennung DE und einer zweistelligen Prüfziffer die achtstellige Bankleitzahl und die zehnstellige Kontonummer. Beispiel für eine IBAN: DE42100100500001357991
Für SEPA-Transaktionen ist bis zum 1. Februar 2014 für nationale Zahlungsaufträge oder bis 1. Februar 2016 für internationale Zahlungsaufträge neben der IBAN auch noch der BIC (Business Identifier Code) oder der SWIFT zwingend erforderlich. Hierbei handelt es sich um einen international standardisierten, acht- oder elfstelligen Code, mit dessen Hilfe die Bank eindeutig identifiziert werden kann.
Für Sie heißt das, dass spätestens bis zum 1. Februar 2014 sämtliche Bankverbindungen von Geschäftspartnern und Mitarbeitern auf den neuen Standard umgestellt sein müssen. Bestehende Bankverbindungen müssen auf den neuen Standard konvertiert werden. Im Idealfall verfügt Ihr System über ein entsprechendes Tool. Dabei ist zu beachten, dass die Konvertierung nicht durch einen einfachen Algorithmus erfolgen kann, sondern spezifische Besonderheiten der verschiedenen Banken berücksichtigen muss.
Wichtig für Auftragnehmer: Anpassung von Rechnungsformularen
Die SEPA-Umstellung erfordert auch Änderungen bei Rechnungen und bei der Korrespondenz. Spätestens mit der Umstellung müssen Sie auf den eigenen Schriftstücken IBAN und BIC anstelle der bisherigen Bankdaten angeben.
Konvertierung bestehender Bankverbindungen beim Online-Banking
Bestehende Bankverbindungen müssen auf den neuen Standard konvertiert werden. Im Idealfall verfügt Ihr System über ein entsprechendes Tool. Dabei ist zu beachten, dass die Konvertierung nicht durch einen einfachen Algorithmus erfolgen kann, sondern spezifische Besonderheiten der verschiedenen Banken berücksichtigen muss.
SEPA-Lastschriftmandat ersetzt Einzugsermächtigung und Abbuchungsvereinbarung
Die wohl wichtigste Neuerung für alle Arbeitsabläufe und -prozesse ist das SEPA-Lastschriftmandat. Es ist zwar mit der heute gebräuchlichen Einzugsermächtigung vergleichbar, hat allerdings noch weitere Merkmale:
- Es muss schriftlich erteilt werden.
- Es muss eine Gläubiger-Identifikationsnummer enthalten.
- Es muss eine Mandatsreferenz haben.
- Es muss eine Weisung an die Bank des Zahlungspflichtigen enthalten, die Lastschrift einzulösen.
- Neben IBAN und BIC muss die Adresse des Zahlungspflichtigen aufgeführt sein.
Diese Gläubiger-ID muss bei der Bundesbank online beantragt werden. Einen Link zum Antragsformular und weitere Informationen zur Gläubiger-ID finden Sie hier.
Umstellung bestehender Einzugsermächtigungen
Bestehende Einzugsermächtigungen gelten weiter, sofern diese schriftlich erteilt wurden. Insoweit beschränkt sich der Umstellungsaufwand darauf, die Mandatsdaten wie Gläubiger-ID, Mandatsreferenz und Datum der Unterschrift im System nachzupflegen und den Schuldner vor dem ersten Einzug nach der Umstellung zu informieren. Für bestehende Abbuchungsvereinbarungen gilt dies allerdings nicht: Hier muss ein neues SEPA-Mandat vereinbart werden.
Pre-Notification
Bevor eine Forderung mittels SEPA-Lastschriftmandat eingezogen wird, muss dies dem Kontoinhaber 14 Tage zuvor unter Nennung von Betrag, Fälligkeit, Gläubiger-ID und Mandatsreferenz angekündigt werden (sogenannte Pre-Notification). Auch wenn eine bestehende Einzugsermächtigung auf SEPA umgestellt worden ist, muss der Kontoinhaber vor dem erstmaligen Einzug in der genannten Weise informiert werden.