Datenaustausch Zahlstellen - Krankenkassen: Immer noch Chaos

Noch immer keine Entspannung in Sicht: Das elektronische Zahlstellen-Meldeverfahren kommt nicht richtig in Schwung. Betroffen hiervon sind überwiegend Arbeitgeber, die Betriebsrenten auszahlen und Versorgungseinrichtungen. Sie müssen als Zahlstelle der zuständigen Krankenkasse insbesondere Beginn und Ende sowie Änderungen von Versorgungsbezügen melden. Probleme treten seit dem Beginn des elektronischen Verfahrens auf.

Ursachen wurden dingfest gemacht

Kassen und Zahlstellen haben große Schwierigkeiten, die Zahlungsempfänger zuzuordnen. Alle Beteiligten arbeiten massiv daran, dies zu bereinigen. Zumindest die wesentlichen Gründe für das Problem konnten nun gefunden werden. Es ist im Grunde meist banal: Die unterschiedliche Schreibweise von Namen lässt die Daten ins Nirwana verschwinden. Ein weiteres Problem stellen nicht eindeutig vergebene KV-Mitgliedsnummern dar. Die Krankenkassen haben sich bezüglich der Nummernkreise offenbar nicht ausreichend abgestimmt, so dass es z.B. bei Kassenfusionen immer wieder zu Überschneidungen kommt.

Aktenzeichen nicht manuell ändern

Viele Zahlstellen erfassen als „Aktenzeichen Verursacher“ ihr altes, eigenes Aktenzeichen aus der Zeit der manuellen Bearbeitung. Viele Softwareanbieter verwenden dieses Kennzeichen allerdings, um den Versorgungsempfänger eindeutig zuzuordnen. Weicht die vom Programm erwartete Kennung durch die Vergabe nicht passender, alter Kenzeichen ab, kann der Vorgang nicht zugeordnet werden. Das einmal programmseitig vergebene Kennzeichen darf daher keinesfalls manuell geändert werden.

Risiko von Falschabrechnungen

Bislang ist es in den meisten Fällen nicht möglich, die nicht zuordnungsfähigen Datensätze zu verarbeiten. Diese „schlummernden Daten“ werden mittlerweile leider von der Realität eingeholt. Denn spätestens wenn die nächste meldepflichtige Änderung ansteht, passen die Datenbestände zwischen Zahlstellen und Kassen nicht mehr zueinander. Und weil die betroffenen Datensätze nicht zugeordnet werden können, erfolgt auch keine elektronische Rückmeldung an den Absender. Das erhöht die Unsicherheit bei den Zahlstellen. Des weiteren sind falsche Abrechnungen nicht auszuschließen, da auch die Rückmeldungen über die Beitragspflicht fehlen.

Betroffene Fälle manuell aufarbeiten

Inzwischen gehen einige Dienstleister und Zahlstellen dazu über, die ausstehenden Daten wieder auf dem herkömmlichen Weg in Papierform mit der jeweiligen Kasse auszutauschen. Zumindest die Vorgänge, bei denen überhaupt erkennbar ist, dass das Meldeverfahren nicht funktioniert, können so korrigiert werden.

Das manuelle Verfahren verursacht Mehraufwand. Es vermeidet jedoch Folgefehler und spätere Korrekturen von Falschabrechnungen. Daher werden auch die Krankenkassen nichts dagegen einzuwenden haben, soweit sich diese Vorgehensweise auf die aktuell betroffenen Fälle beschränkt.